D’après les dispositions du Code du commerce, toutes les entreprises doivent mentionner certaines informations d’identification sur leurs documents officiels. Il a ainsi été établi une liste de toutes les mentions obligatoires attendues et les documents sur lesquels elles doivent figurer. Le non-respect de cette loi étant préjudiciable, il est primordial de prendre connaissance de ces détails.
Principe des mentions obligatoires et nécessité des tampons d’entreprise
La mention obligatoire d’informations sur les documents officiels a pour but de fournir des renseignements commerciaux permettant de joindre l’entreprise. Elle sert également à authentifier un document, afin de situer les responsabilités lors des conflits. En raison de l’importance de ces mentions obligatoires, l’omission de l’une d’entre elles sur un document officiel est sévèrement punie.
L’un des moyens rapides et efficaces d’officialiser les documents commerciaux dans une entreprise sans risque d’omission est le tamponnage. Apposer un tampon sur un document est un geste presque automatique, voire un réflexe pour les employés d’une entreprise. Le principe est de faire apposer les diverses informations indispensables sur un tampon professionnel personnalisable et de tamponner les documents. Il est aujourd’hui très simple de trouver un tampon professionnel ; vous pouvez par exemple contacter Le-Fabricant-De-Tampons.fr pour commander vos cachets professionnels.
Les mentions obligatoires sur les documents officiels
Les différentes mentions obligatoires sur les documents officiels que doivent indiquer les entreprises sont répertoriées en deux grandes catégories.
Les mentions communes aux entreprises
Cette catégorie regroupe les informations de contact et légales d’une entreprise qu’elle doit mentionner sur ses documents officiels.
- le nom de l’entreprise ;
- sa forme juridique ;
- son numéro unique d’identification ;
- son siège social ;
- la mention RCS suivie du nom de la ville dans laquelle se trouve le greffe auprès duquel elle s’est enregistrée ;
- les informations de liquidation si elle est en liquidation ;
- les informations du contrat d’appui au projet si l’entreprise en bénéficie ;
- le numéro de la TVA intracommunautaire ou le code APE (en fonction du type de document).
Les mentions supplémentaires spécifiques aux entreprises
Sur un document commercial, une entreprise se doit également d’ajouter les informations liées à sa dénomination sociale et à certaines professions réglementées :
- l’initiale du statut de l’entreprise (SAS, SARL, SA, etc.) ;
- le montant du capital social de l’entreprise.
Les documents officiels en entreprise
Une autre disposition du même Code du commerce fait état des documents sur lesquels une entreprise est tenue d’apposer ces mentions obligatoires. Il s’agit essentiellement des documents à caractère commercial qu’elle échange avec ses clients, ses partenaires, et ses collaborateurs à divers niveaux.
- les lettres et récépissés concernant l’activité de l’entreprise et signés par elle-même ou en son nom ;
- les notes de commandes ;
- les factures ;
- les documents publicitaires (annonces, publication diverse) ;
- les tarifs ;
- les e-mails et autres documents électroniques.
Cependant, il existe certaines circonstances qui peuvent exclure momentanément un document du champ d’application de cette loi. En effet, les documents internes d’une entreprise qui sont d’ordre purement factuel n’ont pas besoin de porter de mentions. Cette exclusion d’obligation inclut également les tickets de caisse, les enveloppes, ou toute autre facture sans aucune valeur commerciale.
