L’époque où l’on stockait exclusivement les documents comptables, financiers et administratifs sous format papier est révolue. Aujourd’hui, grâce aux nombreuses évolutions technologiques, il est possible de stocker des données en tout genre sous format numérique. C’est ce que l’on appelle la « numérisation ». Plus communément, on utilise le terme de « dématérialisation », qui touche presque tous les secteurs d’activité. Cette pratique présente de multiples avantages, pour ne citer que le gain de temps et d’argent et la fluidification des échanges. Encore faut-il connaître et maîtriser les différentes étapes du processus. Voici donc comment procéder pour la numérisation de vos documents.
Étape 1 : trier tous les documents à numériser
Pour mener à bien cette étape, il faut procéder avec précision. Le tri comme la sélection de documents à numériser doivent respecter des critères bien définis, comme :
- le type de document,
- la fréquence d’utilisation,
- la fréquence de consultation,
- l’état de conservation,
- le niveau de confidentialité,
- la durée de conservation.
L’astuce est de numériser en priorité les documents les plus importants. Vous pouvez même vous débarrasser définitivement des documents que vous jugez inutiles. En revanche, nous vous conseillons d’éviter de jeter vos documents, quels qu’ils soient, à la poubelle. Au lieu de cela, déchiquetez-les à l’aide d’un appareil dédié : un broyeur papier ou une déchiqueteuse. Vous pouvez aussi vous adresser à un prestataire de services de destruction de documents.
Dans le cas de documents très volumineux, n’hésitez pas à faire appel à un spécialiste de la numérisation de documents comme www.numeria.fr pour vous aider. Il peut vous accompagner du début jusqu’à la fin de votre projet. Vous bénéficierez même d’une prestation sur mesure entièrement adaptée à vos besoins et à votre budget. Pour ne pas vous perdre dans les méandres des papiers, pensez à classer vos documents triés par catégorie. Cela facilitera également votre tâche lors des travaux de numérisation à proprement parler. Vous pouvez par exemple regrouper ensemble les factures. Il en est de même pour les contrats, les bons de livraison, etc.
Étape 2 : nettoyer les documents à numériser
Pour garantir la meilleure qualité de numérisation, il est essentiel de nettoyer vos documents. D’une manière plus explicite, cela consiste à essuyer les éventuelles traces de poussière sur les papiers. Il faudra faire preuve d’une grande vigilance pour ne pas endommager les documents.
N’oubliez pas non plus de retirer les trombones, les classeurs, les notes ainsi que d’autres éléments supplémentaires jugés non pertinents pour le document lui-même. Ils peuvent entraver la qualité des documents numérisés. Remarque : dans certains cas, il est possible d’éliminer les imperfections d’un document via un programme de retouche photo. L’idéal est de confier cette tâche à un expert en la matière.
Étape 3 : scanner les documents à numériser
Il existe plusieurs façons de numériser des documents. Vous pouvez utiliser :
- un scanner à plat,
- un scanner intégré sur une photocopieuse,
- un téléphone (ou une tablette),
- un appareil photo.
L’essentiel est de choisir un outil pratique et efficace qui vous permet d’obtenir des documents numérisés de haute qualité. N’oubliez pas que chaque document doit être numérisé individuellement. Vous ne possédez pas de scanner ? Inutile de vous en faire, vous pouvez très bien scanner des documents via votre smartphone. Pour ce faire, il suffit télécharger une application pour numériser des documents sur Play Store ou App Store. De nombreux choix s’offrent à vous, à l’instar de :
- Genius Scan,
- Scanbot,
- Google PhotoScan,
- Microsoft Lens,
- CamScanner.
Ces applications utilisent la caméra de votre téléphone pour capturer une image de la page. Cette image sera ensuite enregistrée sous format PDF ou JPG, en fonction de vos besoins. Pour ce qui est du stockage, vous avez le choix entre votre smartphone ou un site de stockage en ligne. Dans le cas où vous décideriez d’utiliser une application mobile pour numériser vos documents, nous vous recommandons de bien lire la politique de confidentialité de l’éditeur. Ainsi, vous saurez exactement où vos données seront stockées et comment elles seront gérées.
Petite précision : en fonction du matériel ou du logiciel que vous utilisez, vous vous retrouverez avec plusieurs formats de fichier possibles. Habituellement, on utilise le format PDF pour numériser des fichiers. Cela ne vous empêche pas pour autant d’opter pour des formats classiques, comme le JPEG et le PNG.
Étape 4 : stocker les données numériques
Souvent, on combine le stockage physique et le Cloud pour stocker des documents numérisés. Et pour cause, cette démarche permet d’optimiser la sécurité des fichiers numériques. Vous avez une préférence particulière pour le stockage en nuage ou sur le Cloud ? Retenez un point important : toute personne ayant accès à vos documents peut les afficher, les trier et les modifier. D’où l’importance de toujours avoir une sauvegarde physique. Vous pouvez par exemple stocker vos documents numériques sur un disque dur, un serveur ou une clé USB.
En ce qui concerne la confidentialité des documents, pensez à déterminer à l’avance qui peut accéder aux fichiers numériques sensibles. La solution la plus simple serait de créer une politique d’accès aux documents confidentiels et sensibles. Là encore, vous pouvez confier cette tâche à une société experte en numérisation de documents. Elle peut même vous proposer des solutions personnalisées pour contrôler l’accès à vos documents et ainsi sécuriser au maximum vos données (surtout en cas de tentative de vol et de piratage).
Étape 5 : indexer et classer les données numériques
Cette étape consiste essentiellement à créer un système de classification des documents. Pour ce faire, l’astuce la plus simple est de nommer chaque dossier. Par exemple, vous pouvez classer les CV de vos collaborateurs dans un document nommé « Ressources Humaines ». Vous avez du mal à gérer vos données numériques (en savoir plus sur l’outil sap et la gestion des données) ? Bonne nouvelle, il existe aujourd’hui des programmes de gestion de documents numériques pour Windows et Mac. La plupart sont des logiciels payants ajustables en fonction de vos besoins et de vos objectifs.
Les programmes de gestion documentaire intéressent particulièrement les entreprises, car ils permettent d’archiver et de classer les documents numériques de manière efficace et optimale. Précisons néanmoins qu’ils ne sont pas du tout obligatoires. Voilà donc comment procéder pour une numérisation efficace de vos documents.
