Depuis peu, de plus en plus d’entreprises optent pour la mise en œuvre d’une politique achats responsables. Cela est assez évident, car non seulement elle favorise une confiance mutuelle entre acheteurs et fournisseurs, mais aussi contribue à l’amélioration de l’image des entreprises engagées auprès des consommateurs. Envisagez-vous de mettre en œuvre dans votre société une politique achats responsables ? Si oui, voici la démarche à suivre pour y arriver.
Faire avant tout un audit et communiquer avec les parties prenantes
Lorsque vous souhaitez instaurer une politique achats responsables, prendre connaissance des réalités sur le marché et effectuer un bilan des opérations avec les fournisseurs est primordial. De ce fait, la réalisation d’un audit préalable sur les relations avec les fournisseurs est la première chose à faire.
En analysant votre situation vis-à-vis de ceux-ci, vous évaluerez l’équité financière existante. De cette manière, vous saurez comment optimiser votre politique contractuelle afin d’éviter d’éventuels litiges contractuels à l’avenir. Dès lors, certaines actions sont à mener nécessairement.
En effet, il est essentiel pour l’entreprise de mettre un point d’honneur sur le respect des échéances pour les paiements. Elle doit s’assurer du fait que son fournisseur impose ou non ses conditions générales d’achat. Aussi, une analyse des clauses du contrat qui pourraient éventuellement être des facteurs d’un déséquilibre contractuel entre l’entreprise et ses fournisseurs doit être effectuée.
Par ailleurs, une collaboration harmonieuse entre les parties est très importante. Pour cause, cela permettra non seulement une identification des risques de dépendance réciproque et leur gestion, mais aussi une anticipation des différentes situations qui pourraient être préjudiciables pour les relations.
Il faudra donc définir, après l’audit, l’ensemble des objectifs à atteindre et les différentes actions pour y parvenir. Aussi, est-il nécessaire de présenter aux fournisseurs la nouvelle politique achats. Toujours est-il que l’objectif est d’établir des relations aussi bien durables, mais aussi équilibrées avec ses fournisseurs.
L’évaluation d’autres fournisseurs en cas d’appels d’offres peut également être envisagée si vos fournisseurs n’adhèrent pas à votre politique. En outre, un déploiement en interne est nécessaire. Le but étant non seulement de sensibiliser les collaborateurs de l’entreprise, mais aussi de les former dans ce sens.
Formaliser la politique achats
Pour l’effectivité de la politique achats, il est indispensable pour l’entreprise de la formaliser juridiquement. Cela peut nécessiter de devoir modifier quelque peu les contrats d’affaires. Autrement, l’intégration de nouvelles clauses peut être effectuée.
Dès lors, l’idéal pour ce faire est d’inclure par exemple une clause d’éthique et de RSE dans les contrats. Les fournisseurs seront ainsi contraints de respecter les normes RSE définies au risque d’encourir des sanctions adaptées préalablement prévues dans le contrat.
Toutefois, il est très important de faire une répartition de manière équitable des responsabilités entre les différentes parties. En effet, cela permettra d’anticiper d’éventuels litiges, mais aussi de garantir un intérêt général. Une clause de médiation à insérer dans les contrats est généralement recommandée à cette fin.
Celle-ci rendra possible un éventuel recours à un ou plusieurs médiateurs en cas d’un litige concernant l’exécution du contrat, en prélude à tout contentieux devant les tribunaux le cas échéant.
