La facturation est une étape importante pour une entreprise, qu’elle soit petite ou grande. C’est pourquoi elle ne doit pas être prise à la légère. La facture reflète en effet votre professionnalisme, que vous travailliez en freelance ou que vous soyez à la tête d’une entreprise. De plus, la facturation est un exercice encadré par des réglementations strictes. Elle suit des règles bien précises pour le fond et la forme, permettant ainsi de créer des factures valides. Alors, comment facturer vos clients dans le cadre d’un déplacement professionnel ?
Utiliser un logiciel de devis et de facture
L’utilisation de logiciel de devis et de facture tend aujourd’hui à se démocratiser. Cet outil révolutionnaire facilite grandement l’exercice, surtout si vous êtes en déplacement professionnel.
Quels sont les avantages d’un logiciel de devis et de facture ?
Si jusque-là vous pensiez que la facturation était une activité chronophage, gagnez du temps avec un logiciel de devis et factures tout en gérant intégralement votre processus. En effet, ces logiciels intègrent déjà des modèles de facture que vous pouvez bien évidemment personnaliser. Il suffit de saisir et de créer des factures avec celles existantes.
Avec certains logiciels, il est même possible de générer automatiquement des relances en cas de retard de paiement. La gestion des versements d’acomptes et des dépassements des échéances de paiement se fait également plus facilement. Vous obtenez un rapport détaillé de toute votre activité via le tableau de bord de votre logiciel de comptabilité.
Comment choisir son logiciel de facturation ?
Afin de choisir le bon logiciel de facturation pour vos déplacements professionnels, il faut prendre en compte certains facteurs. Tout d’abord, il faut vérifier l’ergonomie du logiciel. Si vous souhaitez profiter de tous les avantages d’un logiciel de devis et factures, privilégiez un logiciel ergonomique avec une interface facile à utiliser.
Il faut aussi que le logiciel présente des fonctionnalités de personnalisation pour être efficace. Enfin, la sécurité est un paramètre important. Si vous optez pour un logiciel en ligne, veillez à ce que celui-ci propose un espace de stockage sécurisé.
Ajouter tous les éléments obligatoires sur la facture
Une facture comporte plusieurs éléments obligatoires que vous devez mentionner impérativement :
- la mention « facture »,
- la date d’émission,
- la date de la vente,
- le numéro de la facture (qui doit être unique et suivre une règle),
- les informations permettant d’identifier votre entreprise (raison sociale, numéro SIRET, numéro RCS, numéro TVA, statut juridique et adresse légale),
- les informations sur le client,
- le numéro du bon de commande,
- les détails sur les produits ou les prestations fournis,
- les informations sur la TVA,
- les conditions générales du paiement.
Que vous soyez en déplacement professionnel ou non, ces éléments sont indispensables et démontrent votre professionnalisme.
Soigner l’apparence de la facture
Une fois toutes les données requises remplies, soignez l’apparence de votre facture. Idéalement, votre logo doit être placé à l’entête de la facture. Ainsi, vos clients pourront reconnaitre rapidement vos factures. Quant à la structure, misez sur une facture claire et complète. Le client doit pouvoir identifier d’un simple coup d’œil tout le contenu de la facture. Celle-ci doit en effet présenter clairement les produits ou services fournis ainsi que le coût total. Pour la mise en page, privilégiez un style sobre et simple.
