La dématérialisation des processus est une démarche incontournable pour les entreprises de tout secteur. Effet direct de la dématérialisation, la signature électronique est une solution qui vient révolutionner les usages des professionnels. Mais comme tout changement majeur, l’adoption de la signature électronique ne se fait pas sans réticence. Pourtant, elle offre des avantages indéniables : gain de temps, démarches simplifiées, gain de productivité ou encore réalisation d’économies. Ici, nous vous disons tout sur la signature électronique pour les entreprises.
Qu’est-ce qu’une signature électronique et comment fonctionne-t-elle ?
La signature électronique est un procédé qui consiste à transposer une signature manuscrite sur un document numérique. Comme son nom l’indique, c’est un procédé qui utilise des techniques cryptographiques afin de signer un document électronique, et ce, de manière authentifiée.
Comme expliqué par les experts du site LegalySpace, la signature électronique peut être utilisée pour signer tous les documents établis couramment en entreprise, comme le bon de commande, les factures ou encore le contrat de travail. C’est aussi le cas pour toutes les démarches administratives réalisables en ligne. Avec la signature électronique, il est possible de réaliser les différentes formalités en ligne, à distance, évitant ainsi de devoir établir des documents papier et tout ce qu’ils impliquent (temps de traitement, dépenses…).
Les entreprises qui utilisent la signature électronique peuvent procéder à la signature de tous les types de fichiers numériques. Parmi les plus courants, il y a les documents Word, PDF, JPG, XML… Comme il offre une bonne stabilité du contenu, le PDF est l’un des formats les plus utilisés pour établir un document signé numériquement.
Bien entendu, la signature électronique dont nous parlons ici est différente de la simple écriture de votre nom ou de celui de votre entreprise, comme sur un mail. La signature nécessite l’utilisation d’un outil numérique spécifique qui permet de certifier l’identité du ou des signataires.
Notez que la signature électronique est reconnue légalement en France, comme dans toute l’Union européenne. C’est la loi 2000-230 qui le précise, la valeur légale de la signature électronique étant précisée dans les articles 1366 et 1367 du Code civil. Aussi, selon ces dispositions légales, nul n’a le droit de refuser une signature en se basant sur son caractère électronique.
Les avantages de l’utilisation des signatures électroniques pour les entreprises
La signature électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises de toute taille et quelle que soit la nature de leur activité.
D’abord, cette solution offre une sécurité optimale aux entreprises grâce au système de clés de chiffrement. Des processus d’identification viennent sécuriser le document et la signature électronique, toute modification du document par une personne malveillante étant impossible. L’autre partie au contrat va ainsi avoir la preuve qu’il s’agit bien d’un document authentique.
Par ailleurs, la signature électronique permet aussi d’accélérer les processus, ce qui va rendre votre équipe plus efficace. En effet, les temps de traitement des documents et des transactions sont beaucoup moins longs avec la signature électronique. Vous allez pouvoir profiter de tous les avantages de la dématérialisation, les échanges avec vos différents partenaires étant plus fluides. Vous allez aussi devenir plus crédible grâce à un système de signature sécurisé et pratique.
La valeur légale de la signature électronique est aussi un autre avantage considérable. En effet, vous allez adopter une solution reconnue par la loi et conforme au règlement européen. Pour ce faire, vous devez vous tourner vers un prestataire qui propose un système de signature numérique certifié et légalisé. Par ailleurs, en cas de litige, la validité d’une signature électronique est difficilement remise en cause. En effet, son authenticité ainsi que l’identité du signataire sont vérifiées et certifiées.
Un autre avantage de la signature électronique, c’est qu’elle permet de réaliser des économies d’argent. En effet, elle permet, entre autres, de réduire les coûts d’impression, de traitement, d’archivage et de transfert des documents. Avec l’utilisation d’un logiciel de signature électronique, les responsables comme les employés deviennent plus productifs, car ils gagnent un temps précieux. Ils peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier et avoir plus de temps pour des tâches plus essentielles. Bien entendu, la dématérialisation va réduire les coûts administratifs en réduisant la consommation de papier, d’encre…
Enfin, vous l’avez compris, la signature électronique a aussi un avantage certain sur le plan écologique. Il s’agit en effet d’un point essentiel de la démarche de dématérialisation : préserver les ressources. L’utilisation de la signature électronique permet de réduire l’utilisation du papier, de l’encre, de l’espace. Mais elle permet aussi de réduire les envois et les déplacements, et donc l’émission de CO2.
