L’externalisation de l’astreinte téléphonique est une solution qui séduit de plus en plus d’entreprises. En effet, elle permet de bénéficier d’une plus grande souplesse dans la gestion des appels et des demandes des clients, tout en optimisant le temps de travail des collaborateurs internes.
Les atouts de l’externalisation de l’astreinte téléphonique
Une meilleure répartition des ressources humaines
En choisissant l’externalisation de l’astreinte téléphonique pour votre entreprise, vous libérez vos collaborateurs des tâches fastidieuses et chronophages, leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier. Ainsi, il n’est plus nécessaire d’affecter un salarié à la gestion des appels urgents ou aux demandes ponctuelles : le prestataire s’en charge pour vous.
Plus de flexibilité pour votre entreprise
L’un des principaux avantages de cette externalisation est la souplesse qu’elle procure. En effet, les entreprises étant soumises à des imprévus et à des variations du volume d’appels, le fait de confier ces tâches à un prestataire externe permet de mieux répondre à ces fluctuations. De plus, cela garantit une prise en charge rapide et efficace des appels, ce qui contribue à améliorer la satisfaction des clients.
Un contrôle renforcé sur le service client
Enfin, confier la gestion de l’astreinte téléphonique à un prestataire spécialisé offre plus d’opportunités pour le suivi et le contrôle du niveau de service fourni. Vous pourrez ainsi vous assurer que les appels sont traités avec professionnalisme, suivant les procédures mises en place par votre entreprise. Cette solution peut également apporter une amélioration continue de la qualité de service dans le cadre d’un partenariat avec le prestataire retenu.
Choisissez le bon prestataire
Tout ne se résume pas à un prix et à des engagements sur papier. Il est fondamental de faire le tour des prestataires proposant des services d’externalisation pour vérifier leur expérience, leurs références et leurs capacités à s’adapter à vos problématiques métiers. Ne négligez pas non plus de valider les délais de mise en place du service et le niveau de formation du personnel en charge des appels.
Mise en place de l’externalisation de l’astreinte téléphonique
Définir les procédures et les consignes
Pour garantir la qualité du service offert par le prestataire externe, il est important de mettre en place des procédures claires et détaillées concernant la prise en charge des appels et la communication avec vos clients. Vous devrez également transmettre au prestataire les consignes spécifiques à suivre en cas de situation particulière ou d’événement exceptionnel pouvez également préciser les priorités,
Un suivi régulier pour une collaboration efficace
Enfin, pour que la collaboration avec le prestataire externe soit fructueuse, mettez en place un suivi régulier permettant d’évaluer la qualité du service rendu et les éventuelles améliorations à apporter. Des entretiens périodiques avec le prestataire pourront vous aider à adapter ou affiner les procédures, selon l’évolution de vos besoins.
