Planifier votre fête d’entreprise, votre soirée de vacances, votre collecte de fonds ou une importante réunion du conseil d’administration peut être une tâche écrasante. Par où commencer ? Comment vous assurer que l’expérience sera digne d’éloges et sans faille ? Avec des détails sans fin, votre dernière préoccupation devrait être de savoir si votre traiteur est la bonne entreprise.
Conseil n°1 : engagez un traiteur à l’écoute
En raison de tous les détails impliqués dans la planification d’un événement de grande envergure, il est important de choisir un traiteur qui vous aidera à chaque étape du processus. Il faut quelqu’un qui sera à l’écoute de ces détails et qui les exécutera de manière professionnelle. Un traiteur entreprise ne vous dira pas ce que vous voulez lors de votre événement, il prendra soin de demander ce dont vous avez besoin afin de coller à vos besoins. Vous pouvez lire cet article pour en savoir plus sur le traiteur de luxe pour entreprise.
Conseil n°2 : optez pour l’efficacité
Recherchez un traiteur qui donne la priorité à l’efficacité du service tout en respectant les invités et leur ressource la plus précieuse : leur temps. Si vous choisissez un service de type buffet, tous les articles doivent être étiquetés afin que les invités souffrant d’allergies alimentaires ou d’autres restrictions diététiques n’aient pas à se poser de questions. Les buffets devraient toujours être à double face, aussi, afin qu’il n’y ait jamais de longues attentes.
Conseil n°3 : fixez votre nombre d’invités
L’endroit le plus pratique pour commencer avec la restauration est votre nombre d’invités. Même s’il s’agit d’une estimation (avec une marge de manœuvre, bien sûr), cela aidera à mettre en route les étapes de planification, tant pour votre budget que pour la conception du menu. Pour vous aider avec ces détails, demandez un traiteur qui fournit des programmes, des logiciels et une assistance pour gérer les places et les inscriptions.
Conseil n°4 : attendez-vous à un service manuel professionnel
Recherchez un traiteur avec des normes de service élevées. Pendant que le président de l’entreprise remet des prix ou que votre orateur principal fait son discours, pouvez-vous compter sur votre traiteur pour offrir un service discret ? À notre avis, tous les repas devraient être servis et débarrassés par un service manuel. Cela permet d’éviter que de grands plateaux ne tombent ou que des bruits de vaisselle ne viennent perturber votre programme. Les membres du personnel de votre traiteur doivent être bien formés au service manuel et être capables de servir vos invités de manière silencieuse et compétente.
Conseil n°5 : prévoyez une variété de nourriture
Il est évident que lorsque vous organisez une fonction commerciale, vous allez remplir une salle avec un large éventail de besoins et de restrictions alimentaires. Il est important de satisfaire tous les besoins de vos invités tout en offrant de la diversité à un coût raisonnable. Assurez-vous de tenir compte des modes de vie alimentaires lors de la conception de votre menu, en veillant à ce que les personnes végétariennes, végétaliennes ou qui ne mangent pas de gluten, entre autres, aient des options de repas disponibles.
Conseil n°6 : envisagez une dégustation du menu avant votre événement
Si un traiteur n’est pas disposé à vous donner un échantillon de ses offres pour votre grand événement, c’est un drapeau rouge immédiat. Comment pouvez-vous avoir confiance dans la nourriture destinée à votre personnel et à vos clients si vous ne l’avez pas d’abord essayée ? Parce que vous investissez dans l’équipe et faites confiance à son service, il est important que vous vous sentiez à l’aise et que vous sachiez exactement ce que vous allez recevoir et servir à vos invités. Demandez une dégustation du menu avant votre événement afin d’avoir la certitude que les plats seront délicieux.
Conseil n°7 : boissons ou pas
L’alcool est souvent un ajout bienvenu à une soirée d’entreprise, en particulier une collecte de fonds, une fête de vacances ou une réunion annuelle. Toutefois, avant d’aller plus loin, assurez-vous que votre traiteur est autorisé à servir de l’alcool. Ensuite, il est essentiel d’examiner si l’événement est approprié pour offrir des boissons alcoolisées à vos invités. Si vous cherchez à courtiser des clients ou des partenaires commerciaux potentiels, une liste de boissons peut convenir. En revanche, les séminaires de formation sont plus propices pour les boissons non-alcoolisées.
Conseil n°8 : signez toujours un contrat
Selon votre entreprise, vous pouvez accueillir des événements trimestriels ou même mensuels. Rationalisez vos événements d’entreprise et leur planification en trouvant un traiteur en qui vous avez confiance et en signant avec lui un contrat permanent. Si vous vous engagez auprès d’un traiteur pour des événements répétés, il vous fera bénéficier d’économies en échange de votre fidélité, alors profitez de ces avantages. Ce partenariat permettra au traiteur de se familiariser avec vos besoins et vos préférences, ce qui accélérera votre temps de planification à long terme. De plus, le traiteur sera instruit de ce qui a été fait dans le passé avec vos fonctions et s’assurera que chaque événement présente de nouvelles idées et les garde fraîches pour les personnes présentes.
