La GED a apporté une véritable innovation à la création, au partage et à la préservation des documents. En effet, elle a considérablement impacté le monde professionnel, transformant ainsi la gestion des contenus de l’entreprise. Par définition, elle renvoie à la gestion électronique des documents et son objectif principal est de dématérialiser tous les documents utiles au fonctionnement de l’entreprise. Ce qui permet d’optimiser l’utilisation à travers des moyens électroniques tels que le scanner, les logiciels, etc. Dès lors, elle constitue une solution écologique aidant les entreprises à s’inscrire davantage dans une démarche environnementale.
À propos de la GED
La gestion électronique des documents est une solution pratique permettant de capter, de créer, de traiter, de diffuser ou de conserver des documents, de manière électronique. Pour y parvenir, elle se base sur les règles établies en fonction des besoins de l’entreprise. De même, elle repose sur un système informatique pour l’organisation de la classification et garantit la disposition des informations de manière sécurisée. Le tout, grâce à une connexion personnelle et sécurisée pour chaque collaboration : selon le site spécialisé mon-infra.fr, cela aboutit à un meilleur contrôle des flux d’information, selon les besoins des droits et attributions de chaque membre de l’entreprise.
GED : vers une tendance zéro papier
La dématérialisation des documents requiert des investissements de départ, mais également un bon pilotage. Sur le long terme, la GED a l’avantage de réduire l’empreinte environnementale de votre entreprise. Cela passe ainsi par une forte baisse de la consommation de papier afin de tendre vers le « zéro papier ». Avoir une démarche écoresponsable dans le monde du travail, c’est gérer de manière optimale les ressources utiles au bon fonctionnement de l’entreprise.
Pour rappel, entre 75 et 85 kg de papier sont consommés annuellement par un salarié, et seuls 17 % font l’objet de recyclage. D’autre part, 1 kg de papier requiert 2 kg de bois et un volume allant jusqu’à 60 litres d’eau. La production d’une feuille de papier A4 nécessite en moyenne 5 litres d’eau. Face à une telle consommation des ressources énergétiques, il devient essentiel de limiter considérablement l’impact sur l’environnement. Chaque année, la France consomme environ 11 millions de tonnes de papier. Pour une entreprise relativement grande, les dépenses annuelles liées à la consommation du papier sont estimées entre 10 000 et 25 000 euros.
Une démarche écoresponsable
La GED se présente comme une solution de gestion documentaire qui rentre dans le cadre de l’adoption de la démarche RSE. Elle incite ainsi les entreprises à abandonner l’utilisation du papier et de l’ensemble des consommables associés. Cela conduit évidemment à la réduction des espaces physiques de stockage.
Par ailleurs, cette solution favorise aussi la tendance du télétravail avec un accès aux documents en tout lieu. Des études ont même montré que le télétravail est un excellent moyen pour limiter les émissions de gaz à effet de serre avec la réduction des trajets domicile-bureau. Cela équivaut à des économies de 271 kg de CO2 au quotidien.
La GED permet de faire des économies
Le papier est encombrant, peu pratique, mais aussi et surtout très coûteux. Il existe des entreprises qui produisent des milliers de documents chaque semaine. Par conséquent, le prix peut rapidement devenir exorbitant. À cela s’ajoutent les frais d’envois multiples, d’affranchissement ainsi que le temps consacré au traitement des documents (numérisation, impression, photocopie, scanner).
Si l’on prend en compte la lourdeur de la gestion administrative papier ou celle combinant le papier et l’électronique, l’investissement dans un logiciel GED devient rapidement rentable. À long terme, votre entreprise pourra économiser d’importantes sommes au niveau de son budget.
Une meilleure productivité avec la dématérialisation
La solution de gestion électronique des documents vous aide également à augmenter la productivité de votre entreprise. D’une part, les informations seront accessibles à tout le monde. Les collaborateurs pourront donc les consulter où qu’ils soient, avec la liberté de travailler à plusieurs sur les mêmes fichiers numériques. D’autre part, il ne sera plus nécessaire de perdre du temps à produire ou à rechercher des documents papier. Le personnel pourra alors se concentrer sur d’autres tâches à forte valeur ajoutée telles que l’analyse et le traitement de données.
Enfin, on assiste à une accélération des processus. Tout sera géré de manière numérique : la validation ou signature d’un document par le client ou les fournisseurs, les factures, les notes de frais, les bulletins de salaire. En gros, la GED permet à tout le monde de gagner du temps.
Une optimisation de la relation client
Il faut dire que la numérisation des documents est aussi un énorme bénéfice pour les clients. En effet, nombreux sont ceux qui demandent un passage au format numérique.
La gestion électronique des documents assure un parfait suivi du client. L’ensemble des données qui le concernent sont ainsi regroupées en un seul et même endroit. Il suffira juste de faire quelques clics pour accéder à l’historique des échanges avec le client. Cela facilitera durablement l’accompagnement qui sera d’ailleurs personnalisé en fonction des informations à disposition.
En ce qui concerne le client lui-même, il aura un accès en temps réel à toutes les données le concernant. Il s’agit notamment du traitement de facture, de la validation d’un document, d’obtention de coupons de réduction… Par conséquent, l’expérience client est nettement améliorée.
Aussi, l’entreprise sera en mesure de satisfaire le client plus rapidement. Le temps d’attente global est largement réduit, que ce soit dans la commande de biens ou de services, une demande d’informations ou une réclamation.
Une économie d’espace grâce à la gestion électronique des documents
La GED aide également les entreprises à économiser de l’espace. En effet, les documents ont tendance à s’accumuler très rapidement et à prendre beaucoup de place. Ce qui peut rendre l’archivage fastidieux pour les entreprises. L’idéal est que les documents soient placés dans un espace de stockage restreint pour une recherche rapide.
Grâce aux logiciels GED, vous pourrez diminuer l’espace attribué à l’archivage. L’ensemble des données seront disponibles au niveau du cloud et la recherche devient rapide et simplifiée.
En plus de son caractère écologique, la GED permet aux entreprises de mieux sécuriser leurs données. Des droits d’accès sont accordés pour chaque fichier et il n’y aura plus de risques de fuites d’informations sensibles.
