Lorsque vous créez une entreprise, il existe un certain nombre d’exigences légales que vous devez suivre. Par exemple, vous devez garantir aux utilisateurs la protection de leurs données. Par ailleurs, il est également primordial de conserver les informations importantes. Vous souhaitez bien respecter les normes et les obligations de conformité en entreprise ? Nous vous offrons ici quelques pistes à explorer.
Quelles sont les obligations en entreprise ?
Aujourd’hui, il est capital pour une structure de se soumettre aux obligations de conformité afin d’éviter de lourdes sanctions. Vous pouvez par exemple vous rendre sur le site https://www.sergroup.com/fr pour disposer d’une gestion de contenu d’entreprise optimisée et fonctionnelle. Néanmoins, il existe quelques normes qui doivent impérativement être respectées. Parmi ces dernières, on peut citer : le RGPD, les obligations d’archivage et les obligations d’audit.
Le RGPD
En vue de créer un cadre juridique pour organiser le traitement d’informations personnelles, l’Union européenne a mis en place un règlement. Entré en vigueur en mai 2018, le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données a pour but de couvrir les différents utilisateurs. Il est applicable à toutes les structures (PME ou grandes entreprises) traitant des données personnelles des résidents européens. Selon les textes du RGPD, les sociétés se doivent de respecter six obligations essentielles. Les données doivent être :
- gérées de façon loyale et transparente ;
- recueillies pour des motifs valables et légitimes ;
- adéquates ;
- claires et mises à jour ;
- sauvegardées pour une durée raisonnable ;
- et traitées dans le but d’assurer leur protection.
Il convient cependant de mentionner que les personnes dont les données sont gérées jouissent de nombreux droits.
Les obligations d’archivage
L’archivage est une obligation légale à respecter dans une entreprise. Il est donc important de conserver vos documents pour une durée fixée par la loi. Le but de cette action est de permettre à l’administration d’effectuer des contrôles. Toutefois, concernant la période réglementaire de sauvegarde, elle varie en fonction des données et des obligations légales qui y sont attachées. Par exemple, les pièces comptables doivent être gardées pendant 10 ans. Quant aux documents civils et commerciaux, le délai de conservation se situe entre 5 et 30 ans.
Les obligations d’audit
Par ailleurs, l’entreprise a une obligation légale de faire vérifier ses comptes pour être en conformité. Cette opération est réalisée par un commissaire aux comptes. Son rôle est de donner son avis sur la situation économique d’une structure. L’objectif principal de l’audit est de s’assurer que vous avez la capacité d’honorer vos engagements envers vos fournisseurs, vos collaborateurs et vos clients.
Comment bien respecter les normes, les lois et obligations en entreprise ?
Afin de respecter toutes les obligations, il est important de mettre en place une stratégie efficace. Par ailleurs, il est indispensable de réduire la documentation papier en utilisant davantage l’informatique et l’archivage électronique par exemple. Enfin, vous devez contrôler vos mesures de conformité et aborder les audits sans crainte. Pour ce faire, pensez à recourir à des logiciels dédiés qui vous permettent de respecter les normes en vigueur et les lois en entreprise. Somme toute, il est nécessaire de se conformer aux obligations légales en entreprise. Pour y parvenir, vous pouvez vous faire aider par des solutions informatiques qui vous permettent de minimiser les risques qui pourraient porter atteinte à votre image.
