Avant la réalisation d’un projet, il est indispensable de le mettre par écrit et de recueillir les avis des différents acteurs. Cette fiche projet doit donc être bien conçue et détaillée pour s’assurer de mener à bien ledit projet. Mais faire une fiche projet ne garantit pas forcément son succès. Vous devez avant tout penser à l’optimiser convenablement. Nous vous proposons ici quelques pistes à suivre.
Gérez vos projets avec les bons logiciels de pilotage
La fiche projet est considérée comme un plan, un document dans lequel figure tout ce qu’il faut savoir sur un projet donné. Pour le réaliser, regardez ce que propose AirSaas en matière de logiciels de pilotage et d’outils de gestion de projet. Dans une fiche projet figurent les grandes lignes à suivre, la démarche choisie et les moyens pour le réaliser. Comme il s’agit d’une phase déterminante dans la réalisation du projet, les meilleurs outils doivent être utilisés.
Il existe par exemple le PM (Project Management), qui simplifie la gestion d’un dossier, en facilitant les missions attribuées au chef du projet. Le PPM (Project Portfolio Management) quant à lui, permet la gestion d’un grand nombre de travaux, en les organisant pour en avoir une vue globale.
De même, le pilotage permet de hiérarchiser les projets, et de donner une visibilité aux managers. En dehors de ces moyens, on retrouve aussi le portefeuille de projet et le flash report. Selon les fonctionnalités de chaque outil et la nature de votre projet, vous aurez à sélectionner la fonction la plus adaptée.
Optez pour une mise à jour de manière collaborative
Plusieurs expériences ont démontré que la collaboration est bien plus efficace que d’agir seul. Elle permet en effet de réunir la force, les connaissances et les informations de divers horizons pour arriver à un meilleur résultat. Cette technique peut évidemment s’utiliser dans le cas de l’optimisation d’une fiche projet.
En effet, avec l’aide de vos collègues de travail et de tous les acteurs du projet, vous pourrez améliorer votre fiche en vous servant de leur avis. De cette manière, tout le monde sera au courant de l’évolution du projet et pourra apporter sa contribution à son amélioration.
Insérez tous les acteurs et précisez toutes les informations clés
Vous n’êtes sûrement pas le seul à suivre ce dossier. Ainsi, tous les acteurs intervenant dans l’élaboration du projet doivent figurer dans la fiche. Vous devez aussi y mentionner leurs coordonnées et leurs rôles. Ceci faisant, vous leur permettrez de connaître leur place, de savoir ce qu’ils feront et de commencer à envisager les méthodes à employer.
De la même façon que les acteurs impliqués doivent être mentionnés dans la fiche projet, les informations clés doivent y figurer. En effet, les prestataires, les acteurs et les clients doivent avoir toutes les informations importantes relatives au projet. Les risques à prendre, les objectifs, les dépenses, et même la durée, sont à insérer dans la fiche projet.
Dans la réalisation de la fiche projet, vous devez être bref, tout en prenant soin de renseigner les informations importantes. Résumez en quelques lignes toutes les idées, et faites en sorte de ne pas excéder une page. Aussi, ne faites pas de promesses que vous ne pourriez pas tenir. Fixez des objectifs réalistes, en prenant en compte tous les paramètres pour la faisabilité du projet. Soyez transparent et laissez paraître les risques comme les avantages.
