Utiliser un logiciel de paie pour le traitement des notes de frais de ses salariés est un choix judicieux. Cet outil centralise toutes les demandes relatives à cette opération et permet ainsi de gagner un temps considérable au niveau de leur traitement. Les explications suivantes vous renseignent davantage sur ce concept incontournable pour vitaliser la politique de gestion d’une entreprise et optimiser le traitement de ses dépenses.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des notes de frais ?
Un logiciel de gestion des notes de frais est un outil conçu pour assurer la gestion des notes de frais des salariés d’une entreprise. C’est une alternative à la saisie manuelle de toutes les notes de frais qui incombent l’employeur. Le programme permet une comptabilisation rapide et sans faute des notes de frais de chaque employé. L’enregistrement de chaque note inclut un justificatif comptable et évolue au fur et à mesure des dépenses de chaque collaborateur.
Fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais
Tous les logiciels de gestion des notes de frais ne proposent pas tous les mêmes fonctionnalités. Toutefois, il y a des fonctionnalités communes à chacun d’eux. Entre autres, il y a :
- la saisie simple et rapide des notes de frais grâce à une photo de la facture ;
- l’application des notes de frais disponibles sur un ordinateur ;
- la transmission automatique de toutes les informations à la comptabilité ;
- l’automatisation de la politique des notes de frais ;
- la saisie des notes de frais par les collaborateurs depuis leur espace personnel.
Critères de sélection d’un logiciel de gestion des notes de frais
Étant donné qu’il existe de nombreux logiciels destinés à la gestion des notes de frais des salariés, il y a des critères de choix à privilégier.
Un outil simple et efficace
Pour profiter pleinement des fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais, il vaut mieux opter pour un outil simple, mais efficace. L’objectif est de permettre à chaque employé de saisir directement leurs notes depuis leur espace personnel. Cette politique allège le travail des RH et permet une mise à jour régulière et en temps réel de toutes les notes de frais des salariés. Le montant total de ces derniers vient alors s’ajouter automatiquement au bulletin de paie de chaque collaborateur pour le mois en cours.
Un logiciel modulable
Le caractère modulable d’un logiciel de gestion des notes de frais permet à une entreprise d’utiliser un outil adapté à ses besoins. De cette façon, il est plus facile de l’adapter à son mode de fonctionnement. Pour cela, la présence d’un service de support est recommandée. De cette manière, la gestion des éventuels problèmes se fait rapidement et efficacement.
Les frais remboursables au niveau de l’entreprise
La liste des frais relatifs à l’accompagnement que propose une entreprise pour ses salariés n’est pas exhaustive. Tout dépend de la taille de celle-ci et de la capacité de sa trésorerie. Parmi les frais remboursables, il y a :
- les frais de repas ;
- les frais d’hébergement ;
- les frais kilométriques pour un trajet relativement long ;
- les frais de transport.
Pour chaque note de frais, il est nécessaire de présenter une pièce justificative. Sans cela, la saisie comptable ne pourra pas se faire. Par exemple, pour les frais de repas, il faut un reçu avec au dos les informations relatives au salarié concerné : nom, fonction et nom de l’entreprise. Pour bénéficier de frais d’hébergement, il faut que le salarié soit dans l’incapacité de rejoindre chaque jour son logement. Généralement, cette aide est offerte lorsque le trajet séparant son domicile et son lieu de travail ne peut être effectué en moins de 90 minutes.
