Une association ne fonctionne pas de la même manière qu’une entreprise. Cependant, il y a des règles à respecter comme dans la gestion administrative. Une association bien gérée garantit son bon fonctionnement.
Les démarches obligatoires
Une association est assurée par les membres du bureau. Pour que tout cela fonctionne, il faut au moins trois formalités à respecter :
- les assemblées générales : ces moments permettent aux membres de parler de la vie courante de l’association. Que ce soit pour présenter le bilan, de voter le budget ou de renouveler les pouvoirs des membres du bureau. Il faut savoir qu’il y a deux sortes d’AG. L’ordinaire et l’extraordinaire. La première se tient selon le statut de l’association et pour la vie courante. Et l’extraordinaire, est pour les grandes décisions comme le changement de siège social par exemple ;
- la rédaction des PV de ces assemblées : obligatoire à faire après une AG, le PV contiendra plusieurs informations notamment l’ordre du jour et les décisions prises ;
- l’obtention d’agrément afin d’organiser diverses manifestations. À un moment donné, une association se voit de faire des manifestations que ce soit pour attirer plus de membres, pour se faire connaitre ou pour collecter des dons. Dans ce cas, il lui faut des autorisations préfectorales ou ministérielles.
Le rapport d’activité d’une association
Le rapport moral
Ce rapport est le compte rendu annuel sur la gestion de l’année passée et de l’année à venir de l’association. Si ce rapport est facultatif et donc non obligatoire pour les associations, son établissement permet entre autres de connaitre la situation de l’association. Ainsi, au vu des chiffres, les membres peuvent prendre des décisions sur les prochaines améliorations. Seul le statut de l’association peut prévoir son obligation au rapport moral ou non. Visitez ce site pour plus d’informations sur le rapport moral d’association.
Son contenu
Pour les associations qui choisissent d’en faire, c’est l’organe de la direction qui se charge de la rédaction. Cela peut être le président, les membres du bureau ou du conseil d’administration. En ce qui concerne son contenu, libre à l’association selon le statut, mais les essentiels sont :
- le rapport financier de l’année d’exercice écoulée ;
- les relations vis-à-vis des donateurs, les partenaires privés et les pouvoirs publics ;
- les activités réalisées ;
- les activités et autres projets à faire.
Qui sont les membres ?
Dans une association, il n’y a pas de règle sur le nombre de dirigeants ou de membres. Ces détails sont précisés par contre par le statut. Une association doit être créée par au moins deux membres.
Les fondateurs
Au minimum au nombre deux, les membres fondateurs d’une association sont les personnes qui prennent donc l’initiative de la créer. L’âge légal minimum est de 16 ans.
Les membres du bureau
C’est l’organe principal de l’association. Le bureau est constitué de plusieurs entités notamment : le président, le trésorier, le secrétaire général. Leurs tâches sont différentes, mais sont combinées ensemble pour la bonne marche de l’association. Des adjoints peuvent venir renforcer cette équipe, mais pas obligatoirement.
Le conseil d’administration
C’est le statut qui définit s’il faut cet organe ou non et quels sont leurs rôles et la durée de leur mandat. Il s’occupe généralement d’une partie de la gestion de l’association.
Les adhérents
Ce sont les membres actifs d’une association. Devenir membre dépend du statut. Chez certaines associations, il suffit de cotiser pour devenir membre. Dans d’autres cas, l’adhésion passe par une approbation du conseil d’administration. Les adhérents sont ceux qui réalisent les activités et manifestations de l’association. Il se peut aussi qu’il y ait des membres exceptionnels comme les membres bienfaiteurs ou encore les membres d’honneur.
