Saviez-vous qu’il est possible de communiquer au format numérique, de façon automatique et efficace ? Que ce soit juste pour écrire, envoyer et classer des factures, beaucoup d’entreprises recherchent la souplesse, la connexion et l’innovation pour optimiser la gestion des informations, nécessaires à la réalisation de leurs activités.
La GED, une solution adaptée à tous les usages
Les logiciels GED ou logiciels de Gestion Électronique de Documents sont des outils de gestion qui visent à améliorer la documentation dans l’acquisition, le classement, l’archivage et le partage de documents, via des logiciels informatiques. Ainsi, le logiciel GED Konica Minolta est, par exemple, réputé pour sa performance en matière de gestion des documents.
Les variables de la GED
De nos jours, l’une des stratégies adoptées par les entreprises est la participation collaborative à la digitalisation qui permet d’informatiser le processus métier : RH, fournisseurs et clients, gestion de courriers/autres documents et signature électronique.
La dématérialisation RH
Cette nouvelle approche vous permettra de centraliser l’archivage et le traitement des documents RH de manière à sécuriser les données (bulletins de paie, dossiers du personnel, formulaires de congé, …)
La dématérialisation des factures Fournisseurs
Disposer de logiciels de gestion électronique vous permettra de :
- simplifier le traitement des factures grâce à l’automatisation des systèmes de saisie ;
- transmettre directement les factures vers vos clients et vers les entités concernées ;
- centraliser et échanger vos documents ;
- créer et utiliser une signature électronique, l’horodatage ainsi qu’une plateforme de conservation de vos fichiers ;
- mettre en place un système de contrôle et de conservation des documents liés à la vente (le bon de commande, le proforma, …).
La dématérialisation des factures Clients
Pour les profils de clients qui s’adaptent facilement à l’ère du numérique, il est possible de créer une plateforme destinée à leurs besoins, où ils pourront se procurer leurs factures directement en ligne, sans passer par leur boîte Email.
La dématérialisation des courriers
Afin de favoriser un travail collaboratif entre chaque service de votre société et pour une bonne traçabilité des informations, vous pouvez également opter pour un stockage électronique de vos courriers entrants.
La signature électronique
Afin de gagner du temps en cas d’absence du signataire, il est possible de signer les documents à distance, à tout moment et depuis n’importe quel appareil. La signature électronique a également une valeur légale. Elle doit être authentique, infalsifiable, non réutilisable et irrévocable. L’objectif de la signature électronique est d’:
- assurer l’intégrité d’un document ;
- assurer l’authenticité de l’auteur via son identité ;
- de prouver la recevabilité du document.
En somme, la GED a pour mission principale d’optimiser les résultats de votre entreprise par le gain de temps, la centralisation des documents, la sécurisation des données et la réduction des coûts liés à l’utilisation des logiciels.
Les limites de la GED
Si la mise en place de la GED au sein de votre entreprise présente de nombreux avantages, certaines limites sont également à considérer, telles que :
Les heures de formations pour les collaborateurs
La formation en GED ne concerne pas que le département du système d’information, mais presque tout le personnel impliqué dans un même processus de gestion. Cependant, la formation nécessite du temps et passe par différentes procédures, favorisant un grand changement dans les méthodes de travail qui peuvent nuire à la productivité.
L’utilisation de serveurs performants
La Gestion Électronique des Documents exige des outils adaptés et performants qui disposeront de droits d’accès pour traiter les documents de l’entreprise.
Le risque de fraudes
Les données qui vont et viennent à travers les réseaux d’échanges peuvent être victimes de piratage. Il faudra alors prévoir les dispositifs nécessaires contre ces risques, car ils peuvent engendrer des coûts élevés.
