Parlons des réunions. Et tant que nous y sommes, parlons de la lassitude des réunions. Près de deux tiers des professionnels perdent du temps chaque semaine en raison de réunions inutiles ou annulées,
Mais essayez de gérer une entreprise sans aucune réunion, et vous aurez bientôt une nouvelle appréciation pour ces rassemblements autour de la table de la salle de conférence. Parfois, il n’y a pas de meilleur moyen de communiquer que de réunir tout le monde dans une pièce, ou au moins lors d’une conférence téléphonique ou d’une réunion Zoom.
L’astuce consiste à ne convoquer des réunions que lorsque cela est nécessaire et à les gérer efficacement. De cette façon, tout le monde sera toujours en mesure de faire son travail. Voici quelques idées pour savoir quand, où et comment organiser des réunions pour obtenir les meilleurs résultats.
Donner du temps aux gens pour travailler.
Grâce à des livres comme Deep Work de Cal Newport, de nombreux professionnels font un effort concerté pour se réserver du temps pour se plonger dans les projets qui comptent. Mais il est difficile d’y parvenir si les interruptions sont si nombreuses dans la journée de travail de chacun que personne ne peut se concentrer.
Sélectionnez un moment chaque semaine (ou idéalement chaque jour) où les gens peuvent se recroqueviller et faire ce pour quoi vous les payez, sans interruption. Par exemple, si vous dirigez une entreprise de services professionnels, vous pourriez décider qu’il n’y aura pas de réunions d’entreprise ou de clients les mardis et jeudis matin, afin que tout le monde puisse se concentrer sur le travail de projet.
Les membres de l’équipe seront plus susceptibles d’apporter leur meilleur jeu aux réunions si vous leur avez permis de mener à bien leurs autres projets. Sinon, vous risquez de les retrouver subrepticement en train de faire du multitâche sur leur ordinateur pendant vos pow-wow d’équipe.
Créer un rituel quotidien rapide.
Séparer sept à dix minutes par jour pour que votre équipe de direction se réunisse peut vous éviter des heures d’email ou de chat numérique chaque jour et prévenir les erreurs de communication. Idéalement, organisez cette réunion le matin, avant que tout le monde ne soit occupé par l’agitation quotidienne. Parmi les professionnels interrogés 70 % préfèrent organiser des réunions entre 8 heures et midi.
Mieux encore, demandez à tout le monde de se lever, afin que la réunion ne s’éternise pas. Une étude récente a révélé que 35 % des travailleurs affirment que la plupart des réunions durent trop longtemps. Organiser des réunions debout est un bon moyen de décourager les gens de s’éterniser.
Réserver les réunions stratégiques pour une par mois, par trimestre ou par an.
Il est difficile d’aborder la planification mensuelle, trimestrielle ou annuelle lors de réunions de routine. Réservez des moments spécifiques où vous vous réunirez pendant une heure ou deux – ou plus si nécessaire – pour faire de la planification stratégique à long terme avec votre équipe de direction. Dans le rapport sur l’état des réunions de Doodle, deux tiers des professionnels ont estimé que les réunions en face à face sont importantes pour prendre de bonnes décisions stratégiques.
Veillez à fixer des objectifs pour la réunion à l’avance afin que les membres de l’équipe viennent préparés. N’attendez pas la prochaine réunion pour annoncer que vous voulez vous concentrer sur l’expansion à Paris lors de votre prochaine discussion. Faites-le savoir à votre équipe à l’avance, afin qu’elle puisse faire des devoirs liés à son secteur d’activité, qu’il s’agisse de mettre en place l’infrastructure technologique du nouveau bureau ou d’identifier la meilleure façon de faire du marketing à Paris.
