Si vous souhaitez créer une entreprise, vous devez passer par la complétion des formalités en matière de domiciliation. C’est dans cette optique que les services d’une société de domiciliation peuvent s’avérer très utiles. Il s’agit d’une structure qui propose diverses prestations pour permettre à une entreprise de prospérer et de disposer d’une adresse administrative en toute rapidité et à moindre coût. Découvrez dans cet article les obligations d’une société de domiciliation.
Qu’est-ce qu’une société de domiciliation ?
Une société de domiciliation est une entité experte en domiciliation juridique des entreprises. Elle permet aux PME, aux entrepreneurs individuels et aux grandes sociétés de disposer d’une adresse de domiciliation pour pouvoir établir leur siège social. Pour être plus clair, c’est elle qui se charge de donner une adresse administrative, commerciale et postale à une entreprise. D’autre part, cette structure peut également proposer d’autres services comme le transfert d’appels, la réexpédition du courrier ou encore la location de bureau. Certaines d’entre elles offrent même des prestations à destination des associations ou des particuliers. Ainsi, pour bénéficier de ces différents services, l’entreprise domiciliée doit signer un contrat spécifique avec la société de domiciliation.
Les obligations et les conditions exigées à une société de domiciliation
Il convient de noter qu’une société de domiciliation doit respecter certaines conditions pour pouvoir offrir ses services de domiciliation, à savoir :
L’agrément préfectoral
L’entreprise doit être titulaire d’un agrément qui a été fourni par le préfet, dont relève son siège social. Celui-ci est nécessaire pour lui permettre d’exercer son activité. Il convient de noter que le numéro d’agrément doit être mentionné dans le contrat de domiciliation pour que le domicilié puisse obtenir une attestation de domiciliation auprès du Répertoire des Métiers (RM) ou du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Les conditions d’honorabilités
Cela implique que le dirigeant de la société de domiciliation n’a pas fait l’objet d’une condamnation pour plusieurs crimes (blanchiment, corruption, fraude fiscale, escroquerie, viol, trafic de stupéfiants, etc.), d’une condamnation pénale, d’une faillite personnelle, d’une interdiction d’exercer une activité commerciale ou d’un retrait d’agrément préfectoral (pendant les 5 dernières années).
Le contrat de domiciliation
Le domiciliataire ainsi que le domicilié sont liés à un contrat de domiciliation. Ce dernier a une durée de 3 mois et se renouvelle automatiquement jusqu’à ce que l’une des deux parties décide de s’y opposer. Il contient leurs obligations ainsi que leurs informations respectives.
Les autres obligations
Tout d’abord, la société de domiciliation doit posséder un dossier qui regroupe les informations relatives à chaque client. Celui-ci doit comporter :
- les coordonnées de la société domiciliée et des représentants légaux ;
- les lieux d’activité de l’entreprise ;
- l’adresse où sont conservés les documents comptables.
Ensuite, le domiciliataire est tenu de fournir un local décent à son client. Cela permettra à ce dernier d’organiser des réunions légales comme une assemblée générale ou un conseil d’administration. Ensuite, il doit également renseigner le greffier du tribunal en cas de changement des situations de ses clients (expiration, cession ou résiliation du contrat).
Si, par ailleurs, le domicilié ne récupère pas ses courriers depuis plus de 3 mois, la société de domiciliation doit en informer la chambre des métiers. Enfin, elle doit transmettre aux organismes de recouvrement de la sécurité sociale et au centre d’impôt la liste des personnes domiciliées (chaque trimestre) et la liste de celles qui ont mis fin à leur contrat.
Quelles sont les prestations proposées par la société de domiciliation ?
Parmi les services offerts par la société de domiciliation, il y a :
L’accès à des salles de réunion
Les sociétés de domiciliation mettent à votre disposition des bureaux ou des locaux dans la ville ou dans le quartier dans lequel vous êtes domicilié. De plus, vous aurez le choix entre diverses salles de réunion que vous pourrez louer à la journée ou au mois.
La mise à disposition d’adresses de prestige
En recourant aux services d’une entreprise de domiciliation, vous pourrez profiter d’une adresse de prestige à prix attractif. Cela contribuera à valoriser votre marque et à accroître votre notoriété auprès de vos collaborateurs et de votre clientèle.
L’hébergement téléphonique
Avec une société de domiciliation, vous pouvez également bénéficier d’un service d’hébergement téléphonique. Pour cela, une ligne téléphonique doit être installée dans vos locaux. Ce genre de prestation aide ainsi à faciliter votre quotidien professionnel.
La réception et le renvoi des courriers
À part le fait de vous proposer une adresse administrative, le domiciliataire peut aussi réceptionner vos courriers et les renvoyer à votre siège. De cette manière, vous pourrez traiter vos dossiers au jour le jour sans risque de les accumuler.
Les raisons de faire appel à une société de domiciliation
Faire appel à une société de domiciliation vous procure de nombreux avantages tels que :
- une grande flexibilité : si vous optez pour une domiciliation par le biais d’une société de domiciliation, sachez que cela n’implique pas d’acquérir un bien immobilier ou de conclure un contrat de bail ;
- un avantage économique : si vous avez un budget limité pour créer votre entreprise, recourir aux services d’une société de domiciliation constitue un excellent choix pour obtenir un local correspondant à vos besoins et aux normes en vigueur ;
- une adresse privilégiée : cette structure met à votre disposition un siège social prestigieux et à un prix abordable.
Le prix des prestations d’une société de domiciliation
En général, le coût des services des sociétés de domiciliation varie en fonction du lieu où est fixée l’adresse. Pour une simple domiciliation, prévoyez entre 10 et 70 euros hors-taxes par mois. Pour les services additionnels, comptez en moyenne 15 euros pour la réexpédition du courrier. En revanche, la permanence téléphonique vous coûtera entre 50 et 100 euros par mois.
