Les rapports de dépenses jouent un rôle essentiel pour vous aider à comprendre la situation financière de votre entreprise.
- Les rapports de dépenses montrent combien d’argent est dépensé au sein de l’ensemble de l’entreprise, d’un département ou sur un projet.
- Ils peuvent également être utilisés par les employés pour le remboursement des dépenses liées à l’entreprise.
- La plupart des logiciels de comptabilité offrent la possibilité de créer des rapports de dépenses
Pour avoir une maîtrise complète des finances de votre entreprise, il est essentiel de savoir exactement comment votre argent est dépensé. Les rapports de dépenses aident à suivre toutes ces sorties d’argent. Ces rapports peuvent vous donner un aperçu précis de l’argent dépensé dans votre entreprise. Pour vous assurer de tenir des registres précis, il est important de comprendre ce que sont les rapports de dépenses, comment ils sont utilisés, ce qu’ils contiennent et pourquoi ils sont importants.
Le reflet de vos dépenses
Un rapport de dépenses reflète les dépenses d’une entreprise, d’un service, d’un projet ou d’un employé. Ces rapports peuvent rendre compte de dépenses spécifiques engagées sur une base individuelle, ou regrouper les dépenses sur une période donnée par catégorie, bénéficiaire ou autres facteurs.
Les rapports de dépenses permettent aux propriétaires et aux gestionnaires d’entreprises de suivre les sorties de fonds, ce qui est essentiel pour évaluer la santé financière de l’entreprise, identifier les efficiences, et mesurer et augmenter les bénéfices. Les notes de frais aident également les employés qui doivent être remboursés pour des dépenses professionnelles approuvées.
Qu’est-ce qui est inclus dans une note de frais ?
Les notes de frais se présentent sous différentes formes. Beaucoup sont cumulatifs et indiquent les dépenses totales d’une entreprise ou d’un service sur une certaine période (un mois, un trimestre ou une année, par exemple).
Les rapports de dépenses peuvent également être plus spécifiques et documenter les dépenses individuelles d’un employé ou d’un projet particulier. Ces rapports comprennent :
- La date à laquelle la dépense a été payée
- Le bénéficiaire ou le vendeur à qui l’argent est allé
- Si la dépense est attribuable à un client ou à un projet spécifique
- Le montant total payé, y compris les taxes, commissions et frais
- La catégorie ou le type de dépense
En plus de ces détails superficiels, les rapports peuvent inclure des notes concernant soit le montant total payé, soit des éléments spécifiques, tels que la raison pour laquelle le coût a été encouru ou tout autre coût supplémentaire prévu lié au même client ou projet.
Pourquoi les notes de frais sont importantes
Les notes de frais sont importantes car elles permettent aux responsables de suivre les dépenses de l’entreprise ou d’un service ou d’une équipe en particulier – notamment les coûts liés à un client ou à un projet spécifique.
En plus d’aider la direction et le comex notamment, les notes de frais permettent aux employés de se faire rembourser les menues dépenses qu’ils paient en rapport avec l’entreprise, notamment pour des voyages ou pour recevoir des clients ou des clients potentiels.
Certaines utilisations courantes des notes de frais comprennent :
- Le suivi des dépenses du service et de l’entreprise et des flux de trésorerie globaux
- Le calcul des bénéfices en déduisant les dépenses des recettes brutes
- Le remboursement des employés pour les dépenses professionnelles éligibles
- Le suivi des dépenses liées à une ligne de produits ou à un projet ou client spécifique
Différentes entreprises utilisent les notes de frais à des fins différentes. Par exemple, les consultants et les avocats utilisent couramment ces rapports pour suivre les dépenses liées à un client particulier, tandis que les entreprises de fabrication suivent les dépenses liées à certaines lignes de produits. Les représentants commerciaux les utilisent pour déclarer les frais de déplacement et de représentation et se faire rembourser.
Comment créer une note de frais
Lors de la construction d’une note de frais, l’objectif premier est d’identifier la ou les dépenses à inclure. Cela peut être basé sur le bénéficiaire, la catégorie de dépenses (type de dépenses), ou sur un projet ou un client particulier auquel la dépense était liée. Ou bien il peut être basé sur l’employé qui a payé les frais.
Le processus de construction d’un rapport de dépenses est assez simple :
- Déterminer les dépenses que vous voulez inclure dans votre rapport.
- Listez les dépenses qui répondent à vos critères, y compris les détails énumérés ci-dessus.
- Totalisez les dépenses incluses dans votre rapport.
- Ajoutez des notes sur les dépenses engagées ou le total payé.
- Datez, numérotez et titrez le rapport en fonction de ce qu’il comprend.
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