Les ressources humaines sont l’un des piliers indispensables au bon fonctionnement et au développement d’une entreprise. Le personnel est indéniablement le moteur qui fait marcher l’activité d’une structure. Il est donc important d’en optimiser la gestion avec la mise en place de méthodes dont l’efficacité est avérée. Les documents à gérer par le personnel du service RH sont nombreux, et tous sont utiles pour assurer un bon suivi du dossier de tous les collaborateurs. Ce guide vous donne une liste des documents que le personnel RH traite au quotidien.
La fiche de paie : un document fondamental du service RH
La fiche de paie est l’un des documents incontournables du service des ressources humaines. Il s’agit d’un document essentiel que les dirigeants doivent remettre chaque mois à leurs employés.
La fiche de paie en ligne
Depuis 2018, tout employeur a l’obligation d’émettre tous les mois un bulletin de salaire à chacun de ses employés. Ce document doit avoir un visuel le plus épuré possible, afin de faciliter la compréhension des collaborateurs qui le reçoivent. La fiche de paie peut aujourd’hui être créée et envoyée en ligne. Comme on peut le voir sur payfit.com, la fiche de paie en ligne est dotée de multiples fonctionnalités non accessibles sur papier. Cette solution est idéale pour dématérialiser les fiches de paie de vos employés et ainsi faire des économies.
Les avantages de l’utilisation de la fiche de paie en ligne
La fiche de paie fait partie des documents les plus importants en entreprise, après le contrat de travail. Elle doit donc stipuler certaines informations indispensables et son établissement ne doit pas se faire à la légère. Des calculs doivent être faits et mentionnés, comme les cotisations, le salaire brut ou le salaire net. L’utilisation d’un logiciel de paie permet de créer une fiche de paie complète, sans perdre de temps. D’ordinaire, il s’agit d’une tâche assez chronophage, mais l’utilisation d’un logiciel performant vous offre un gain de temps considérable.
Ce dernier aide également à réduire les erreurs. L’outil est conçu pour respecter automatiquement les réglementations en vigueur. Vous réaliserez aussi des économies du fait de la réduction du coût au niveau de l’impression des fiches de paie et des frais d’envoi. Cette solution vous permet surtout d’économiser sur les frais d’archivage et de stockage. Les fiches de paie en ligne sont par ailleurs bénéfiques pour les salariés. Elles sont disponibles en tout temps et les employés peuvent les consulter à tout moment. Ils peuvent les télécharger, s’ils en ont besoin. Ils n’auront plus à faire une demande auprès du service RH pour avoir leur fiche de paie, ce qui les rend donc plus autonomes.
Le contrat de travail, indispensable en RH
L’un des documents aussi très importants en ressources humaines est le contrat de travail. Il est non seulement indispensable, mais surtout très sensible. Le personnel du service des RH doit donc garantir la traçabilité de ce document et doit impérativement l’archiver dans un lieu sécurisé. La durée de conservation d’un contrat de travail par une entreprise est de 5 ans minimum. Pour éviter les contraintes liées à l’archivage et la sécurité du contrat de travail, de plus en plus d’entreprises optent pour la dématérialisation de ce document. Il est en général dématérialisé dans le cadre d’un recrutement en ligne, qui se déroule à distance.
Le contrat de travail dématérialisé permet à l’entreprise de transmettre le document en toute sécurité à son salarié, par l’envoi d’un SMS d’authentification. La dématérialisation du contrat de travail donne aux deux parties la possibilité de procéder à la signature électronique du contrat à distance. Pour cela, il suffit de trouver un outil intégrant une fonctionnalité de signature électronique.
Le suivi du personnel par le service des ressources humaines
Un projet qui aboutit est en grande partie dû à une bonne gestion des ressources. Cela implique la mise en place d’un bon suivi et d’un pilotage efficace avant même le lancement du projet en question. Le service RH est en charge de réaliser un suivi des ressources humaines. Cela lui permet d’évaluer chaque situation en temps réel, ce qui facilite la prise de décision. Il est impératif d’analyser les indicateurs de performance pour déterminer la productivité des employés.
Les agents des RH doivent effectuer un calcul sur le nombre de jours effectués par salarié pour faire sortir le pourcentage des tâches réalisées. Il incombe également au personnel des RH de faire le suivi des heures de travail, des jours travaillés et des congés dont chaque employé de l’entreprise dispose. Pour gagner du temps, ces collaborateurs peuvent dorénavant utiliser des logiciels dédiés, la meilleure solution pour la gestion du planning de l’ensemble du personnel.
