Si vous vous retrouvez à organiser une réunion importante dans vos locaux professionnels, vous voulez bien sûr vous assurer que votre salle de réunion est accueillante. Vous ne voudriez pas accueillir vos invités dans une salle de conférence mal aimée car cela ne donne certainement pas le bon ton.
Vous voulez que vos invités se sentent bienvenus et à l’aise dans votre entreprise, c’est pourquoi la configuration de la salle de réunion est si importante. Bien que vous ne puissiez pas conclure une affaire dès le début, vous pouvez certainement en manquer une. Pour vous assurer que c’est vous, et non un lieu méprisé, qui parlez, nous avons compilé notre liste d’essentiels pour les salles de réunion.
Boisson
Si vous vous attendez à ce que votre réunion dure plusieurs heures, se transformant potentiellement en un événement de toute une journée, mettre de la boisson à disposition est un must. Les pichets d’eau glacée ne coûtent rien tandis que les bouteilles d’eau (une à chaque place) sont également une touche agréable.
Pour vos réunions les plus importantes, pensez à ajouter de la variété à votre menu de boissons en incluant des jus de fruits tels que des assortiments d’orange, de pomme et d’ananas, ainsi que des thés et des cafés. En faisant ce petit effort supplémentaire, vous gagnerez à coup sûr des points bonus auprès de votre ou vos invités.
Collations
Tout comme les boissons seront appréciées, les collations le seront également. Les visiteurs ne seront peut-être pas aussi prompts à se servir d’un biscuit ou d’une pâtisserie, aussi veillez à les proposer au début de la réunion. Veillez à ne proposer que des collations adaptées, comme des pâtisseries, des biscuits et des fruits, par opposition aux barres chocolatées.
Une bonne répartition doit laisser suffisamment de restes, mais pas trop pour que toute la table ressemble à un buffet. Avec vos collations, offrez des serviettes à vos visiteurs pour qu’ils puissent essuyer les doigts gras qu’ils préfèrent ne pas utiliser sur les ordinateurs portables ou les tablettes.
Décoration
Le décor de la salle peut avoir un effet énorme sur la réunion elle-même, alors assurez-vous que tous les ornements et autres décorations sont en accord avec le ton que vous cherchez à donner. Par exemple, les fleurs sont connues pour avoir un effet apaisant, donc les placer dans un vase au milieu de la table ou sur le rebord de la fenêtre peut justement apporter la touche accueillante que vous recherchez.
Papeterie
Avez-vous déjà voyagé quelque part et souhaité avoir apporté un stylo avec vous ? Nous sommes tous passés par là car cela nous arrive à tous, alors imaginez la frustration si vous arrivez à une réunion en ayant oublié votre stylo à la maison ? Un pot de stylos est une touche simple qui peut aller loin car elle montre que vous et votre entreprise êtes préparés.
Avoir un stylo à portée de main est toujours une bonne idée car on ne sait jamais quand on peut vouloir simplement écrire quelque chose. À une époque où nous transportons des smartphones, des ordinateurs portables et des tablettes partout avec nous, le stylo a toujours sa place probablement parce que vous n’avez pas à attendre qu’il se charge avant de l’utiliser.
Avec ces points simples, votre entreprise pourra se vanter d’avoir la salle de réunion la plus invitante de votre secteur, accueillant ainsi vos clients potentiels dans votre entreprise et faisant démarrer la réunion du bon pied.
