La transformation digitale est inévitable pour les entités publiques ou privées. Eu égard à ce changement imposé, ces acteurs doivent procéder à la dématérialisation des documents en format papier comme les fiches de paie, les factures ou les bons de commande. Toutefois, ce traitement numérique nécessite de suivre une norme de qualité et de sécurité des documents informatisés à l’aide d’outil performant. Pour cette raison, la majorité des entreprises externalise ou se fait accompagner par des experts en dématérialisation. Si tel est votre cas et que vous êtes à la recherche d’entreprises fiables, retrouvez les conseils essentiels dans cet article.
Comment mener à bien la dématérialisation de ses documents ?
La numérisation et la gestion des documents en entreprise passent à plusieurs niveaux pour veiller au bon déroulement du projet de dématérialisation. Cependant, avant de découvrir les étapes nécessaires pour réaliser cette action, il convient de la définir. La dématérialisation est un processus visant à modifier les supports matériels au format informatisé. Il s’agit dans ce cas de modifier des documents matériels en version numérique facile à sauvegarder, à partager et à gérer. En faisant confiance au partenaire ricoh, il vous permettra de digitaliser vos documents dans la règle de l’art. Avant de franchir ce pas, voici les étapes auxquelles votre entreprise devra s’y préparer.
Définir vos priorités
Une entreprise désireuse de traiter des documents matériels devra avant tout définir ses priorités. Il s’agit en somme d’organiser votre flux documentaire pour suivre le processus à mettre en place. De cette manière, il devient plus simple de concevoir une solution de dématérialisation sur mesure et adaptée à votre besoin. Vous pouvez par exemple organiser de manière logique les flux pour faciliter leur prise en charge par les collaborateurs. Il est également possible de concevoir un workflow de gestion et d’automatisation de vos documents.
Responsabiliser vos collaborateurs
Le processus de dématérialisation exige l’implication des collaborateurs pour faciliter leur métier. Leur intégration dans le projet augmentera leur motivation et leur productivité. Dans ce cas, il s’avère bénéfique de réaliser les tâches en respectant le circuit de validation. Cela permettra également de définir les documents concernés et leur volumétrie. Ainsi, en cas de faille du dispositif de dématérialisation, il sera plus simple de trouver des solutions en main pour résoudre ces problèmes.
L’accompagnement d’un expert en dématérialisation est-il nécessaire ?
Confier ses projets à un expert dans le domaine de la dématérialisation constitue un réel avantage pour les entreprises à plusieurs niveaux. Avoir un partenaire fiable à votre côté pour mettre en place la digitalisation de vos documents vous fera profiter des bénéfices suivants :
- une réduction du coût des impressions, de l’acheminement et de l’envoi des documents : généralement, solliciter les services Ricoh pour dématérialiser vos supports matériels demeurera plus économique que le faire à vos propres moyens. Le coût de la prestation tient déjà en compte les papiers, les imprimantes et les cartouches d’encre ;
- une réception rapide des documents : l’envoi numérique facilite la réception des documents, car celle-ci se fera de manière instantanée.
Dans quelle mesure la digitalisation est-elle importante ?
Si vous avez une idée partagée quant à la réalisation ou à la non-réalisation d’une dématérialisation, sachez que ce processus vous permet de :
- gérer au mieux vos documents et gagner de la place dans votre entreprise sans avoir à mettre en place des étagères dans tous les recoins ;
- limiter les risques liés à la gestion des documents ;
- améliore la productivité et facilite la gestion des données dématérialisées.
