Chaque entreprise doit optimiser ses flux d’activité et ses ressources humaines tout en respectant les horaires de travail si elle désire améliorer sa productivité. L’organisation des plannings des employés est une des préoccupations des managers. Ils doivent tenir compte des compétences de chacun tout en contrôlant les charges de travail et tout en garantissant que les ressources matérielles soient disponibles. Les imprévus doivent également être pris en compte. Sans l’aide d’outils spécifiques comme le logiciel de gestion des plannings d’équipe, la réalisation de ces tâches sera difficile. Découvrons dans cet article les avantages d’optimiser la gestion des plannings d’équipe pour les RH.
Pourquoi faut-il utiliser un logiciel de gestion de planning d’équipe ?
La gestion de planning est une procédure permettant à l’entreprise d’atteindre ses objectifs. Elle consiste à organiser ses ressources humaines et matérielles. Elle incombe en général au service RH et aux managers opérationnels. L’utilisation du logiciel de gestion de planning d’équipe est plus pratique pour la planification des tâches. Cet outil informatique permet de gérer l’emploi du temps des salariés. Ce logiciel procure plusieurs avantages comme :
- le gain de temps par rapport à la réalisation des tâches administratives ;
- l’optimisation de temps de travail du personnel ;
- l’anticipation des charges de travail et des ressources à y allouer ;
- l’amélioration de la productivité.
Cet outil informatique favorise également le travail collaboratif, car il présente des fonctionnalités prévues à cet effet. En effet, le logiciel peut être intégré dans d’autres dispositifs comme les outils de gestion de la paie ou de la gestion du projet. Tous les supports permettent d’y accéder facilement. Trouvez ici un logiciel permettant de faire une bonne gestion planning.
Que doit contenir le logiciel de gestion de planning d’équipe ?
Avant de faire le choix d’un logiciel de gestion de planning d’équipe, il est primordial de vérifier ses fonctionnalités. L’outil idéal permet de communiquer en temps réel. Il offre une visibilité immédiate sur les plannings de chaque salarié. Il donne aussi la possibilité de suivre les heures travaillées, les absences et les congés payés de chaque collaborateur.
Une visibilité sur les plannings de chaque collaborateur
Une bonne gestion du planning est indispensable pour être productif. Il faut donc savoir bien organiser les emplois du temps des employés dans une entreprise pour atteindre les objectifs. C’est la raison pour laquelle il est conseillé d’utiliser le logiciel de planification afin d’obtenir une visibilité immédiate des plannings actualisés de chaque salarié. Vous pourrez ainsi suivre l’avancement des projets et analyser l’écart entre les objectifs fixés et ceux qui ont été accomplis. De plus, vous pourrez adapter les ressources nécessaires à la réalisation des tâches prévues.
La possibilité de communiquer en temps réel
C’est l’un des plus grands avantages du logiciel de gestion de planning d’équipe. Il permet de communiquer avec chaque collaborateur. Cela donne la possibilité de bien organiser le travail, car vous obtiendrez la réponse à une question dans les plus brefs délais et vous pouvez aussi avertir les employés en cas de modification de planning. Grâce à cette fonctionnalité, il est possible de faire des échanges d’heures de travail entre les collaborateurs pour limiter les absences en cas d’imprévu.
Un suivi des heures travaillées, des absences et des congés payés
Vous aurez le contrôle sur les heures de travail effectuées par les salariés. Grâce à ce logiciel, le calcul des heures supplémentaires effectuées par chaque membre du personnel sera facilité. Il est recommandé d’opter pour un outil dont l’utilisation est simplifiée pour que chacun des collaborateurs puisse le manipuler correctement. Il existe des logiciels gratuits pour un nombre d’utilisateurs limité. Ce dernier vous permettra d’effectuer un test sur les nombreuses fonctionnalités avant de vous engager à souscrire la version payante.
Les caractéristiques du logiciel de gestion de planning
Ce logiciel est bien pratique. Ses fonctionnalités procurent les avantages suivants :
- une meilleure communication ;
- plus de tranquillité ;
- plus de fiabilité ;
- plus d’efficacité.
