Dans une entreprise, quel que soit le secteur d’activité, l’utilisation d’une photocopieuse pour les documents est assez fréquente. La présence de cet équipement est alors d’une importance cruciale, mais il est plus important qu’il soit toujours fonctionnel. Pour cela, la souscription d’un contrat de maintenance pour votre photocopieuse est vivement recommandée. Si vous hésitez encore à le faire, nous vous donnons 4 raisons d’opter pour ce service.
Maintenance pour photocopieur : un suivi en ligne personnalisé pour votre entreprise
L’utilisation d’une imprimante ou d’une photocopieuse dans une entreprise est très fréquente dans une journée. Cependant, on ne prête pas toujours attention au nombre de copies effectuées par chaque utilisateur. De ce fait, il n’est pas évident de maîtriser le budget alloué à cet élément dans l’entreprise. De même, il n’y a en général aucun contrôle sur la fréquence d’utilisation et les besoins de maintenance de l’appareil. De ce fait, lorsque survient une panne, elle est plus difficile à déceler et cela bloque le travail durant des heures, voire des jours.
Avec un contrat de maintenance photocopieuse, vous bénéficiez d’un suivi quotidien en ligne de la part de l’entreprise prestataire. Elle suit le nombre de copies réalisées par l’appareil en une journée et les fréquences d’utilisation de celui-ci. Cela permet d’anticiper les éventuels dysfonctionnements dont l’appareil pourrait souffrir. De plus, la société de maintenance enverra une équipe pour le contrôle régulier de l’appareil. Cela vous permettra d’optimiser votre production, sans vous inquiéter de l’état de l’appareil.
Souscrire un contrat de maintenance pour votre photocopieuse professionnelle vous permet de bénéficier d’une solution sur mesure, pour votre entreprise. Ainsi, si vous avez besoin d’un contrat de maintenance de photocopieurs, vous pouvez contacter un prestataire spécialisé qui vous fournira une prestation sur mesure. Vous pouvez à cet effet comparer les offres disponibles pour choisir la plus avantageuse.
Une équipe réactive et présente pour vous assister
Contracter un service de maintenance de photocopieurs, c’est garantir le suivi régulier de votre équipement pour son bon fonctionnement. Vous aurez à votre disposition une équipe qui surveille en permanence votre photocopieur, pour intervenir au moindre souci. L’assistance peut être faite en ligne à travers une hotline. Vous pouvez alors contacter le service de maintenance par téléphone pour un suivi en direct, pour venir à bout d’un problème, sans perte de temps.
La plupart des entreprises ne disposant pas d’un contrat de maintenance voient généralement leurs activités perturbées en cas de panne. Elles doivent envoyer l’équipement chez un professionnel qui prendra plusieurs jours pour le réparer. Cela constitue une perte de temps et d’argent qui peut être évitée. Les techniciens de l’agence peuvent vous fournir une assistance en ligne pour une résolution rapide du problème.
Pour les problèmes les plus complexes, une équipe d’assistance se déplace dans vos locaux. Grâce à leur réactivité, la plupart des agences interviennent sur les pannes pour une résolution au bout de 6 heures. Cela vous permet de vous servir de votre équipement le plus tôt possible.
Une préoccupation en moins à gérer dans votre entreprise
Bien que cela paraisse banal, l’utilisation d’un photocopieur en entreprise constitue une autre source de responsabilité. Il faudra s’occuper du nettoyage, de la maintenance, du contrôle des papiers, de la recharge des toners. Tout ceci peut prendre un temps considérable et nécessiter des ressources financières. De plus, consacrer une équipe dans l’entreprise à cette tâche reviendrait à payer des salaires ou à détourner d’autres salariés de leur fonction de base. Avec la souscription d’un contrat de maintenance pour photocopieurs professionnels, vous serez exonéré de toutes ces obligations.
Tout ce qui concerne la gestion de votre équipement sera désormais à la charge du prestataire. Ainsi, en fonction du nombre de copies effectuées par jour et des besoins de l’entreprise, il vous livrera automatiquement les toners. Il n’est donc plus question de se retrouver en pénurie ou d’être obligé de quitter votre poste pour aller vous approvisionner. Votre prestataire vous fournira également de nouvelles pièces pour remplacer celles qui sont défectueuses sur l’appareil.
Avec cette prestation, vous pouvez alors vous concentrer sur le cœur de votre métier et augmenter votre productivité. Vos équipes seront alors plus efficaces et il y aura une répartition judicieuse des tâches dans l’entreprise.
Un service de maintenance de photocopieur est abordable
La souscription d’un contrat de maintenance est une option très abordable en termes de coût. En plus d’une assistance durant tout le mois et d’une aide pour contrôler votre budget, vous bénéficiez de réparations gratuites de la part du prestataire. En l’absence d’un contrat, ces interventions vous coûteraient plus cher, en plus de ralentir votre production, en cas de pannes sérieuses. La souscription d’un contrat de maintenance se fait quant à elle sur un forfait qui coûte en général moins cher.
Grâce au suivi du nombre de copies réalisées au quotidien, vous pourrez avoir un contrôle précis sur les coûts liés à l’utilisation de cet équipement. Vous pourrez les maîtriser et les réduire en cas de besoin.
