L’e-mail est l’un des moyens de communication les plus utilisés en entreprise, mais tout le monde ne sait pas comment l’utiliser correctement. Voici 12 lignes directrices en matière de courrier électronique qui amélioreront vos communications.
Dans la plupart des séminaires que j’anime pour les entreprises et les associations, je réserve du temps pour parler du courrier électronique. Pourquoi ? Parce que le courrier électronique est devenu l’un de nos moyens de communication interne et externe les plus importants. Et devinez quoi, notre système n’a pas été livré avec une liste de règles d’étiquette.
Je vous propose donc ces douze conseils :
Le courrier électronique n’est pas confidentiel
« Mais, protestez-vous, je l’ai effacé après l’avoir lu ou envoyé. » Pourtant, une gomme d’ordinateur n’est pas comme une gomme de crayon. Ces mots n’ont pas entièrement disparu. Il suffit de demander à Bill Gates. Il pensait que les e-mails concernant son rival Netscape avaient disparu, jusqu’à ce que des chercheurs du gouvernement les retrouvent et les utilisent dans une affaire d’antitrust. Mon conseil : « Ne mettez rien dans les e-mails que vous ne mettriez pas sur un panneau d’affichage d’une autoroute interétatique. »
Le courrier électronique n’est pas toujours livré
« Je suppose que tu as reçu mon courriel la semaine dernière. » Je réponds que non. « Pourtant, il apparaît dans ma liste d’envois. » Malgré cela, ce mail n’est jamais apparu sur mon écran. Pour vos messages les plus vitaux, donc, demandez une confirmation de réception.
Ayez des attentes raisonnables en matière de réponses
Parce que certains associés répondent à nos e-mails en cinq minutes, nous sommes gâtés. Par conséquent, lorsque d’autres passent un jour ou deux sans nous répondre, nous nous sentons snobés. N’oubliez pas, cependant, que les gens participent à des réunions, ont des rendez-vous, voyagent et prennent des jours de congé. Anticipez les retards qui en résultent.
Gardez un langage informel
Il y a quelques mois, j’ai envoyé par courrier un article à un rédacteur en chef. Dans l’ancien style de correspondance, il aurait envoyé une lettre de cinq paragraphes pour répondre. En utilisant le courrier électronique à la place, il a répondu : « J’ai tout bien reçu ». Quelle séduisante économie de mots !
Avertissement : Aucun laisser-aller n’est autorisé. Nous devons avoir une orthographe correcte et utiliser une grammaire acceptable. Comme l’a illustré le rédacteur en chef en me répondant, les phrases complètes ne sont cependant pas obligatoires. D’accord ?
Faites attention à l’humour ou évitez-le complètement
Avec le courrier électronique, nous n’avons pas l’avantage de l’expression faciale, du ton de la voix ou d’une tape amicale dans le dos. En personne, on peut s’amuser d’un « Betty, quand vas-tu apprendre à taper avec les deux mains ? ». Dans la presse écrite, méfiez-vous de la réaction. Même le smiley peut ne pas provoquer l’ambiance joyeuse que vous cherchez à créer. Donc, dans le doute, laissez l’humour de côté.
Les réprimandes n’ont pas leur place dans un courriel
Les réprimandes passent beaucoup plus durement à l’écrit qu’à l’oral. Cela conduit souvent à une guerre de « méchants messages » (un terme délicieux emprunté à un expert en relations publiques).
Malheureusement, pour certains managers, l’e-mail a créé un nouveau canal pour « zapper » les employés. Les superviseurs écrivent ce qu’ils n’ont pas le courage de dire en personne. Le remède : Réserver les évaluations négatives pour un dialogue en face à face.
Le courrier électronique ne doit pas remplacer la conversation
Lorsque le courrier électronique a fait son entrée sur le lieu de travail, c’était ma plus grande crainte. Les membres du personnel qui étaient devenus invisibles en se réfugiant dans d’interminables réunions ajoutaient à leur inaccessibilité en recourant entièrement au courrier électronique.
Dans une grande entreprise, le PDG a remarqué la tendance. Sagement, il a envoyé un avis (par courriel, je suppose) selon lequel, à partir du lendemain, personne ne pourrait envoyer de courriels internes entre 10 h et 14 h. S’ils avaient quelque chose à dire pendant ce laps de temps, ils iraient trouver la personne visée et lui en parleraient.
Soyez doublement sûr d’envoyer le courriel à la bonne personne
J’ai échoué une fois sur ce point, je connais donc les conséquences malheureuses. C’est étrange, mais lorsque vous écrivez sur quelqu’un, il est tellement présent dans votre esprit que vous pouvez lui adresser le courriel par inadvertance. Par précaution, vérifiez le nom du destinataire juste avant d’appuyer sur le bouton ENVOYER.
Former vos employés sur les politiques en matière de courrier électronique
C’est bizarre que seulement un tiers des entreprises américaines le fassent. Elles se demandent ensuite pourquoi les employés jouent au Solitaire, font du shopping et envoient des listes de blagues. Prévenez ces pertes de temps en donnant des cours de formation et en distribuant des directives écrites. J’ai aidé des clients à établir ces garde-fous.
Éviter le spamming
Le spamming consiste à envoyer des e-mails non sollicités et ennuyeux. Je suis sûr que vous ne voulez pas faire cela. Vous pouvez être définitivement mis sur liste noire par vos clients et prospects si vous leur envoyez des e-mails sans autorisation. Assurez-vous que vos communications marketing ne commettent pas ces erreurs de marketing par courriel.
Utilisez votre signature au maximum
Par exemple, la mienne contient des informations de contact, ainsi que des liens vers mon blog et mon site Web.
Choisissez soigneusement le titre de votre courriel
Le titre est l' »accroche » qui peut augmenter vos chances d’être lu. Évitez les titres « mignons » qui sentent la publicité. Faites en sorte que votre titre soit suffisamment bref pour tenir dans la ligne de titre.
Essayez ces douze lignes directrices pour l’utilisation du courrier électronique. Partagez-les avec votre personnel et vos employés. Bientôt, la communication sur votre lieu de travail s’améliorera sensiblement.
