L’Urssaf collecte et redistribue les cotisations sociales via les autres branches de la Sécurité Sociale (CPAM, CAF…). Les Urssaf collectent environ 500 milliards d’euros par an via le système déclaratif (chaque cotisant paie tous les mois ses cotisations) et régularisent environ 1 milliard d’euros par an en moyenne dans le cadre des contrôles. L’Urssaf est donc le « gendarme » de la Sécurité Sociale. Le contrôle peut subvenir à tout moment de la vie de la structure cotisante (entreprise, association, collectivité…). La prescription est de 3 ans (sauf cas de travail dissimulé : 5 ans), ainsi si un inspecteur se présente en 2022 pour contrôler vos documents, il analysera uniquement les années 2019, 2020 et 2021.
Comment travaille l’inspecteur Urssaf ?
Dans le cadre du contrôle, l’objectif de l’inspecteur est de rétablir la situation telle qu’elle aurait dû être par rapport à la législation en vigueur. Ainsi, si des erreurs ont été commises, l’inspecteur calculera une régularisation. Dans 85 % des cas, cette dernière est en faveur de l’Urssaf. Il s’agit d’une sous-cotisation de la part du cotisant (ex : mauvais calcul d’un avantage en nature, requalification de frais professionnels, non-justification des salariés non affiliés à la mutuelle…). Toutefois, dans 15 % des cas, la régularisation occasionne un remboursement de la part de l’Urssaf (ex : non bénéfice d’une exonération de charges…). A l’occasion du contrôle, l’inspecteur vous envoie un premier courrier recommandé, appelé « avis de passage ». Ce courrier indique notamment la date où se présentera l’inspecteur et énumère une première liste de documents à préparer. Ces documents sont de 3 natures différentes :
- documents juridiques (k-bis, procès-verbaux d’assemblées, accords d’entreprise…) ;
- documents liés à la paie (livres de paie, bulletins de paie, contrats de travail…) ;
- documents comptables (grands livres, bilans, factures…).
L’inspecteur analyse alors les documents préparés et échange avec le cotisant pendant une période plus ou moins longue (une demi-journée à une journée en moyenne pour un cotisant de moins de 10 salariés jusqu’à plusieurs mois pour une très grande entreprise).
Suite d’un contrôle Urssaf
A l’issue des investigations, l’inspecteur indique au cotisant lors d’une réunion de fin de contrôle, les éléments qu’il a pu identifier. Il s’agit :
- de redressement ;
- de remboursement de cotisations ;
- et/ou d’observations pour l’avenir (régularisation non chiffrée, mais qui devra faire l’objet d’une correction en vue du prochain contrôle).
L’inspecteur envoie alors une nouvelle lettre recommandée : « la lettre d’observations ». Ce document reprend le détail des éléments évoqués lors de la réunion de fin de contrôle et est le point de départ des voies de recours. En effet, le montant à payer dans la lettre d’observations n’est pas définitif. Vous avez un premier délai de 30 jours (qui peut être porté à 60 jours sur simple demande) pour répondre à l’inspecteur qui a effectué le contrôle. Suite à ce premier échange, l’inspecteur répond en acceptant vos arguments ou en maintenant ces redressements. Antoine Devresse, ancien inspecteur du recouvrement à l’Urssaf, peut vous aider à vérifier les chiffrages qui ont mené à des redressements et le contenu de la lettre d’observations. Ainsi, il peut rédiger des réponses argumentées aux observations effectuées par l’inspecteur lors de son contrôle. L’étape suivante sera l’envoi de « la mise en demeure » en recommandé. Ce document reprendra les montants redressés et éventuellement minorés, le cas échéant, suite à l’échange avec l’inspecteur.
La mise en demeure sera alors à régler dans les 30 jours, mais une saisine de la Commission de Recours Amiable de l’Urssaf est alors possible sous un délai de deux mois. Enfin, si la Commission de Recours Amiable ne fait pas droit à votre demande, il est encore possible de saisir le Tribunal Judiciaire Pôle Social puis la Cour d’Appel et enfin la Cour de Cassation.
