Facturer vos clients pour vos produits et services fait partie de la conduite des affaires. Voici comment créer une facture à remettre à vos clients.
- Une facture est un document détaillé qui répertorie tous les travaux effectués pour un client pendant une période ainsi que le prix de chaque service.
- Une facture contient également les coordonnées, les conditions de paiement et parfois d’autres notes.
- Pour créer une facture, faites de la place pour un en-tête, fournissez un tableau détaillé détaillé et incluez des notes de bas de page en bas de page si nécessaire.
- Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprises qui veulent savoir comment créer une facture pour les travaux terminés.
Si vous connaissez les bases de la comptabilité des petites entreprises (comme la mise en place du bilan comptable par exemple), alors vous savez que la signature d’un nouveau client ne signifie pas que vous recevrez son argent immédiatement. Il vous faudra peut-être attendre plusieurs semaines ou plusieurs mois avant que l’argent des comptes clients de votre entreprise n’atteigne le compte de trésorerie de votre entreprise. Et si vous n’envoyez pas de factures pour votre travail, vous risquez de ne jamais recevoir cet argent.
Negliger d’envoyer des factures peut retarder les paiements de vos clients car, souvent, les clients ont besoin de recevoir des factures pour déclencher leurs processus de paiement. Étant donné que vos clients enregistrent probablement les factures dans les comptes fournisseurs dès leur réception et qu’ils paient selon leur calendrier de paiement interne, vos clients peuvent manquer ou ignorer des paiements sans factures pour déclencher leurs processus de paiement. Heureusement, il est facile d’envoyer des factures. Ci-dessous, nous vous expliquons comment créer une facture.
Qu’est-ce qu’une facture?
Une facture est un document détaillé énumérant et détaillant les prix de tous les produits et services qu’un client a achetés à votre entreprise pendant une période donnée. Une fois que votre client reçoit votre facture, il doit la payer dans le délai spécifié dans vos conditions générales.
Sans factures, les petites entreprises comme la vôtre auraient probablement beaucoup plus de mal à poursuivre les paiements des clients et à les recevoir à temps. Les factures servent également d’enregistrement de votre travail pour un client, et cet enregistrement peut être utile à des fins comptables, pour renégocier les conditions avec un client ou même si vous êtes confronté à un audit de l’IRS. De même, vos clients peuvent utiliser les factures pour la tenue des dossiers et la comptabilité (connaissez-vous réellement la note de crédit ?).
Clef à retenir : Une facture est un document détaillé contenant tout le travail que vous avez effectué pour un client pendant une période aux côtés des prix que vous facturez pour chaque poste.
Qu’est-ce qui est inclus dans une facture ?
Vous devez inclure les éléments suivants dans vos factures :
- La date de la facture
- Le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de votre entreprise et de votre client
- Un numéro de facture ou un identifiant unique
- Des conditions de paiement telles que net 30 ou une date limite de paiement spécifique
- Une liste détaillée avec un prix unitaire, une liste d’articles avec un prix unitaire, une quantité et un prix total pour chaque article
- Un montant total de la facture clairement entamé
: Une facture contient les bases commerciales de votre travail achevé pour un client ainsi que les conditions de paiement.
Comment créer une facture
C’est une chose de savoir ce que vous devez inclure dans votre facture, mais c’en est une autre de présenter ces informations d’une manière que vos clients peuvent facilement comprendre et agir. Vous pouvez vous assurer que votre facture est parfaitement compréhensible en suivant les étapes suivantes :
1. Ajoutez un en-tête
Votre facture doit commencer par un en-tête qui comprend la date de la facture aux côtés des coordonnées de votre entreprise et de votre client. Souvent, les informations de votre entreprise se trouvent à gauche et celles de votre client à droite, mais parfois, vos informations peuvent aller au-dessus de celles de votre client.
2. Désignez un numéro de facture ou un identifiant
Si la facture que vous envoyez est votre première pour un client, vous pouvez inclure « Facture #0001 » dans votre en-tête (les zéros supplémentaires dans le numéro empêchent les changements d’espacement si vous atteignez des milliers de factures). Vous pouvez également définir un identifiant lié à la période de service, tel que « Invoice #2021Q1 » ou « Invoice #FEB2021 ». Même si votre identifiant de facture spécifie la période couverte par votre facture, vous devez également inclure une date de facture exacte à côté de l’identifiant.
3. Insérez votre tableau détaillé
Le cœur de votre facture est votre tableau détaillé des services et des prix. Ici, vous listerez chaque élément et sa quantité, le taux unitaire (qui peut être un prix par élément ou un taux horaire) et le coût total. En bas à droite du tableau, vous additionnez le coût de chaque article et enregistrez la somme comme valeur totale de votre facture. Veillez à ce que ce chiffre apparaisse en gras ou indiquez-le ailleurs comme étant le total dû, dans une grande police de caractères bien visible. Dans certains cas, vous devrez également facturer les taxes.
Dans votre tableau détaillé, vous pouvez également inclure la date ou le délai dans lequel chaque poste a été fourni et détailler ce que le service indiqué englobe. En procédant ainsi, vous pouvez rendre votre travail et votre tarification plus transparents pour votre client et éventuellement encourager un paiement plus rapide. Vous pouvez également faciliter le paiement en incluant plus d’un tableau détaillé. Par exemple, si vous fournissez des services à votre client à la fois dans son bureau et hors site, vous pouvez créer un tableau détaillé pour chaque emplacement.
