La création d’entreprise passe obligatoirement par le respect de certaines étapes. Si des points sont inévitables et évidents pour les créateurs d’entreprises, d’autres sont négligés ou considérés comme non importants aux yeux de ces derniers. Parmi eux, la commande d’un tampon encreur personnalisé : contrairement à ce que l’on peut penser, cet outil n’est pas seulement utile pour tamponner des documents ou encore pour accompagner les signatures sur les bons de commandes, factures et autres papiers officiels. En effet, son importance va bien au-delà de cela. Pour le comprendre, il convient d’identifier ses caractéristiques, mais également ses utilités au sein d’une entreprise.
Qu’est-ce qu’un tampon encreur ?
Pour les petites comme les grandes entreprises, le tampon encreur est un outil qui n’est plus à présenter. Depuis des années, cet outil est commun dans toutes les entreprises. En général, c’est le tampon encreur qui permet de certifier et d’authentifier un document. On peut le retrouver sur les devis, les factures, les bons de commandes ou autres papiers qui permettent d’attester qu’ils proviennent bien de la société en question. Généralement, le tampon est accompagné par la signature du dirigeant de l’entreprise ou d’un responsable.
Un support de communication obligatoire ?
L’utilisation d’un tampon encreur au sein d’une entreprise n’est pas une obligation légale. D’ailleurs, ce dernier n’a pas de valeur juridique. Toutefois, la plupart des organismes et sociétés l’ont adopté pour le simple fait qu’il est nécessaire dans le monde « professionnel ». Pratique, le tampon encreur permet de regrouper en un endroit toutes les informations essentielles à propos de l’entreprise. Lors d’une liquidation judiciaire, le tampon d’entreprise sera à remettre au mandataire judiciaire, cela prouve de l’importance de cet outil vis-à-vis d’une société.
Que doit-on trouver sur le tampon encreur de l’entreprise ?
Dans le but de créer votre entreprise, vous souhaitez créer votre tampon encreur personnalisé. Mais quelles sont les informations que vous devez faire figurer sur le tampon ? Il n’existe aucune loi mentionnant des informations obligatoires sur le cachet de l’entreprise, toutefois, il convient d’y insérer toutes les données qui permettent de confirmer l’identité de l’entreprise. Vous pourrez y renseigner :
- Le nom de votre entreprise
- Le logo de votre entreprise (s’il peut être contenu sur un cachet)
- L’adresse de votre siège social
- Les coordonnés qui permettent de contacter l’entreprise
- La forme juridique de l’entreprise
- Le capital de la société
- Le SIREN ou le SIRET de votre entreprise
Pour les auto-entrepreneurs (découvrez le siret ), il est également conseillé d’y mentionner la TVA. Certaines entreprises décident également d’y mettre d’autres informations concernant, notamment, le code APE ou le NAF. En fonction des informations que vous souhaitez y ajouter, certains sites comme Tootampon.com vous proposent des tampons personnalisés qui peuvent aller jusqu’à 8 lignes. Assez pour contenir toutes les données relatives à votre entreprise !
Les différents usages du tampon encreur en entreprise
En fonction du marquage souhaité, du besoin et de l’utilisation que vous souhaitez en faire, il existe un tampon encreur précis. Prenez donc le temps d’identifier l’usage avant le choix :
1- Pour l’authentification : le tampon encreur personnalisable
Lorsqu’on parle de tampon encreur, le tampon personnalisable est certainement le premier modèle auquel on pense. Il s’agit, en effet, du type de tampon traditionnel qui permet à une entreprise, une organisation ou une administration de s’identifier et d’authentifier. Sur tous les documents officiels, ce tampon permet d’indiquer en un seul endroit toutes les informations importantes concernant votre marque ou votre entreprise (la dénomination commerciale, l’adresse, les numéros de téléphone, les numéros d’immatriculation légaux). Ces tampons existent en différentes variantes et sont personnalisables en fonction des besoins et attentes des entreprises.
2- Pour l’organisation : le tampon à formule standard
Dans l’organisation de vos courriers, dans le triage de vos documents et pour la gestion des documents échangés avec les clients, il n’y a rien de plus efficace que le tampon à formule standard. Comme vous l’aurez compris à son nom, ces tampons encreurs se dotent des textes standards dans le type : « Urgent », « Payé », « Confidentiel », « Validé », « Reçu le ». Simplifiant la vie de votre entreprise, il suffit de tamponner pour classer plus aisément les documents destinés à l’archivage papier.
3- Pour la numérotation : le tampon numéroteur
Dans certaines entreprises, ce type de tampon est un indispensable. Il permet, comme son nom l’indique, de numéroter des documents de manière stratégique, simple, rapide et efficace. Par exemple, un document important avec plusieurs pages comme un contrat où il faudra déterminer l’ordre dans lequel les documents ont été émis.
4- Pour la date : le tampon dateur
« Quand est-ce que ce bon de commande a été émis ? », « Quand est-ce que l’entreprise a reçu ce document ? », « Quand est-ce que la facture a été payée par le client ? ». Vous avez certainement déjà entendu ces questions, au moins une fois, au sein de votre entreprise ou dans votre pharmacie par exemple. Le tampon encreur dateur vous permettra de remonter dans l’historique de votre société en notant une date précise sur tous les documents émis et reçus. Ce tampon à système manuel ou automatique se dote d’un petit tour de molette qui permet de choisir facilement la date à mettre sur le document.
5- Pour l’authentification en déplacement : le tampon de poche
Il existe également des tampons encreurs de poche. Si vous êtes un représentant commercial ou un chef d’entreprise qui a l’habitude de vous déplacer, le tampon encreur existe également en format poche : plus discret, compact et donc plus facile à transporter. Il contient, certes, moins d’informations sur l’entreprise, mais permet de donner les informations importantes : le nom de l’entreprise et les numéros de téléphone.
Certains peuvent également se limiter au logo de l’entreprise, une manière simple et efficace pour reconnaître l’entreprise et pour l’authentifier auprès du grand public, des clients, des partenaires, des collaborateurs, etc.
Quelle matière de tampon encreur pour entrepreneur ?
Vous connaissez maintenant les différents types de tampons encreurs que vous pouvez vous procurer, si vous créez votre entreprise. Reste encore à vous décider pour la matière de votre tampon encreur. Sachez que vous aurez le choix entre 2 :
- le tampon en bois
- le tampon avec une monture en plastique
Le tampon en bois est clairement la solution, si vous cherchez un tampon écoresponsable. Ceux de TGL Création sont en bois de hêtre. Vous aurez donc un bois résistant et qui n’aura pas traversé la planète pour venir jusqu’à vous. Il peut être envisagé si vous n’avez besoin d’en avoir un usage intensif.
Si vous avez plusieurs tampons, pensez à investir dans un support pour ne pas les égarer. Avec un tampon en bois, vous devrez également avoir un encrier à part.
Si vous avez besoin de tamponner beaucoup de documents dans le cadre de votre société, mieux vaut opter pour un tampon automatique, où le tampon et l’encre ne font qu’un.
Vous gagnerez du temps à ne cherchant pas votre encre et vous n’aurez pas besoin de recharger votre empreinte. Cela se fera automatiquement dès que vous apposerez votre tampon sur un document. En plus, vous garderez vos doigts propres.
