Le sigle HSE désigne Hygiène Sécurité Environnement et consiste en une méthode de maîtrise des risques dans les entreprises qui interviennent dans le domaine de la santé ou de la sécurité, de l’hygiène et de l’environnement. Ces dernières sont soumises à un contrôle de conformité stricte, réalisé conformément aux normes établies. Pour continuer à exercer leur activité en toute sécurité, ces entreprises ont intérêt à améliorer leur taux de conformité réglementaire.
Engager un expert en conformité
La manière la plus simple d’augmenter son taux de conformité est de confier la gestion des risques à un expert en conformité. Il s’agit d’un professionnel qui identifie et minimise les risques qu’une entreprise encourt en matière de HSE. Il travaille en étroite collaboration avec la direction et établit des rapports à chaque fois qu’un nouveau risque entre en ligne de comptes. Il joue également un rôle de conseil et d’accompagnement dans l’adaptation de l’entreprise aux nouvelles réglementations.
L’expert en conformité HSE effectue une veille constante afin d’identifier toutes les failles de l’entreprise. C’est aussi lui qui s’occupe de la mise aux normes de l’entreprise en matière de sécurité. Il rédige pour se faire des dossiers et des rapports, de même que des audits qu’il peut présenter à la direction. En clair, si vous suivez les recommandations de l’expert en conformité de votre entreprise, vous devriez pouvoir augmenter votre taux de conformité.
Bien entendu, l’enjeu étant de taille, il est important de trouver un expert qualifié et compétent. Vous pouvez vous tourner vers un indépendant, mais si vous cliquez ici par exemple, une agence vous propose une expertise globale, des solutions intégrées et une couverture internationale.
Si vous choisissez de confier votre entreprise à un indépendant, ce dernier doit posséder au minimum un bac + 5 en économie, en finance, en droit bancaire ou encore en droit des affaires. Mais ce n’est pas tout, il doit aussi posséder quelques années d’expérience à son arc, afin que vous puissiez consulter les anciennes entreprises avec lesquelles il a travaillé et obtenir des avis constructifs à son sujet. Il doit être organisé, rigoureux et minutieux. Il doit également être pédagogue, diplomate, réactif, éthique et savoir privilégier l’humain.
Effectuer un audit de conformité
À défaut de recruter un expert en conformité, le responsable HSE de toutes les entreprises concernées doit prendre conscience de la nécessité de connaître la situation de la boîte en matière de conformité réglementaire. Le risque encouru en cas de non-conformité est trop cher payé pour ne pas prendre la situation au sérieux. Le principal enjeu pour parvenir à augmenter son taux de confirmé est d’arriver à effectuer avec précision un état des lieux. Comment améliorer ce taux si on ignore où se situe l’entreprise par rapport à cette donnée ?
L’audit HSE est une évaluation de conformité des entreprises aux normes réglementaires HSE qui les concerne. C’est une démarche qui permet d’obtenir une sorte de photographie de l’état de conformité de l’entreprise à un instant T, pour ensuite déterminer les pistes d’amélioration afin de l’amener à une étape T+1.
Pour effectuer un audit de conformité réglementaire, le responsable a le choix entre deux possibilités : utiliser les ressources internes de l’entreprise, ou engager un prestataire extérieur. Dans le premier cas, le responsable doit évaluer la situation de l’entreprise et effectuer un diagnostic en tenant compte des obligations réglementaires fixées par le Code du travail.
L’Audi de conformité HSE se réalise en différentes phases :
- La phase de préparation : durant cette phase, le responsable met en place sa méthodologie ainsi que son agenda pour l’audit.
- La phase d’analyse documentaire : ici, le responsable récolte toutes les informations factuelles qui pourront lui permettre de déterminer si l’entreprise respecte les exigences réglementaires fixées par la loi.
- La phase de diagnostic sur le site : le responsable doit ensuite effectuer un diagnostic sur place suivi d’entretiens avec le personnel afin de constater la situation de l’entreprise et déterminer les exigences qui représentent un grand risque HSE.
- La phase d’élaboration du rapport d’audit et de présentation des résultats : à l’issue de toutes ces phases, le responsable doit rendre ses conclusions sous forme de rapport qu’il déposera au niveau de la direction de l’entreprise. Le directeur pourra ainsi valider les actions à mettre en œuvre suite aux recommandations.
Certaines entreprises proposent des logiciels pour aider les responsables à améliorer le processus d’audit. Chacune des phases peut être représentée dans le logiciel afin d’en sortir les résultats. Selon les options à disposition, les entreprises peuvent opter pour les fonctions supplémentaires afin de fluidifier le processus.
Effectuer une veille réglementaire HSE
La veille réglementaire HSE est un processus d’identification, de mise à jour et de compréhension des réglementations. Cette démarche est très importante parce qu’elle permet dans un premier temps de prévenir les risques de non-conformité et dans un second temps d’aider les entreprises à mettre en place ou à maintenir leur système de management en rapport avec le HSE.
Pour mettre en place une veille réglementaire HSE, il est important d’adopter une démarche rigoureuse. Le responsable doit identifier et transcrire les textes locaux, nationaux, européens ou encore internationaux qui s’appliquent à l’entreprise. Il doit vérifier que l’entreprise est conforme à cette réglementation afin d’en déduire des plans d’action le cas contraire.
Il est possible de déterminer quatre phases de mise en place de la veille réglementaire.
- Identification des exigences et de textes : le responsable doit faire attention aux sources des textes. En effet, les textes doivent provenir de sources fiables, notamment les sites du gouvernement.
- Évaluation de la conformité : Il faut faire attention à ne pas s’arrêter à la veille réglementaire. En effet, elle doit être suivie d’une évaluation de la conformité afin de s’assurer que l’entreprise suive réellement les exigences qui ont été identifiées.
- Établissement du plan d’action : Sur la base des données recueillies et de l’écart de conformité, le responsable doit fignoler un plan d’action que l’entreprise doit suivre pour augmenter son taux de conformité.
- La mise en place du plan : Au cours de la mise en œuvre des plans d’action, il faut faire attention à surveiller certaines conformités, car les exigences évoluent et l’entreprise peut vite entrer en non-conformité. C’est pour cette raison que la veille réglementaire doit être constante.
En somme, pour augmenter le taux de conformité, l’entreprise peut recourir à des prestations externes ou effectuer un audit puis une vieille constante.
