Pour l’organisation d’un séminaire, d’un voyage incentive ou de tout autre événement, professionnel ou non, trouver le bon organisateur d’événement est parfois un véritable casse-tête. Alors que certains de ces professionnels se sont spécialisés dans un type précis d’organisation événementielle, d’autres sont plus polyvalents. Alors, quels critères considérer pour choisir son agence événementielle ? Cet article vous donne quelques pistes.
Choisir son agence selon le type d’événement
Avant de choisir votre organisateur d’événement, vous devez savoir quelles sont les cibles pour lesquelles l’événement est organisé. De même, il faudra choisir votre agence événementielle selon les objectifs de l’événement. En fonction de ces deux critères vous pourrez décider si vous choisirez un organisateur aux prestations B2B ou plutôt B2C.
Comme nous le disions précédemment, certaines agences sont spécialisées dans divers types d’événements (team building, séminaire d’entreprise, événement culturel…). D’autres comme http://www.event-success.com, en plus de cette polyvalence, vous accompagnent pour vos événements aussi bien dans l’Hexagone qu’à l’étranger.
Choisir son prestataire événementiel selon son expérience et son relationnel
Avant d’arrêter votre choix sur un organisateur d’événement en particulier, vérifiez que ce dernier comprenne bien vos intentions et le message que vous souhaitez faire passer. Pour ce faire, votre agence événementielle doit se distinguer par son sens de l’écoute, mais plus globalement par son expérience. C’est en tenant compte de ce paramètre que vous vous assurerez du succès de votre séminaire ou de votre voyage incentive.
Pour votre recherche d’organisateur événement, assurez-vous aussi de trouver une personnes dotée d’un très bon sens du relationnel. En effet, vous aurez en principe à échanger et à traiter avec un seul et unique interlocuteur jusqu’à la fin de l’événement. Il importe donc qu’il soit attentif et démontre un sens aiguisé des relations humaines. Pour que la collaboration se déroule au mieux, le professionnel doit être en mesure de vous mettre en confiance. C’est la preuve de son engagement.
Miser sur un organisateur selon ses références
Même si vous êtes à la recherche d’une salle de réunion de capacité moyenne, l’organisateur d’événement auquel vous ferez appel doit justifier de bonnes références. Les références témoignent du professionnalisme de l’agence, mais aussi de sa réactivité. Or, la réactivité est un critère de choix dans ce domaine.
Pour avoir une idée des références de votre agence événementielle, visitez son site internet pour parcourir les événements organisés par ses soins et qu’elle a jugé bon de mettre en ligne. Ainsi, vous aurez une idée du niveau de qualité auquel vous pouvez vous attendre avec ce prestataire. Au besoin, rapprochez-vous de certains clients de l’agence pour en savoir davantage sur ses prestations.
Prendre en considération les tarifs
Pour votre événement d’entreprise ou personnel, vous avez certainement défini un budget. Au moment de choisir votre agence, il faudra alors vous assurer que ses tarifs correspondent à vos possibilités. Heureusement, certaines agences proposent des devis gratuits pour vos événements. Vous pouvez ainsi être fixé assez rapidement sur l’intérêt pour vous de travailler avec elles ou pas. Attention, il existe aussi des agences événementielles dont les devis sont payants.
Dans tous les cas, les prix doivent être raisonnables et en adéquation avec vos prévisions. Demandez et comparez alors plusieurs devis. C’est sans doute la manière la plus sûre d’organiser votre événement, tout en restant dans le budget prévu pour l’évènement.
