Imaginez cet univers alternatif : Les adresses e-mail n’ont jamais été attribuées à des personnes individuelles. Au lieu de cela, elles ont été attribuées à des groupes de personnes – peut-être parce qu’elles font partie d’une équipe ou travaillent ensemble sur un projet. Que se serait-il passé en conséquence ?
Voici ce que je pense : Notre flux de travail aurait radicalement changé. Et il n’est pas trop tard pour le faire dans votre entreprise.
En éliminant le lien entre le courrier électronique et les personnes, vous allez, d’un seul grand geste, déstabiliser les attentes de chacun sur la façon dont la communication devrait se dérouler, ce qui vous permettra de reconstruire beaucoup plus facilement ces attentes à partir de zéro avec un protocole qui a plus de sens. Vous pouvez rendre votre boîte aux lettres électronique plus facile à gérer et modifier comment et quand les gens communiquent avec vous.
Considérez, par exemple, comment une entreprise interagit avec ses clients. Le client a généralement l’habitude de contacter une personne spécifique de l’organisation lorsqu’il a des questions ou des problèmes. Il s’attend également à recevoir une réponse rapide. Il va personnaliser ces interactions et commencer à traiter les retards comme un affront personnel (Pourquoi m’ignorez-vous?!). Maintenant, imaginez plutôt que chaque client se voit attribuer une adresse e-mail dédiée sous la forme de ; [email protected]. Si vous dirigez Jane LLC et que votre client est Joe LLC, l’adresse e-mail pourrait être [email protected].
Il est maintenant beaucoup plus facile pour votre client de s’enlever de la tête l’idée que ses messages vont à une personne individuelle, qui les voit tout de suite et qui a donc intérêt à y répondre rapidement ! En dépersonnalisant la communication, vous avez beaucoup plus d’options pour l’optimiser. Peut-être qu’une équipe tournante de personnes répondra, ou que les demandes envoyées par courriel seront ajoutées à un système de flux de travail qui peut être surveillé.
J’ai déployé cette stratégie pour aider à gérer ma communication avec les auteurs. Lorsque je ne proposais qu’une seule adresse électronique, associée à mon nom, pour que les lecteurs puissent me joindre, les messages devenaient écrasants – non seulement par leur volume, mais aussi par leur complexité. Lorsque vous pensez interagir avec un individu, il est naturel de supposer qu’il sera assez raisonnable pour lire votre long récit et vous offrir des conseils détaillés, ou organiser un appel pour parler de votre opportunité commerciale, ou vous mettre en relation avec des personnes pertinentes de son réseau. J’avais l’habitude de le faire volontiers, mais au fur et à mesure que mon public grandissait, cela devenait plus difficile.
Pour améliorer mes protocoles de communication avec les auteurs, j’ai introduit des adresses électroniques non personnelles. L’une d’entre elles, par exemple, est [email protected], que mes lecteurs utilisent pour envoyer des liens ou des pistes intéressantes. Sur mon site Web, l’adresse est indiquée avec une simple note : « J’apprécie vraiment ces pistes, mais en raison de contraintes de temps, je ne suis généralement pas en mesure de répondre. » D’après mon expérience, si vous placez un tel avertissement à côté d’une adresse personnalisée, comme [email protected], il sera largement ignoré, car nos attentes en matière d’interactions individuelles sont si fortes. Mais lorsque la clause de non-responsabilité accompagne une adresse non personnalisée, comme [email protected], je reçois peu de plaintes. Sans attentes préconçues, vous êtes en mesure de les définir à partir de zéro.
Il existe de nombreuses façons différentes d’intégrer des protocoles peu coûteux dans votre vie professionnelle ou votre organisation, mais dans de nombreux cas, libérer les adresses électroniques des individus donne un puissant coup de pouce à ces efforts.
