L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises échouent est le manque d’argent. Ce que beaucoup de gens ne comprennent pas, c’est qu’une entreprise peut faire des bénéfices et pourtant ne pas avoir d’argent.
Il y a de nombreux aspects de la gestion de l’argent qui doivent être suivis dans une entreprise, mais l’un des plus importants, outre les revenus, sont les dépenses. De nombreuses entreprises dépensent beaucoup plus qu’elles ne le pensent, souvent pour des choses dont elles n’ont pas besoin.
Une feuille de calcul de suivi des dépenses d’une entreprise peut vous aider à rester au courant de ce que vous dépensez, afin que vous puissiez prendre des décisions financières judicieuses dans votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une feuille de calcul de suivi des dépenses d’entreprise ?
Une feuille de calcul de suivi des dépenses est exactement ce qu’elle dit être ; c’est une feuille de calcul que vous utilisez pour déclarer vos dépenses d’entreprise. Ce n’est pas un budget. Au lieu de cela, c’est un endroit pour garder une trace de tout l’argent qui sort de votre entreprise.
Pourquoi une feuille de calcul de suivi des dépenses est-elle importante ?
Comme nous l’avons déjà mentionné, de nombreuses entreprises (qui peuvent être passées par un lbo ), grandes et petites, ne maîtrisent pas bien l’argent qu’elles dépensent dans leur entreprise. Il y a des entreprises qui valent des millions d’Euros qui sont pauvres. Une feuille de calcul de suivi des dépenses peut vous aider :
1. Identifier les fuites d’argent. Payez-vous des frais supplémentaires parce que vous n’atteignez pas un seuil ou que vos factures sont en retard ?
2. Découvrir les erreurs. Avez-vous été doublement facturé ou facturé trop cher pour quelque chose ?
3. Identifiez les dépenses que vous pouvez réduire. Payez-vous pour des choses dont vous n’avez plus besoin ou que vous n’utilisez plus ?
4. Prenez des décisions sur ce qui est important dans votre entreprise. Moins vous dépensez d’argent dans votre entreprise, plus vous pouvez en garder. Lorsque vous voyez combien vous dépensez et sur quoi, vous pouvez décider si la dépense en vaut la peine, ou si vous préférez économiser l’argent.
5. Facilitez la période des impôts. La plupart, sinon la totalité, de vos dépenses pourraient être déductibles des impôts. Avoir une feuille de suivi facilite l’organisation et le calcul de vos dépenses déductibles d’impôt.
Comment créer une feuille de suivi des dépenses
Il existe une variété de logiciels, d’applications et d’outils financiers qui peuvent automatiser la création de votre feuille de suivi des dépenses utiles si vous avez des dépenses automatisées.
Voici des conseils pour créer votre propre feuille de calcul de suivi des dépenses.
1. Décidez du logiciel de feuille de calcul que vous utiliserez. Il existe beaucoup d’outils de feuille de calcul.
2. Rassemblez vos relevés des 6 à 12 derniers mois. Cela vous aidera à décider ce que vous voulez suivre ainsi qu’à avoir une bonne idée de ce que vous devez inclure dans votre feuille de suivi des dépenses. Vous n’avez pas nécessairement besoin des chiffres, juste des éléments pour lesquels vous avez dépensé de l’argent et que vous payez probablement encore dans votre entreprise.
3. Déterminez ce que vous voulez suivre sur chaque dépense. Au minimum, vous voulez suivre le montant réel dépensé, mais selon votre entreprise, vous pouvez vouloir suivre des choses comme pour quel client la dépense a été engagée, des détails sur la dépense (c’est-à-dire la taille et/ou le fournisseur), et tout autre élément qui peut vous aider à comprendre pourquoi vous avez dépensé cet argent. Mettez-les dans les en-têtes de colonne en haut, comme :
Item | Description | Coût | Client
Si vous ne vous intéressez qu’au coût de quelque chose, vous pouvez suivre vos dépenses par mois, où vous mettez ce qui a été dépensé pour chaque élément ce mois-là :
Item | Janvier | Février | Mars etc
4. Listez toutes vos dépenses fixes. Ce sont des dépenses qui se produisent régulièrement et dont les montants ne changent pas. Par exemple, un service peut vous facturer 20 euros chaque mois. De nombreux services facturent annuellement ou trimestriellement, vous inscrirez donc ces montants dans le mois où ils sont engagés. En regardant vos anciens relevés, notez les paiements réguliers qui ont toujours le même prix. Voici des exemples de dépenses fixes :
- Hébergement web
- Renouvellement du domaine
- Service de messagerie
- Téléphone
- Internet
- Autres services tels que les outils de médias sociaux, les services d’image, etc.
- Adhésions ou abonnements
Selon le nombre de dépenses fixes que vous avez, vous pouvez les répertorier sous des catégories, telles que » Téléphone « , » Marketing « , etc.
5. Listez les dépenses variables courantes. Ce sont des dépenses dont le prix varie. Par exemple, si vous avez des services audio dont le prix fluctue en fonction de la bande passante que vous utilisez. Des exemples de dépenses variables peuvent inclure :
- Des services externalisés (c’est-à-dire un assistant virtuel ou un concepteur de sites web)
- Des frais basés sur l’utilisation (c’est-à-dire. bande passante)
- Fournitures (fournitures de bureau ou matériaux pour fabriquer votre produit)
- Matériel de marketing (c’est-à-dire cartes de visite)
- Matériel d’accueil et d’expédition
- Formation
Ils sont énumérés verticalement dans les cellules de la ligne. Parce qu’elles sont variables, vous pourriez vouloir les énumérer en dessous des dépenses de revenu fixe.
