Le logiciel de caisse est un élément indispensable pour les entreprises ou les commerçants dont l’activité repose essentiellement sur la vente. Cet outil innovant permet en effet d’automatiser la gestion du stock et des achats d’un magasin ainsi que l’encaissement d’un client. Cependant, comme il existe de nombreux modèles de logiciels, il peut s’avérer difficile de faire le bon choix. Découvrez les critères à considérer pour trouver un bon logiciel de caisse.
À quoi sert un logiciel de caisse ?
Un logiciel de caisse est un outil incontournable pour les commerçants et certaines sociétés. C’est lui qui aide à assurer le bon fonctionnement de la caisse enregistreuse. Ce genre de dispositif comprend deux éléments : le « front office » et le « back office ». Le « front office » s’occupe de la gestion de la vie quotidienne de la boutique comme l’impression des factures, des tickets, des chèques ainsi que la fidélisation des clients (compte clients, réduction, etc.). En revanche, le « back office » est la partie qui gère la comptabilité d’un commerce. Cela implique l’analyse des ventes, des coûts et du chiffre d’affaires. Grâce à celui-ci, vous pouvez donc suivre les performances de votre commerce en temps réel. Les systèmes traditionnels ne sont dotés que de claviers plats et de boutons. Ils ne permettent que d’imprimer les relevés de caisse et les tickets, de réaliser des multiplications et des additions pour les taxes et de rendre la monnaie. Avec l’évolution de la technologie, les nouveaux systèmes sont désormais informatisés et tactiles. Ils disposent donc de fonctionnalités plus étendues. Pour bien choisir un logiciel de caisse, suivez ce lien.
Quels sont les critères à considérer pour choisir un logiciel de caisse ?
Pour trouver un bon logiciel de caisse, tenez compte des critères suivants :
Un logiciel adapté à votre activité
Vous devez savoir que chaque secteur d’activité a ses particularités. Par exemple, un restaurateur devra composer des menus, gérer les tables ou encore préparer des commandes. Quant au coiffeur, il devra prendre en charge les rendez-vous, la mise en place de promotion, le catalogue de services et de produits ainsi que les cartes de fidélité. D’autre part, un boulanger aura besoin de gérer les stocks et les livraisons, d’encaisser ses clients rapidement, de configurer la TVA et d’enregistrer des commandes. De ce fait, le logiciel doit parfaitement s’adapter aux habitudes professionnelles du commerçant, mais surtout à ses besoins.
La simplicité et la facilité d’utilisation
Le logiciel doit être facile à utiliser pour ne pas perdre du temps à chaque passage en caisse. Il doit également être accessible à tous, que ce soit vos employés, l’équipe dirigeante ou les saisonniers. Une interface fluide, ergonomique et surtout agréable doit donc être de mise.
Un système certifié
L’utilisation d’un logiciel de caisse est obligatoire pour les entreprises et les commerçants qui sont soumis à la TVA. Celui-ci doit alors respecter certaines normes en matière :
- de conservation de données ;
- de sécurité ;
- d’archivage ;
- d’inaltérabilité, etc.
En cas de non-respect de ces règles, vous risquez une amende qui peut aller jusqu’à de 7 500 euros.
Les services associés
Donnez une attention particulière aux services associés proposés par l’éditeur de logiciel. Privilégiez celui qui vous fournit une formation et une assistance téléphonique pour vous apprendre à exploiter tout le potentiel de l’outil.
Le coût du logiciel
Assurez-vous que l’outil vous offre un bon rapport qualité/prix. Ainsi, prenez le temps de connaître le coût total du logiciel en considérant les coûts de maintenance, de mise à jour ou encore de l’éventuelle hotline.
Quels sont les avantages d’un logiciel de caisse ?
S’équiper d’un logiciel de caisse permet d’automatiser certaines tâches. Vous pourrez alors profiter d’un gain de temps pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel. Par ailleurs, ce genre d’outil vous permet de faciliter la gestion de votre commerce au quotidien.
