Les réunions, les meetings et les séminaires sont incontournables dans la vie d’une entreprise. Les dirigeants doivent, à un moment ou à un autre, se lancer dans la location de salles pour ces divers événements professionnels. Au moment de chercher le lieu idéal, n’oubliez pas qu’il doit être avant tout confortable et bien structuré !
Définir l’objectif de votre séminaire
La première question à se poser lors du choix de sa salle de séminaire est la suivante : Quel type de séminaire allez-vous organiser ? Un séminaire de motivation, une journée de lancement de produit, une réunion de management, un team building ? Elle guidera votre choix du lieu.
Pour un team building par exemple, vous recherchez une salle avec un coin de verdure à proximité, où vous pourrez organiser des activités sportives, culturelles ou créatives. Cela vous permettra de renforcer l’esprit d’équipe et la communication interne.
Pour une session de formation, vous aurez besoin d’une salle totalement équipée, avec vidéoprojecteur, écran, internet, des tableaux à feuilles.
Savoir gérer les espaces de travail
Lorsque vous allez effectuer une location de salle de séminaire sur Lyon, pour vos réunions de travail, vos team-building, ou vos journées de présentation de produits, il faut penser aux configurations possibles des lieux. L’aménagement sur demande dépendra de plusieurs critères :
- La surface disponible;
- Le nombre de participants ;
- Le mobilier annexe désiré ;
- Le type de réunion à organiser.
Il faut que les salles de réunion soient suffisamment grandes et spacieuses pour permettre aux participants de circuler.
Un autre point important dans la recherche de salles de séminaire, c’est la possibilité de créer un espace personnel. Il faut donc prévoir 60 cm par personne assise. Mais si ces personnes sont en situation de travail, il faut prévoir 70 cm à peu près.
Pour le confort de tous, votre salle seminaire lyon doit être équipée d’une climatisation en été et d’un chauffage en hiver.
Des mobiliers adaptés pour le confort de tous
Louer une salle de réunion requiert une attention spéciale pour le mobilier. Pour un séminaire d’entreprise, un brainstorming, une mind map, une réunion d’échange… Les participants doivent être bien installés. Pour une demi-journée de travail, une qualité standard sera amplement suffisante. Pour une journée d’étude ou un weekend entier, des chaises avec garnissages sont nettement plus confortables.
En ce qui concerne la table, le choix doit se faire selon vos besoins et l’espace disponible. Qu’elle soit ronde, ovale, carrée, modulaire, en bois ou en verre…. Il faut penser aux dimensions, au standing ainsi qu’à la connectivité.
Les accessoires et équipement nécessaires
Certes, il est important de choisir un lieu idéalement situé et pouvant accueillir l’ensemble de vos collaborateurs. Mais il ne faut pas oublier que ces salles doivent être bien équipées pour dynamiser vos réunions : paper-board, tableau blanc, projecteur, sonorisation, écran de projection, micros, accès wifi haut-débit…
Et pour les pauses conviviales, mettez à disposition de tous des boissons chaudes, des viennoiseries, des jus de fruit. Il ne faut pas hésiter à faire appel à un traiteur pour les petits déjeuners ou les déjeuners !
Cadre et décoration de la salle de séminaire
Vos invités et vos salariés se sentiront à l’aise dans une salle où l’ambiance est chaleureuse et conviviale. Cela permettra à tout un chacun de travailler dans des conditions idéales et poussera vos invités à dialoguer et à partager leur expérience.
Pour aller plus loin, vous pouvez sélectionner des salles de travail insolites : un château, un théâtre, une péniche, un loft ou un atelier. Ce seront des lieux qui sortent de l’ordinaire et qui peuvent permettre aux participants de mieux s’inspirer, hors de leur espace de travail habituel. Le dépaysement étant propice à la concentration et à la productivité.
