Un colloque est une réunion entre spécialistes pour traiter d’un sujet prédéfini ou pour trouver des solutions à une problématique. Organiser un colloque, quel que soit l’endroit, nécessite une bonne organisation et repose sur un travail en équipe. Pourquoi organiser un colloque de travail à Bruxelles ? Comment procéder ?
Pourquoi Bruxelles ?
Caractérisée par une grande diversité culturelle, Bruxelles est également le point central des activités de l’Union Européenne. Elle n’est qu’à deux heures en voiture de Paris. Bruxelles, la Washington de l’Europe dispose aussi d’une multitude d’espaces spacieux dotés d’équipements professionnels, adaptés aussi bien pour le coworking, les colloques ou le travail de bureau. L’entreprise Welkin&Meraki vous propose un espace de travail haut de gamme à Bruxelles, dans le quartier Européen, à 7 minutes à pied de la gare de Bruxelles.
Le choix du lieu
Le choix du lieu où se tiendra votre colloque dépend en grande partie du nombre de participants qui y sont attendus. Il est recommandé de chercher à optimiser le coût relatif au budget assigné à l’organisation du colloque et à faire des économies. Pour cela, il est préférable de traiter avec le moins de prestataires externes et de négocier pour avoir des réductions si vous commandez plusieurs prestations au même prestataire. Vous pouvez également rechercher des prestataires en événementiel et leur confier tout le boulot.
L’équipe de travail
Ne pouvant pas faire tout le travail seul, il vous faut vous entourer d’une équipe de travail. Choisissez de préférence des personnes avec qui vous avez déjà travaillé et que vous savez capables de vous épauler. Tenez régulièrement avec votre équipe des réunions pour faire le point sur l’évolution des tâches assignées et éviter des oublis.
Lancer la campagne de communication
Selon l’ampleur de votre événement, la campagne de communication peut commencer plusieurs semaines ou plusieurs jours avant le jour J. Elle prend en compte les invitations aux participants et aux prestataires ainsi que tout l’arsenal publicitaire prévu pour l’occasion.
Engager un maître de cérémonie
Le maître de cérémonie se charge d’introduire et d’animer le colloque. C’est aussi lui qui annonce les différents intervenants et organise les débats. Son rôle est primordial pour donner un ton professionnel à votre colloque. Il est donc recommandé d’en choisir un qui a déjà fait des preuves dans le domaine pour éviter les temps morts, les blagues de mauvais goûts et autres erreurs. Organiser un colloque relève d’un grand travail en amont, mais il n’est pas impossible d’arriver à un bon résultat et d’obtenir des retours positifs de la part des participants. Tout dépend de votre sens de l’anticipation et de votre choix d’équipe et de prestataires. Bonne chance à vous.
