Le lieu d’un événement d’entreprise est loin d’être anodin. Le choix de l’endroit idéal pour un séminaire va surtout dépendre du style et du cadre que l’on souhaite donner à l’événement professionnel. C’est également une façon de démontrer aux participants le désir de les satisfaire et de les combler. Si vous envisagez d’organiser un séminaire d’entreprise bientôt, un hôtel restera une option intéressante surtout si vous organisez ce séminaire à Lyon et sa région car cette zone regorge d’hôtels intéressants pour organiser un séminaire. Ce lieu d’exception mettra à la disposition de votre entreprise un espace adapté pour ce type d’événement. Découvrez tous les avantages et les inconvénients d’un hotel seminaire.
Comment organiser un hotel seminaire ?
Organiser un séminaire d’entreprise est loin d’être une mince affaire. C’est un véritable défi à relever sans une bonne préparation et planification de l’événement. La première étape consiste à bien choisir l’hôtel idéal pour cet événement grandiose.
Il s’agit ici d’un choix stratégique sur lequel repose la réussite de votre événement professionnel. De nombreux hôtels de choix peuvent proposer un cadre d’exception dans votre région. Les points importants à vérifier pour faire un bon choix :
- la qualité des chambres ;
- la mise à disposition de salles de réunion équipées, avec matériels techniques et audiovisuels ;
- les offres de restauration proposées sur place, pour les pauses cafés, les déjeuners ou autres ;
- la localisation de l’hôtel ainsi que son accessibilité, avec présence de parkings et d’activités.
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Les avantages d’organiser un séminaire dans un hôtel
L’organisation d’un hotel seminaire procure d’énormes avantages pour une entreprise :
1-Profiter d’un endroit spacieux et accueillant
Pour un séminaire, une conférence ou une réunion, l’idée est de changer du cadre trop formel de l’entreprise. Un hôtel offre alors un espace plus décontracté, favorisant les échanges entre les participants et assurant l’atteinte de divers objectifs de l’entreprise.
En plus de bénéficier d’instants de détente, les professionnels ont une opportunité de travailler en groupe dans une ambiance chaleureuse et conviviale.
Pour cela, des salles de réunion spacieuses sont mises à disposition par les hôtels pour prendre en charge l’intégralité de vos invités. La configuration peut être choisie en fonction de vos besoins, avec une disponibilité 7j/7 et 24h/24.
2-Bénéficier d’une salle de séminaire équipée
Il est possible de demander en avance à l’hôtel l’installation de tous les équipements requis pour le bon déroulement de votre réunion :
- un vidéoprojecteur ;
- une connexion internet à haut débit ;
- des prises d’alimentation ;
- des sièges et des tables ergonomiques pour le confort des participants.
Certains établissements hôteliers proposent différents types de salles. Le choix du style et du design dépend de chaque entreprise : salle de réunion, salle d’exposition, salle de conférence ou encore salle de formation.
3-Une restauration de qualité
Eh oui, les hôtels proposent des services de restauration de qualité pour les entreprises leur louant des salles de conférence. Cela vous évite de faire appel à un traiteur externe. Le choix d’un tel endroit procure alors un gain de temps précieux dans le cadre de l’organisation.
Il suffit de faire une réservation pour commander un diner, un déjeuner, un cocktail dinatoire, un goûter, etc. Le chef du restaurant sera à l’écoute de vos besoins pour chaque plat préparé.
4-Un hébergement sur place pour les collaborateurs
Certains séminaires se déroulent en plusieurs jours. L’hébergement peut devenir un enjeu majeur pour les participants. C’est tout là l’avantage d’organiser votre événement dans un hôtel. C’est l’assurance de profiter d’un hébergement sur place pour tous les collaborateurs.
Un grand hôtel sera en mesure d’accueillir plus d’une centaine de participants pour un événement professionnel de ce genre. Les participants n’auront plus à s’inquiéter concernant le transport avec un hébergement sur place.
5-Profiter d’autres services de l’hôtel
L’hôtel propose en général d’autres services et activités :
- des espaces de détente ;
- des piscines ;
- des spas ;
- des lounges ;
- des salles de sport ;
- des jardins privatifs, etc.
Après une longue journée de travail, vos invités seront contents de se détendre et profiter de leur séjour.
Les inconvénients d’un séminaire dans un hôtel
Organiser un séminaire dans un hôtel peut avoir certains inconvénients.
Un budget important
Louer une salle de séminaire dans un hôtel requiert un budget conséquent, que toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre. L’organisation d’un tel événement doit alors se faire dans un cadre exceptionnel et non régulièrement, surtout pour les petites entreprises.
Le budget doit être choisi en fonction du nombre d’invités et de la durée du séminaire d’entreprise.
Un cadre trop décontracté
Si le cadre trop décontracté peut être un avantage indéniable, cela peut aussi bien être un inconvénient pour certains collaborateurs. A force de trop se détendre, ils pourraient oublier les objectifs du séminaire.
Pour y remédier, il est tout à fait de mise de rappeler les objectifs à atteindre à chaque séance pour que les participants restent concentrés. Quelques restrictions peuvent être imposées durant le séminaire pour les événements professionnels importants selon les cas.
Un déplacement obligatoire
Pour participer à la réunion, les participants doivent mettre de côté leurs habitudes quotidiennes et changer de routine le temps de quelques jours. Cela peut être simple pour certains plus que d’autres.
Changer de routine peut désorienter certains. Cependant, c’est justement le but d’un séminaire en dehors de l’entreprise.
Quel budget prévoir pour organiser un séminaire dans un hôtel ?
Le budget à prévoir pour organiser un séminaire dans un hôtel peut grandement varier d’une entreprise à une autre. Avant d’organiser ce type d’événement, l’organisateur doit consulter le service financier concernant le budget disponible.
Les préparatifs de l’événement doivent se faire dans le respect de ce budget défini en amont. Le budget doit couvrir l’intégralité du séminaire, allant de la location de l’hôtel jusqu’au service de restauration proposé.
Avant de réserver une salle de séminaire, prenez le temps de faire une visite des lieux. Rien de mieux qu’une visite pour déterminer si le lieu convient ou non.
