À l’aide d’une solution de gestion documentaire, l’ensemble des documents d’une entreprise peut être intégré de manière transparente à un seul logiciel de GED. Ce qui permet aux entreprises d’accéder à ces informations de n’importe où. Voici ce que vous devez savoir avant de choisir un logiciel GED en SAAS ou en Open-source.
Qu’est-ce qu’un GED ?
Le système de gestion électronique de documents intègre tous types de documents dans un emplacement unique et centralisé en assurant le stockage, la sécurité, l’indexation et la récupération à distance.
Chaque enregistrement de document important de l’entreprise peut être numérisé et implémenté dans le système sous forme de fichiers numérique. Ils seront accessibles à distance, faciles à suivre, et peuvent être sauvegardés à tout moment.
Le système gestion de documents accompagne tout le cycle de vie d’un document, de la création au moment de la capture, en passant par la distribution et le traitement, jusqu’à l’archivage ou la suppression.
En effet, l’objectif de tous les GED est de fournir les informations et les outils d’organisation appropriés à chaque employé, en automatisant les bons processus au sein de votre entreprise.
Comment choisir un logiciel GED ?
Avant d’acheter le logiciel de gestion de documents idéal pour votre entreprise, vous devez savoir comment cela fonctionne.
Actuellement, il existe plusieurs types de systèmes de gestion de documents :
- Les systèmes basés sur le web : il est utilisé sur un navigateur web et ne peut être administré qu’au niveau du fournisseur.
- Les systèmes basés sur le cloud. Ils fonctionnent à partir de logiciels exécutés sur le système du fournisseur hôte. On peut y accéder via internet suivant un protocole d’accès.
- Les systèmes client-serveur, qui ne nécessitent pas de connexion internet, mais permettent d’obtenir plus d’espace pour développer une meilleure gestion de l’information
- Systèmes de base de données. Procurant des connexions plus solides et plus robustes
Généralement, il vaut mieux faire appel à des professionnels comme ELO : éditeur de logiciels de GED pour faire le choix d’un logiciel. Car il faut prendre en compte le type et surtout le nombre de documents à traiter. Sans négliger le nombre d’utilisateurs qui pourra s’y connecter.
Comment ça marche un logiciel GED.
Concernant tous les types de fichiers qui existent dans une entreprise, comme les bons de commandes, les factures fournisseurs ou factures clients, le processus de GED suit généralement 4 grandes étapes.
La création
Le processus du GED commence par l’acquisition des documents qui dépend d’un processus humain ou automatique. Il s’agit de créer un tout nouveau document ou de numériser un document existant. Cette transformation numérique doit ensuite être enregistrée puis classée. Les documents électroniques obtenus sont indexés avant d’être sécurisés. Selon leur degré de confidentialité, une gestion des droits d’accès aux documents peut être instaurée.
La gestion
La gestion des documents permet ensuite un suivi des documents entrants. Les documents seront ensuite sauvegardés. Cette étape consiste à :
- Spécifier le support de stockage à utiliser ;
- Déterminer la durée pour les garder ;
- Planifier son organisation et sa vérification ;
- Programmer la destruction du document.
La diffusion
Cette étape traite la façon dont les documents seront restitués d’une manière sécurisée.
La conservation
Le stockage de documents numérisés doit suivre un plan de classement des documents. Un système d’archivage électronique (SAE) peut être utilisé pour vous aider à gérer vos documents.
Un logiciel GED vise à simplifier le processus d’entreprise (recherche de documents stockés, partage de fichiers, gestion des courriers et mails). Il permet également de faire gagner du temps. Ce qui est, pour votre entreprise, un avantage primordial.
