Un logiciel de gestion vous permet de rassembler l’essentiel des informations relatives à votre entreprise et à son activité en temps réel et à un seul endroit. En automatisant les processus clés, ce système d’informations fluidifie les opérations et favorise le développement de l’entreprise. Les avantages dont votre société pourra bénéficier en passant d’un système à silos à une gestion logicielle intégrée pour vos opérations sont nombreux. Nous vous proposons de les découvrir ici.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’entreprise ?
Une des erreurs commises par les sociétés est de compartimenter chaque département et de les équiper de solutions de gestion différentes, une manière de fonctionner connue en tant que « système à silos ». Il faut alors jongler entre plusieurs logiciels et plusieurs bases de données, ce qui peut causer de nombreux problèmes dans le fonctionnement de l’entreprise dans la durée.
Les informations doivent être saisies plusieurs fois dans de multiples systèmes, augmentant les risques d’erreurs. À cause de cette segmentation, les différents départements centralisent difficilement leurs informations sans qu’il ne puisse y avoir de communication entre chacun d’entre eux. Se faire une idée globale de la performance réelle de la société n’est possible qu’une fois toutes les données mises à jour, ce qui finit par impacter négativement votre business.
Le logiciel de gestion est une solution informatique mise en place de manière à pouvoir piloter une grande partie des opérations d’une entreprise. Ce logiciel permet de rationaliser les aspects liés aux opérations de la société dans leur quasi-totalité. Le logiciel dit ERP (Entreprise Ressource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré en français) combine une base de données à plusieurs fonctionnalités. Cet ensemble permet de piloter les différents services de la société.
Les employés et la direction des opérations sont ensuite en mesure de contrôler les performances des différents départements de l’entreprise, de les améliorer et aussi de réduire les coûts. Il existe de nombreux logiciels de ce type, dont certains sont Open Source. Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel ERP Odoo, anciennement OpenERP, n’hésitez pas, vous y trouverez des informations sur les nombreux modules de gestion d’entreprise (vente, comptabilité, RH, etc.) qu’il propose.
En résumé, un logiciel de gestion est un outil permettant le pilotage global des opérations d’une société. Il permet plus d’efficacité dans les procédures, dans la tenue de planning et dans la planification des tâches en général. Les données sont centralisées et sont accessibles à tous ceux qui utilisent le logiciel. Au final, il offre une vision beaucoup plus claire de l’ensemble de la société, un élément primordial pour prendre les décisions adéquates.
Les fonctionnalités basiques de la plupart des logiciels de gestion concernent la comptabilité (en savoir plus sur la note de crédit), la gestion des stocks, le CRM, l’intégration e-commerce, les ventes et les achats. En centralisant les informations, les processus internes deviennent une continuité d’actions fluide et logique, qui peuvent être standardisés et automatisés.
Les tâches supportées par le logiciel
Le dirigeant a besoin d’une vision globale de tous les départements de son entreprise pour pouvoir optimiser toutes ses procédures et espérer maintenir ou augmenter son profit. Les logiciels de gestion ERP lui permettent de suivre l’essentiel de l’activité de l’entreprise.
Base de données
Dans un logiciel de gestion, la base de données enregistre et archive une grande partie des informations de la société. Elle permet également d’enregistrer certains documents sur un serveur dématérialisé ou en interne.
Finances et gestion administrative
Au niveau de la comptabilité, un logiciel de gestion crée les différents états de compte, comme les bilans ou les comptes de résultats. Il permet de produire des rapports, des plans comptables et de tenir une trésorerie claire et complète. Côté RH, il enregistre des données (à l’image de l’outil sap notamment) telles que le recrutement, les temps passés sur poste, les plannings, congés et les frais professionnels.
Achats et ventes
Le logiciel de gestion permet un contrôle du service des achats, avec la gestion des stocks, des fournisseurs, des appels d’offres et de la chaine logistique. Il assure le workflow des commandes et le prévisionnel. En ce qui concerne les ventes, il assure les prévisions et garantit le suivi des ventes effectives, des devis et des commandes, gestion du catalogue, des différents points de vente (connaissez-vous réellement votre zone de chalandise ?), magasins ou succursales. Avec un workflow qui traverse la structure dans sa totalité, le logiciel facilite le contrôle des commandes, stocks et clients et leur répartition entre les services des ventes et de la distribution.
Les autres fonctionnalités
Un logiciel de gestion d’entreprise dispose d’autres fonctionnalités telles que :
- marketing (campagnes de mailings, etc.)
- CRM
- création et gestion de site web
- module organisation évènementielle, etc.
Les avantages du logiciel de gestion
Le logiciel de gestion intègre toutes les données au niveau d’une seule et unique plateforme, utilisable par tous les départements de l’entreprise. Toute information complétée ou mise à jour est répercutée sur l’ensemble du système.
La visibilité en temps réel et à 360° apportée par cette solution logicielle vous permet des réunions plus productives et des prises de décision éclairées. Plus besoin de se rapprocher de chaque service pour leur demander les informations nécessaires, les collaborateurs n’ont qu’à consulter les données et les tableaux de bord existants pour répondre à leur problématique.
En plus de remplacer les procédures papier, quand cette solution de gestion est en ligne, elle permet aussi un accès aux fichiers et aux dossiers à distance. Ce software rationalise les opérations et les comptes, et mesure le travail accompli et la productivité des différents collaborateurs et services. Vous avez alors toutes les données en main pour déterminer quels domaines ont besoin d’amélioration.
Si une société utilise une multitude de solutions logicielles, son service informatique est constamment saturé de demandes. Il doit s’occuper de leur maintenance, de leur entretien et de leur mise à jour. Ils doivent aussi créer des solutions pour permettre l’intégration des bases de données générées par chacune d’entre elles. Quand cette intégration n’est techniquement pas possible, le seul recours est une entrée manuelle des données. Recourir à un logiciel de gestion réduit ainsi les coûts liés à l’informatique.
L’automatisation des tâches routinières – pour l’attribution de missions par exemple – entraîne une réduction des coûts et des temps passés. Les différents services perdent aussi moins de temps à entrer les données et à les vérifier. Les équipes peuvent alors dégager du temps pour se concentrer sur leur activité et améliorer leurs processus.
