Les collaborateurs ont parfois besoin de se retrouver au cours de réunions ou conférences pour définir les orientations de l’entreprise. Ces séances de travail se déroulent dans des salles spécialement conçues à cet effet. Elles peuvent se trouver dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur. Dans ce dernier cas, les salles de réunion se louent généralement pour une certaine durée. Elles sont aménagées afin que les participants aient tout le nécessaire à disposition. Quels sont les équipements incontournables qui doivent s’y trouver ?
L’agencement de la salle
Avant de vous lancer dans la location d’une salle de réunion en Savoie, il est indispensable de connaitre la capacité de l’espace. En effet, ces pièces dédiées aux réunions et conférences sont construites pour accueillir un certain nombre de personnes. Leur capacité est généralement comprise entre une vingtaine et plusieurs centaines de participants. Tout dépend aussi de la taille des entreprises qui souhaitent louer la salle. Pour en tirer le meilleur parti, prévoyez :
- une partie de la salle à consacrer à l’auditoire ;
- une autre partie qu’occupera l’orateur.
Dans la plupart des salles de réunion disponibles en location, l’estrade bénéficie d’une hauteur plus conséquente par rapport au reste de l’espace. L’orateur peut ainsi avoir une meilleure vue sur les participants. Assurez-vous aussi que le dispositif pour éclairer la pièce soit optimal. Les intervenants lors de la réunion doivent être visibles de loin, surtout si la salle est grande. C’est le meilleur moyen d’attirer l’attention des participants. Toutefois, l’éclairage ne doit pas être excessif. Quant au mobilier, le pupitre est un incontournable, surtout s’il s’agit d’une conférence. Une table et des sièges doivent être prévus, si d’autres personnes doivent intervenir au cours de la séance. Un mobilier de salon peut aussi donner un cachet plus convivial à la réunion. Les sièges pliables quant à eux sont incontournables dans le cas d’une conférence avec de nombreux participants. Certains modèles permettent de prendre plus aisément des notes.
Les équipements nécessaires
Pour que la réunion se déroule au mieux, la salle louée doit comporter un vidéoprojecteur. L’idéal serait qu’il soit fixé sur une base au sol ou suspendu au plafond. Les participants pourront ainsi appuyer leurs propos au cours de la séance de travail avec des graphiques ou statistiques via un PowerPoint. En fonction du montant de location de la salle, les équipements fournis peuvent être de différents standings. En ce qui concerne la sonorisation, rien ne doit être laissé au hasard. La taille de la salle et le nombre de participants détermineront les équipements à installer. Ils peuvent être destinés aux présentateurs pour mieux se faire entendre par les auditeurs. Vous pourriez prévoir un micro à faire passer dans le public, pour qu’il pose des questions au besoin.
Les services complémentaires
Très souvent, la location d’une salle de réunion ou de conférence vous donne droit à divers services inclus comme :
- le mobilier ;
- la sonorisation ;
- la connexion Internet haut débit ;
- le vidéoprojecteur ;
- etc.
Néanmoins, prenez toujours la peine de vous en assurer au moment où vous louez la salle. C’est le meilleur moyen de ne pas être désagréablement surpris le jour de la réunion. Certains prestataires offrent ces services en supplément, ou selon les besoins des compagnies. Vous pourriez par exemple vous voir proposer une prestation de restauration, selon la durée de la réunion. Les gérants de la salle vous informeront également des détails des différents suppléments que vous choisirez. Dans certaines salles de conférence à louer, vous pourriez même bénéficier d’un service de rafraichissements. Il est composé de cocktails qui seront servis aux différents participants du séminaire. Cependant, ce n’est pas une offre systématiquement incluse dans la location de l’espace. Vous devrez donc prendre le temps d’en discuter en amont avec le loueur. Cela vous permettra de savoir les dispositions à prendre pour jouir d’un service complet. En définitive, louer une salle de réunion doit permettre aux professionnels de se défaire de certaines contraintes. L’espace comportera donc toutes les commodités nécessaires, pour favoriser le bon déroulement de la séance de travail. Elles concernent surtout le mobilier et les équipements indispensables pour les participants. Quelques prestataires pourraient vous mettre à disposition, seulement une partie de l’équipement requis. Discutez-en lors des négociations pour avoir toutes les informations utiles.
