Un service des ressources humaines est un élément essentiel du bien-être des employés dans toute entreprise, aussi petite soit-elle. Les responsabilités du service des ressources humaines comprennent la paie, les avantages sociaux, l’embauche, le licenciement et la mise à jour des lois fiscales fédérales et d’État.
Toute confusion concernant ces questions peut entraîner des problèmes juridiques majeurs pour votre entreprise, ainsi qu’un mécontentement important des employés. Mais les petites entreprises n’ont souvent pas le personnel ou le budget nécessaires pour traiter correctement les détails de base des RH. C’est pourquoi de plus en plus de petites entreprises commencent à externaliser leurs besoins en ressources humaines. Plus d’informations ici.
Les services d’externalisation des RH se répartissent généralement en quatre catégories : Les PEO, les BPO, les ASP ou les e-services. Les termes sont utilisés de manière vague, donc un bon conseil est de savoir exactement ce que l’entreprise d’externalisation que vous recherchez propose, surtout lorsqu’il s’agit de la responsabilité des employés.
Une organisation professionnelle d’employeurs (OPE) assume l’entière responsabilité de l’administration des ressources humaines de votre entreprise. Elle devient le co-employeur des travailleurs de votre entreprise en assumant l’entière responsabilité juridique de vos employés, y compris en ayant le dernier mot en matière d’embauche, de licenciement et de rémunération des employés. Le PEO et le propriétaire de l’entreprise deviennent partenaires, essentiellement, le PEO s’occupant de tous les aspects RH et l’entreprise de tous les autres aspects de l’entreprise.
Par définition, un service n’est un OPE que lorsqu’il assume la responsabilité juridique des employés. Mais attention : certains services d’externalisation des ressources humaines utilisent le terme reconnu de « PEO » lorsqu’ils traitent les principaux aspects des ressources humaines, tels que les salaires et les avantages sociaux, mais ne prennent pas ce partenariat juridique.
L’externalisation des processus d’entreprise (BPO) est un terme général qui fait référence à l’externalisation dans tous les domaines, et pas seulement dans celui des RH. Un BPO se différencie soit par l’introduction d’une nouvelle technologie, soit par l’application d’une technologie existante d’une nouvelle manière pour améliorer un processus. Dans le domaine des ressources humaines en particulier, l’externalisation des processus métier permet de s’assurer que le système des ressources humaines d’une entreprise est soutenu par les technologies les plus récentes, telles que le libre accès et l’entreposage des données des ressources humaines.
Les fournisseurs de services applicatifs (ASP) hébergent des logiciels sur le web et les louent aux utilisateurs. Certains ASP hébergent des logiciels RH. Certains sont des progiciels bien connus (People Soft), tandis que d’autres sont des logiciels RH personnalisés développés par le fournisseur. Ces logiciels permettent de gérer les salaires, les avantages sociaux et bien d’autres choses encore.
Les services électroniques sont les services RH qui sont basés sur le web. Les BPO et les ASP sont souvent appelés « services électroniques ».
Il est important que vous compreniez ces termes de service, mais ne vous laissez pas trop distraire par ces noms lorsque vous interrogez des entreprises d’externalisation potentielles. La clé pour engager la bonne société d’externalisation est de savoir de quels services votre entreprise a besoin et de trouver ensuite une société d’externalisation qui peut les fournir.
Lorsque vous externalisez des fonctions de ressources humaines, certains services suivent l’approche « tout ou rien », ce qui signifie qu’ils doivent prendre en charge toutes vos fonctions de ressources humaines ou aucune d’entre elles. D’autres proposent leurs services « à la carte », ce qui signifie que vous pouvez choisir parmi les services qu’ils proposent. Les services typiques sont les suivants :
– L’administration de la paie, y compris la production des chèques, la gestion des impôts et le traitement des congés de maladie et des vacances.
– Les avantages sociaux des employés, y compris l’assurance maladie, l’assurance médicale et l’assurance vie, les plans 401(k) et les plans de cafétéria.
– La gestion des ressources humaines, y compris le recrutement, l’embauche et le licenciement. Cela comprend également les entretiens d’embauche, les entretiens de fin d’emploi et les révisions salariales.
– La gestion des risques, y compris l’indemnisation des travailleurs, la résolution des conflits, l’inspection de la sécurité, les politiques et les manuels de bureau.
Certains services sont des services complets et fourniront ceux-ci ainsi que des services supplémentaires comme des consultants de garde, qui viendront pour former ou même régler un litige.
Les services en ligne ont tendance à être limités dans leur offre, mais vous aurez des options supplémentaires comme l’accès au web, qui vous permettra de consulter des informations (comme les ensembles d’avantages) et même d’apporter des modifications à ces informations en ligne. La plupart d’entre eux vous permettront, à vous et à vos employés, de consulter leurs régimes d’avantages sociaux, de vous inscrire aux prestations, de lire les politiques et de modifier les données actuelles.
