Aujourd’hui, près de quatre millions de salariés travaillent à domicile au moins la moitié du temps ; environ un quart d’entre eux travaillent à domicile régulièrement. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous travaillez peut-être en ce moment même, depuis la table de la cuisine, un café, le salon d’un hôtel ou un espace de coworking. En travaillant à distance, vous faites partie d’une tendance qui se développe rapidement au sein de la population active moderne. Cependant, même s’il est formidable de pouvoir travailler de n’importe où, il faut aussi une bonne dose d’autodiscipline pour être aussi productif en dehors des limites d’un bureau qu’à l’intérieur. En d’autres termes, il est facile de passer du travail à distance à, eh bien, au travail à distance.
Le télétravail permet souvent un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, mais il crée aussi de nouveaux défis – comme comment arrêter de grignoter pendant que vous travaillez, ou ne pas perdre une heure à chercher des poteries vintage sur eBay ou à lire votre fil Twitter. La productivité n’est pas le seul problème, surtout pour les managers et les propriétaires d’entreprise. Vous devez rester au courant de tout ce qui se passe au bureau. Si vous n’êtes pas physiquement présent, il est essentiel que vous soyez accessible et virtuellement « présent ».
Quelques bonnes pratiques
Communiquez clairement et souvent.
La communication est un élément crucial du développement de la confiance lorsque vous travaillez à distance ou avec des employés et des équipes distants. Utilisez tous les outils numériques à votre disposition pour vous tenir au courant de ce qui se passe, assister aux réunions et rester connecté tout au long de la journée. Utilisez le courrier électronique, Facebook, iMessage, Facetime, Google Hangouts, Skype, la vidéoconférence et/ou la conférence téléphonique. Vous avez compris. Peu importe ce qu’il faut pour assister à cette réunion ou participer à la séance de brainstorming, la technologie peut vous y amener.
Soyez particulièrement prudent avec le courrier électronique. Bien qu’il soit excellent pour relayer et recevoir des informations logistiques et tactiques, des mises à jour sur les projets, des questions rapides et le partage de données, il est facile de créer un réseau de longues chaînes de courriels qui font que les tâches et les documents se perdent dans la suffocation. Au lieu de cela, essayez d’utiliser les outils de gestion de projet Slack ou Basecamp pour garder tout le monde à la tâche et garder votre boîte aux lettres électronique propre. Et, si le problème que vous traitez est complexe, vous devriez décrocher le téléphone. Si vous avez une équipe qui a besoin d’être guidée ou de recevoir des commentaires alors qu’elle s’attaque à un défi, la vidéoconférence peut bien fonctionner. Il est important de ne pas rester à la maison à travailler, en supposant que l’on vous contactera si un problème survient. Restez en contact avec vos lieutenants en chef afin de ne pas courir après la balle lorsqu’elle commence à rouler vers le bas de la colline.
Définissez des attentes et des objectifs.
Les objectifs sont les mêmes pour tous.
Définissez des objectifs et des attentes clairs pour les travailleurs à distance, y compris pour vous-même. Déterminez comment vous soutiendrez les employés à distance, comment et quand vous prendrez des nouvelles. Si certains de vos employés passent plus de temps à l’extérieur du bureau qu’à l’intérieur, assurez-vous de prévoir des appels téléphoniques ou des vidéoconférences réguliers avec eux. Commencez la semaine en fixant des objectifs, faites le point avec vos employés à distance pour discuter de ce qui sera accompli cette semaine, quand et comment vous vous connecterez pour obtenir des mises à jour sur l’avancement de leur travail. Si, en tant que propriétaire d’entreprise, vous préférez travailler à distance, vous devrez vous fixer des objectifs et des attentes spécifiques, en décidant de ce qui sera fait chaque jour, chaque semaine et chaque mois. Que vous travailliez au bureau ou à distance, vous devriez toujours avoir des objectifs évolutifs à court terme et des objectifs plus stables à long terme. Cela pourrait vous aider à rester sur la bonne voie en vérifiant avec quelqu’un aussi, votre partenaire commercial, un membre du conseil d’administration ou un coach, avec qui vous avez un appel tous les quelques jours ou une fois par semaine pour vous assurer que vous atteignez vos objectifs et restez concentré.
Posez des questions, beaucoup de questions.
Si vous recevez un courriel ou un message vocal d’un employé ou de votre responsable qui est déroutant, frustrant ou alarmant, ne compliquez pas les choses en envoyant une réponse abrupte ou tout aussi déroutante. Prenez une minute pour poser des questions de clarification et soyez explicite, car vous ne pouvez pas courir dans le couloir jusqu’au bureau de cette personne pour obtenir une meilleure explication ou interpréter son expression faciale ou le ton de sa voix. Essayez de copier et de coller la partie exacte de l’e-mail qui vous préoccupe et posez des questions précises à ce sujet. La même technique fonctionne bien au téléphone aussi, répétez ce qui a été dit et que vous ne comprenez pas, puis posez des questions pointues.
Définir les mesures
Si vous avez des représentants commerciaux et d’autres types d’employés qui travaillent à distance, assurez-vous de suivre les métriques de vente et de voir leurs chiffres régulièrement pendant la semaine. Les chiffres racontent une histoire, et s’ils semblent erronés, vous pouvez rapidement prendre le dessus sur un problème qui se développe en découvrant s’il y a un problème plus profond avec la personne ou l’entreprise. Les chiffres sont également un moyen de savoir qu’un employé ou un membre de l’équipe se porte bien, ce que vous souhaitez reconnaître et soutenir. Si ceux qui travaillent à distance essaient d’accomplir des tâches qui n’ont pas d’objectifs chiffrés, créez des jalons de projet afin que les employés dont les livrables sont moins concrets aient aussi un moyen de mesurer et d’illustrer leurs progrès et leurs succès.
Traitez les employés à distance comme les employés à temps plein ou à temps partiel qu’ils sont et non comme des entrepreneurs ou des pigistes
Vos travailleurs à distance ont toujours des ambitions professionnelles et souhaitent évoluer avec l’entreprise. Gardez-les dans votre ligne de mire, même s’ils sont hors de vue réelle, pour de nouveaux projets et des responsabilités supplémentaires. En encourageant l’indépendance et en récompensant leur autodiscipline et leur motivation pour de nouveaux projets et davantage de responsabilités, vous fidéliserez durablement votre personnel. Et si c’est vous qui effectuez le travail à distance, n’oubliez pas d’agir de la même manière. Vous dirigez toujours une entreprise – même à distance – alors restez professionnel.
