L’organisation et le rangement des papiers administratifs ou d’autres documents numériques de valeur sont des questions délicates. À l’ère du numérique, une bonne partie du problème est résolu à partir de solution de stockage électronique. Seulement, l’archivage numérique devra s’effectuer en toute précaution pour éviter les risques de dégradation ou de perte. La solution : investissez sur des dispositifs sûrs et sécurisés tel que Sharepoint, pour la conservation de vos documents ou professionnels.
Pourquoi la conservation est-elle indispensable ?
Imposée par la loi, assurant le suivi du fonctionnement d’une société, protection d’informations sensibles, etc. Ce sont autant de raisons rendant indispensable la conservation de document numérique ou physique. Pour mieux comprendre l’enjeu d’un archivage de document électronique privé ou public suivant la norme, voici quelques points importants à savoir.
Une obligation légale
Dans le cadre juridique ou dans d’autres domaines, une entreprise ou un organisme public doit archiver électroniquement ou physiquement leurs documents. La durée de conservation dépend de la nature du document, de sa force probante ou de sa valeur juridique. L’archivage des documents permet par exemple de se prévaloir d’un droit eu égard à la valeur probante ou l’authentification des papiers. Être en mesure de manifester un dossier au cours d’une procédure vous servira pour justifier l’authenticité et la traçabilité d’une situation.
Une mesure de sécurité
La sécurité de vos documents papier ou numérisée doit demeurer l’une de vos premières préoccupations. Les documents électroniques doivent de ce fait, soit être stockés dans un coffre-fort virtuel, soit conservés dans des modèles physiques. En plus de garantir la continuité de l’activité en entreprise, ces solutions évitent les pertes liées à des intrusions ou sinistres.
Une valeur historique, technologique et financière
L’archivage par voie électronique ou non s’intègre dans un contexte historique, surtout s’il s’agit de documents à valeur publique. Dans le cadre technologique, une meilleure conservation permet d’assurer la pérennité et l’intégrité des informations. Les documents peuvent perdre leur valeur légale suite à une mauvaise conservation avec des logiciels obsolètes par exemple. Un archivage suivant les normes constitue donc la solution idéale pour une meilleure optimisation des coûts.
Quels sont les coffres forts adaptés à des documents physiques ?
Les moyens de stockages adaptés à des dossiers physiques pour les professionnels sont essentiellement les coffres forts. Ils se déclinent en différents modèles, voici quelques articles disponibles sur Frankel qui pourraient correspondre à vos besoins :
- Un coffre-fort à poser : Le dispositif classique permettant de stocker des documents ou des objets valeureux. Sécurisé à différents niveaux, ce modèle résistant assure une protection optimale pour vos documents.
- Un coffre-fort encastrable : Il peut contenir des documents diverses : factures, certificats, actes contenant des signatures authentiques ou des originaux des titres de propriété.
- Un coffre-fort loué à la banque : Soigneusement conservés dans le local de la banque, vous pouvez accéder aux documents régulièrement. Sa modalité d’accès est à discuter auprès de l’entité de votre choix, et elle sera ensuite consignée dans un contrat.
Toutefois, avant d’acheter un coffre-fort, attardez-vous sur son niveau de sécurité. Sans cela, il ne pourra assurer parfaitement son rôle d’archivage sécurisé. Les modèles de qualité disponibles sur le marché sont en effet conformes aux normes NF.
Quelle solution choisir pour les documents numériques ?
Actuellement, le système d’archivage électronique SAE constitue le moyen sûr et adapté à la dématérialisation des documents. Appelé coffre-fort virtuel ou coffre-fort numérique ou électronique, Internet peut garder vos documents numériques dans un lieu sûr. Après la numérisation de vos papiers administratifs et bancaires, ils gardent la même valeur et seront classés par ordre. Le transfert des documents sous formes électroniques s’effectue par simple échange de courriers ou de métadonnées. Il est possible de les enregistrer en format PDF ou en d’autres fichiers. Pour la consultation ou la restitution des fichiers archivés, il suffit de communiquer l’action à effectuer au service concerné.