Quels sont les principaux avantages de l’externalisation de vos besoins en ressources humaines ? Votre entreprise vous laisse-t-elle le temps de vous occuper personnellement des lois fédérales et nationales en matière d’emploi ? Une des principales raisons pour lesquelles les entreprises se tournent vers les services de ressources humaines est qu’elles n’ont pas le temps, ni l’expertise, pour s’en occuper. Et si vous choisissez de recourir à un PEO, vous pouvez leur transférer la responsabilité juridique de vos employés.
Vous pouvez également faire des économies. Vous pouvez généralement compter sur un taux de prestations réduit lorsque vous externalisez vers les services des ressources humaines. Comme ils achètent souvent chez des fournisseurs, ils bénéficient généralement d’un taux réduit qu’ils vous répercutent.
Si vous optez pour un service en ligne (ASP/service en ligne), vous n’avez pas à acheter de logiciel, à l’installer et à vous soucier de sa configuration. Un modèle commercial ASP est un logiciel d’hébergement, vous n’avez donc pas à vous soucier de logiciels ou d’installations supplémentaires.
Quels sont donc les principaux éléments auxquels vous devrez renoncer si vous préférez externaliser vos activités plutôt que d’engager un service des ressources humaines interne à plein temps ? Le fait de ne pas avoir de responsable RH en interne présente des inconvénients certains. Un responsable des ressources humaines interne s’occupe d’avantages que vous ne pouvez pas nécessairement compter sur un service d’externalisation, comme l’examen des offres de groupe, la mise en place de programmes d’incitation pour les employés, et même la reconnaissance des anniversaires des employés. Et les employés peuvent vouloir s’adresser à quelqu’un en interne – un collègue impartial en qui ils peuvent avoir confiance et qu’ils peuvent voir tous les jours – s’ils ont un problème ou un différend avec un autre collègue de travail.
Étant donné qu’un responsable des ressources humaines en interne interagit quotidiennement avec vos employés, il est probable qu’il s’intéressera davantage à vos employés. Par exemple, les employés apprécient souvent d’avoir quelqu’un dans leur équipe qui les aide à négocier en leur faveur certains avantages qui sont essentiels de nos jours pour les fidéliser (comme les plans 401(k) et les politiques de vacances).
En outre, dans le cas d’un PEO, renoncer au droit d’engager et de licencier vos employés peut ne pas être souhaitable pour votre entreprise. La plupart des OPE insistent sur le fait qu’ils ont le droit final d’embaucher, de licencier et de prendre des mesures disciplinaires à l’encontre des employés. Bien qu’il puisse être intéressant de disposer de plus de temps et de ne pas avoir à gérer le stress qui en découle, vous ne voulez peut-être pas vous décharger de cette responsabilité.
Et si vous décidez d’utiliser un service en ligne, les mêmes problèmes que vous auriez avec n’importe quel ASP subsistent. Lorsque tout est stocké et traité en ligne, il y a des inquiétudes concernant la sécurité ainsi que des pannes potentielles, qui peuvent toutes deux être préjudiciables à votre entreprise.
Les plaintes les plus fréquentes concernant l’externalisation des ressources humaines vont de la confusion des salaires au refus de demandes de remboursement de frais médicaux, en passant par le non-respect des délais de dépôt des salaires.
Devriez-vous donc envisager l’externalisation ? Si vous avez moins de 100 salariés, ce n’est peut-être pas une mauvaise idée. À cette taille, vous n’avez souvent pas les ressources nécessaires pour disposer d’un personnel RH en interne ; l’externalisation est donc tout à fait adaptée à votre situation. Vous n’avez pas à vous soucier de la gestion de tous les détails qui sont si importants pour les ressources humaines de votre entreprise, et la plupart des propriétaires de petites entreprises n’ont tout simplement pas les compétences et l’expérience nécessaires pour le faire. N’oubliez pas que les fonctions RH doivent être gérées correctement dans presque 100 % des cas ; les erreurs peuvent causer de gros problèmes (posez-vous les bonnes questions avec la méthode cqqcoqp ) à votre entreprise.
Si vous avez au moins 12 employés, envisagez un PEO. La plupart des OPE ne prennent en charge que les entreprises comptant au moins une douzaine d’employés. Obtenez des recommandations et des références pour les OPE.
Si vous êtes encore plus petit, les services en ligne sont la voie à suivre. Ces services sont conçus pour fonctionner avec des entreprises de toutes tailles, même les plus petites. Vous ne devez pas encore renoncer à votre responsabilité juridique, et vous pourrez facilement accéder à vos informations en ligne. Et comme la facturation se fait généralement par utilisateur, vous ne paierez pas trop cher.
Si vous n’êtes pas sûr de vouloir tout externaliser, mais que vous savez que vous n’avez pas le personnel ou l’expérience nécessaires pour le faire en interne, essayez de n’externaliser que certaines parties, comme les salaires et les avantages sociaux. Vous pouvez également acheter un logiciel de gestion des ressources humaines directement sur étagère pour soutenir vos efforts internes.
Quelle que soit votre décision, veillez à tenir vos employés au courant. Ils apprécieront de savoir que vous recherchez la solution la plus abordable pour l’entreprise tout en faisant de votre mieux pour répondre à leurs besoins.
