Lors d’un projet professionnel, il est très souvent question de retroplanning. Le terme est quelque peu flou pour certaines personnes. Et pourtant, il s’agit d’un calendrier prévisionnel, extremement important pour assurer l’optimisation du projet sur le plan organisationnel. Mais qu’est-ce que c’est exactement ? Quels sont les avantages de ce concept pour une entreprise ? Comment ça marche ? Allons donner réponses à ces questions.
Qu’est-ce que le rétroplanning ?
Le retroplanning est une méthode de gestion de projet un peu particulière, qui peut être partagé sur Sharepoint par exemple, et qui consiste à commencer directement à la date de fin du projet, pour ensuite faire une remontée de manière progressive vers le début.
Il s’agit d’un genre de compte à rebours qui définit l’ensemble des taches et des missions à accomplir dans le cadre du projet professionnel susmentionné. Chaque étape est alors mise en place pour respecter le délai prévu dans le cahier de charge.
Tous les délais fixés dans le planning devront alors etre respectés à la lettre pour éviter tout retard. Les raccourcir serait encore mieux dans la mesure du possible !
Pourquoi mettre en place un rétroplanning ?
Le retroplanning est une excellente alternative comparée au planning classique pour s’assurer de la réalisation du projet concerné dans les temps établis au préalable.
Ce n’est aucunement une technique qui vise à réaliser le travail de manière à l’envers. L’établissement du calendrier est fait comme tel pour se focaliser entièrement sur les temps impartis et optimiser le côté organisationnel.
Etablir un rétroplanning vous procurera un grand nombre d’avantages pour une entreprise.
Un délai de livraison respecté !
Connaissant par avance la date de livraison pour le projet professionnel concerné, il sera plus facile de planifier les actions. Avec le stress, la pression et les diverses contraintes, établir le rétroplanning serait une manière de mieux vous organiser sans vous éparpiller.
Le non-respect du délai prévu pour un prévu pourrait etre qualifié d’un manque de professionnalisme, ce qui pourrait grandement affecter votre business. C’est pourquoi, la gestion du temps est d’une importance capitale.
Une optimisation de la gestion du projet
Avec un rétroplanning, il est possible de visionner de manière globale toutes les étapes et les taches à réaliser. Il sera alors plus facile de les réaliser dans les temps. Il faudra toujours prévoir une certaine marge pour éviter les imprévus.
Une excellente gestion des ressources
Comme tout autre planning, ce calendrier des taches vous donnera une vision d’ensemble sur les ressources humaines et matérielles requises pour la réalisation du projet. Elles pourront alors etre anticipées pour gagner un temps précieux. Les risques de dépassement de budget seront alors évités.
Une identification de la date de début du projet
Le rétroplanning permet de déterminer de manière exacte la date idéale pour débuter le projet professionnel, avec tous les paramètres requis pour ne pas risquer de dépasser le délai.
Le rétroplanning : Comment ça marche ?
L’établissement de ce genre de planning n’est pas difficile en soi, il faudra quand même une certaine rigueur et logique. Avant toute chose, le contenu du projet doit etre déterminé, c’est-à-dire la date de livraison, le budget alloué, les rôles et taches pour les acteurs qui y participent.
Les taches principales et les taches secondaires doivent impérativement etre distinguées pour de meilleurs résultats. Cela permettra d’identifier les étapes qui prendront plus de temps que d’autres.
Un point essentiel à ne pas négliger : La cohérence ! Tout doit etre cohérent pour des résultats qualitatifs.
Pour réaliser le rétroplanning, vous avez le choix entre le :
- Le diagramme de PERT, un graphique qui résume l’intégralité du projet avec tous les paramètres et tous les détails requis ;
- Le diagramme de GANTT, un tableau relatif du projet à mettre en place, fait à la main, sur Excel ou avec un logiciel spécifique, plus facile à décrypter et à illustrer que le précédent.
Nos précieux conseils pour établir un bon rétroplanning
Un rétroplanning doit etre soigneusement réalisé pour garantir le succès d’un projet. Pour cela, il faudra partir d’une vision générale et globale pour ensuite affiner au fur et à mesure si nécessaire. Vous pouvez par exemple commencer par déterminer toutes les grandes taches. Et ensuite partir de là pour établir les taches secondaires.
Cela ne veut aucunement dire que les taches secondaires sont moins importantes, bien au contraire ! ce sont celles qui doivent etre réalisées de manière précise pour garantir d’excellents résultats.
Une fois avoir déterminé et réparti toutes les taches secondaires, vous pourrez alors définir les délais de réalisation pour chacune.
N’oubliez surtout pas d’intégrer toutes les contraintes dans vos calculs. Les marges sécuritaires seront plus faciles à mettre en œuvre sans avoir à risquer de dépasser le deadline prévu.
