En tant qu’entrepreneur, vous vous devez d’être bien équipé niveau matériel pour accomplir correctement votre métier. Quelles que soient l’activité et la taille de votre entreprise, vous aurez toujours besoin d’équipements informatiques pour la réalisation de vos tâches administratives. Ordinateur, imprimante, scanneur… Découvrez dans cet article les équipements informatiques indispensables pour votre bureau.
L’ordinateur de bureau
Aussi appelé PC (Personal Computer), l’ordinateur est le premier outil informatique indispensable dans un bureau. Grâce aux logiciels et applications adaptés, il permet de réaliser plus facilement toutes les tâches vitales au bon fonctionnement de l’entreprise. Il permet entre autres de :
- Saisir, informatiser et traiter des données essentielles,
- Rédiger, envoyer et recevoir divers documents,
- Se connecter sur internet et/ou intranet et ainsi communiquer facilement avec les collaborateurs, les clients et les fournisseurs…
Selon vos besoins et votre budget, vous aurez le choix entre un PC fixe ou portable. Outre la mobilité, la taille de l’écran, la puissance du processeur, les capacités de la mémoire vive et du disque dur interne sont également des critères de choix importants. Pour choisir le modèle qui vous convient, veillez à bien prendre en compte l’usage que vous souhaitez en faire et les tâches que vous allez réaliser avec. Si vous optez pour un PC portable, veillez également à prendre en considération son autonomie.
Pour optimiser le confort de manipulation de votre ordinateur, n’hésitez pas à vous équiper d’accessoires dédiés comme un clavier ergonomique, une souris sans fil ou encore un tapis de souris.
Les périphériques d’acquisition et d’impression
L’imprimante
Pour imprimer des prospectus, des notes de service, des factures… L’imprimante a toute son utilité au sein d’une entreprise. Autrefois onéreux, ce type d’équipement informatique est désormais à la portée de toutes les bourses (pensez à vous protéger de la cyberattaque). Cependant, il faut faire attention, car pour fonctionner, une imprimante doit être alimentée régulièrement en cartouches d’encre.
Le choix de cartouches d’encre dépendra essentiellement du type d’imprimante. Vous devrez ainsi opter pour des cartouches jet d’encre pour une imprimante jet d’encre et des toners ou cartouches laser pour une imprimante laser. Si votre appareil est encore sous la « garantie constructeur », privilégiez les cartouches d’origine dites « de marque ». Ainsi, si votre imprimante est de marque Brother, utilisez uniquement une cartouche d’encre Brother. Vous vous assurerez de cette façon de conserver la « garantie constructeur » et d’avoir une qualité d’impression optimale. Mais lorsque le délai de la garantie est expiré, vous pouvez vous tourner les cartouches compatibles dites génériques qui ont l’avantage d’être moins chères.
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Par ailleurs, vous aurez bien évidemment besoin de papier dans le cadre d’une impression. Mais pour des raisons écologiques, il est recommandé d’imprimer seulement lorsque c’est vraiment nécessaire.
Le scanner
Une entreprise se doit également d’avoir un scanner, car elle peut être amenée à scanner un certain nombre de documents. Actuellement, vous avez le choix entre les scanners à défilement, à diapositives, à main, à tambour, de codes-barres et à plat, mais ce dernier est le plus utilisé dans les bureaux. Le scanner à plat est prisé notamment pour son prix abordable et sa facilité d’utilisation. Comme son nom l’indique, il vous suffit de poser le document à plat sur la vitre pour que le scan soit effectué. Pour réaliser des économies, vous pouvez opter pour une imprimante avec scanner intégré.
Les périphériques de communication
La webcam
Selon l’activité de votre entreprise, mais aussi dans le cadre de votre développement, vous aurez également besoin d’une webcam. Intégrée à l’ordinateur, mais pouvant aussi s’acheter séparément, la webcam permet de diffuser en temps réel des images vidéo partout dans le monde, du moment qu’une connexion est disponible. Elle est donc indispensable pour faire des vidéo-conférences. Grâce à ce matériel, vous pourrez organiser des réunions professionnelles avec vos collaborateurs et vos fournisseurs sans avoir à vous déplacer. Vous pourrez également faire passer des entretiens en ligne à des candidats à travers tout le territoire national et même le monde entier.
Si vous faites l’acquisition d’une webcam séparément de votre ordinateur, prenez bien en considération la résolution, la stabilité et la qualité du microphone du modèle afin de garantir une image et un son convenable.
Le micro-casque
Si votre activité implique la réception et l’émission de nombreux appels, il peut être judicieux de vous doter d’un micro-casque. Il s’agit d’un appareil qui combine casque audio et microphone. Astucieux, le micro-casque vous évite de tenir le combiné du téléphone pendant toute la durée de l’appel. Il peut notamment être utilisé durant une visio-conférence pour améliorer considérablement la qualité sonore. Il est généralement associé à un logiciel dédié lorsqu’il est utilisé au sein d’une entreprise de gestion d’appels.
Les périphériques de stockage
Le disque dur externe
Si votre entreprise traite et stocke des volumes de données conséquents, l’usage d’un ou de plusieurs disques durs externes est vivement recommandé. Et ce, bien que l’unité centrale de votre PC dispose déjà d’un disque dur interne. Recourir à un disque dur externe vous permet non seulement de gagner de l’espace de stockage supplémentaire, mais il vous permet également de sécuriser vos données.
Il existe aussi bien des disques durs externes pour PC fixe que pour PC portable. Pesant plusieurs kilogrammes, les disques durs externes pour PC fixe peuvent stocker entre 750 Go et 6 To de données. Nettement moins lourds, environ 200 grammes, les disques durs externes pour PC portable ont une capacité maximale de 2 To. Pour compenser la capacité de stockage limitée, ils ont toutefois l’avantage de coûter moins cher et de se transporter plus facilement que les disques durs externes pour PC fixe. Ils se connectent également plus facilement à l’ordinateur.
Les clés USB
Tout comme les disques durs externes, les clés USB sont des unités de stockage. Elles sont cependant plus compactes et moins encombrantes. D’une capacité de stockage de 2 To maximum, elles sont idéales pour transporter des données pour une réunion par exemple ou pour une présentation powerpoint. Pour y transférer des données, il vous suffit de les connecter sur un port USB de votre ordinateur. Elles s’imposent par ailleurs comme d’excellents cadeaux d’entreprise pour vos clients et vos fournisseurs. Pour ce faire, veillez d’une part à bien mettre dans vos clés les données et les informations que vous souhaitez transmettre et d’autre part, à mettre votre logo ou le nom de votre entreprise en évidence sur les clés.
