Vos courriels professionnels sont-ils à l’origine de problèmes avec les autres ou sabotent-ils votre carrière ? Ils pourraient l’être si vous commettez l’une de ces 8 erreurs courantes dans les courriels professionnels.
Vous avez du mal à obtenir des réponses aux courriels que vous envoyez au travail ? Certaines personnes avec lesquelles vous devez communiquer régulièrement ne répondent pas à vos courriels et semblent éviter vos appels téléphoniques ? Avant de mettre le manque de communication sur le compte des mauvaises habitudes de travail ou de l’impolitesse des autres, examinez de près votre propre style de communication. Il est possible que ceux qui ne répondent pas à vos e-mails ou ne prennent pas vos appels téléphoniques ne soient pas négligents, oublieux ou impolis. Ils essaient peut-être simplement de vous éviter. Pourquoi ?
Si vous n’avez pas de désaccord personnel permanent avec quelqu’un et qu’il ne vous doit pas de travail ou d’argent, le problème pourrait venir de la façon dont vous communiquez par courriel. En effet, ce que vous dites dans un message électronique n’a souvent pas la même résonance pour le destinataire que si vous lui parliez en personne. Si les messages électroniques que vous envoyez semblent condescendants, mesquins, pointilleux ou inutilement compliqués, vous aurez de plus en plus de mal à obtenir des réponses en temps voulu.
Voici quelques-unes des erreurs de courriel les plus importantes à éviter
Marquer les emails que vous envoyez avec un point d’exclamation pour indiquer une haute importance pour des questions de routine. Oui, vous voulez que les gens lisent les emails que vous envoyez, et oui vous pensez que la question est importante. Mais le fait de tout marquer comme étant de haute importance va avoir l’effet inverse. Ceux qui reçoivent fréquemment des e-mails de votre part marqués d’un point d’exclamation vont commencer à les ignorer – et vous en voudront d’envoyer autant d’e-mails marqués de haute importance.
Exiger une réponse immédiate alors que ce n’est pas justifié. Ce n’est pas parce que quelque chose est important pour vous que les autres doivent laisser tomber ce qu’ils font pour répondre à votre question ou faire ce que vous voulez. Ils ont aussi leurs priorités. Non seulement ils se fâcheront contre vous, mais si les demandes ne sont pas vraiment urgentes, elles seront bientôt ignorées – tout comme le légendaire garçon qui criait « Loup » trop souvent. Par conséquent, si le sujet dont vous discutez par courrier électronique n’est pas vraiment urgent (c’est-à-dire que personne ne subira de préjudice ou de dommage si ce que vous voulez n’est pas traité le jour même), ne demandez pas une action immédiate. Et, si quelque chose doit vraiment être traité immédiatement, expliquez pourquoi. (Et n’oubliez pas de dire « S’il vous plaît » et « Merci »).
Répondre à quelqu’un d’autre avec une seule phrase sans inclure les détails importants. « Appelez-moi » ou « Nous devons changer la date » peuvent fonctionner lorsque vous parlez en direct avec quelqu’un d’un projet. Mais si c’est tout ce que vous mettez dans un e-mail, le destinataire devra peut-être fouiller dans une pile d’autres e-mails pour savoir pourquoi vous vouliez qu’il vous appelle ou quel projet ou événement nécessitait un changement de date.
Inclure trop de détails. Vous avez besoin qu’un fabricant fasse un meilleur travail d’emballage des produits d’inventaire qu’il vous expédie ? À moins que vous ne soyez un Big Box Store, n’envoyez pas au fabricant une longue note lui indiquant quel type de ruban d’emballage utiliser, combien de fois le renforcer et quelle qualité de cartons d’expédition utiliser. Au lieu de cela, rappelez-lui poliment d’emballer les produits de manière sûre afin qu’ils ne soient pas endommagés pendant le transport. Si vous avez eu une conversation téléphonique pour discuter du problème, mentionnez-le brièvement (s’il s’agit du premier envoi depuis l’appel), mais ne répétez pas l’intégralité de l’appel téléphonique. Et n’oubliez pas de dire « S’il vous plaît » et « Merci ».
Répéter ce qu’ils savent déjà. De même, si vous envoyez à un membre de l’équipe un courriel lui demandant de rédiger un rapport sur les progrès de l’équipe ou d’effectuer une autre tâche, dites-lui ce que vous voulez qu’il fasse et quand vous en avez besoin avant. N’incluez pas beaucoup de détails sur la raison pour laquelle il est important d’effectuer la tâche ou sur la façon dont vous attendez qu’il prête attention à tous les détails et mette en forme le rapport comme on le lui a appris. S’il s’agit d’une tâche qu’ils savent faire, énoncez la tâche et la date limite en une phrase ou deux.
Mettre en copie le patron, surtout lorsque le problème est mineur. Si vous et un membre de l’équipe ou toute autre personne avec laquelle vous devez interagir au travail, avez une divergence d’opinion mineure, réglez-la entre vous deux sans mettre en copie le patron sur vos courriels. Si vous voyez que quelqu’un a fait une erreur insignifiante et que vous voulez qu’elle soit corrigée, contactez la personne en privé avec un mot amical. (Par exemple : « Salut Paul, je viens de voir une coquille sur le site web. J’ai pensé que tu voudrais en être informé pour pouvoir la corriger »). Ne copiez pas le patron. Le patron n’a pas besoin de savoir que Paul Dupont a fait une faute de frappe sur le site Web de l’entreprise et que vous l’avez trouvée. Le patron n’a pas non plus besoin de savoir que vous avez demandé à Barbara de faire trois choses hier, mais qu’elle n’a pas pu les faire toutes et qu’il lui reste encore une chose à faire. N’oubliez pas que copier le patron vous fait passer pour une rapporteuse. Et personne n’aime les rapporteurs, ni ne veut répondre à leurs messages électroniques.
Changer la ligne d’objet lorsque vous répondez à un e-mail. Beaucoup de gens utilisent la ligne d’objet des e-mails pour déterminer si et quand ils doivent ouvrir et lire le courrier. Si vous et une ou plusieurs autres personnes ont une conversation en cours sur un projet, et que le sujet ne change pas, ne changez pas la ligne d’objet dans le courriel. Les personnes que vous souhaitez voir lire votre réponse risquent de la manquer ou de ne pas pouvoir la retrouver à l’avenir pour s’y référer si vous changez la ligne d’objet.
Ne pas changer la ligne d’objet pour les nouveaux sujets de discussion. Vous et untel avez discuté de la meilleure façon de mettre en place votre podcast. Tous les messages ont la même ligne d’objet. Mais pendant que vous lisez la dernière réponse d’untel, vous vous souvenez que vous vouliez lui demander de trouver un artiste commercial qui puisse concevoir un prospectus pour votre prochain séminaire. Ne cliquez pas sur répondre (aux e-mails de podcast) pour lui dire de trouver l’artiste. Commencez un nouveau courriel avec un nouvel objet et envoyez-le-lui pour qu’il puisse garder les questions séparées dans son courriel.
