La facture proforma est un document essentiel utilisé dans le commerce international. À première vue, elle ressemble à la facture classique, mais les deux diffèrent au niveau de leurs rôles, leurs contenus, leurs effets et leurs valeurs juridiques. Étant donné que les démarches administratives concernant la facturation sont inévitables dans toute activité commerciale, nous vous expliquons ce qu’il y a à savoir sur la facture proforma à travers ces quelques lignes.
Qu’est-ce que la facture proforma ?
Proforma est une expression latine qui signifie littéralement « pour la forme ». La facture proforma est, de ce fait, un document envoyé à un client uniquement à titre informatif. Ce papier n’a donc aucune valeur juridique, mais servira tout simplement à renseigner les informations dont le client a besoin pour étudier l’offre du prestataire. En ce sens, ce document doit contenir entre autres la mention proforma, l’identification du vendeur, la prestation ou les produits proposés, le prix ainsi que les conditions générales de vente. Dans le cadre d’une transaction internationale, cette facture doit aussi mentionner la devise de transaction et les modalités de livraison.
La facture proforma fait office de devis provisoire qui n’engage ni le vendeur ni le consommateur. Toutefois, il est recommandé de limiter sa validité dans le temps lorsque le produit ou la prestation en question a une valeur qui varie régulièrement. Les tarifs mentionnés à l’émission du papier sont en effet susceptibles au changement. L’acheteur devra, par réflexe et par précaution, préparer une marge de manœuvre dans le cas où les prix auront évolué au moment de la transaction.
Tout comme pour les factures ordinaires, il existe déjà des modèles de facture proforma que vous pouvez utiliser pour vos activités commerciales, comme vous pourrez le voir sur fasty-invoices.com ou d’autres plateformes spécialisées.
La différence avec une facture commerciale classique
La facture commerciale classique et la facture proforma sont différentes sur plusieurs aspects. La première distinction entre ces deux documents concerne la date d’émission. La facture proforma est envoyée au client avant la livraison des produits, tandis que la facture ordinaire n’est due qu’après réception du bien et au moment du paiement.
La facture proforma n’implique pas d’enregistrement comptable étant donné qu’elle n’a aucune valeur fiscale, contrairement à la facture classique qui doit toujours être comptabilisée par le vendeur. Par conséquent, la numérotation d’une facture proforma ne doit pas être mélangée avec celle des factures normales pour des raisons d’organisation.
Du point de vue légal, cette facture provisoire ne donne pas non plus lieu à un engagement de la part des deux parties, d’autant plus qu’elle n’est pas payable et reste modifiable à tout moment. En d’autres mots, la facture proforma est strictement informative et n’a donc pas la moindre valeur juridique. Il n’y a aucune pénalité à encourir lorsque les négociations et les discussions commerciales issues de l’émission de ce document n’aboutissent pas à la vente.
Quand utiliser la facture proforma ?
La facture proforma n’ayant aucune valeur fiscale ni légale, cela soulève beaucoup de questions quant à son utilisation. Étant donné qu’elle sert à informer le client des détails de l’offre et des conditions de la future transaction, elle facilite alors les négociations, mais est également utile dans de nombreuses autres situations.
La facture proforma est notamment très pratique lorsque vous souhaitez expédier un bien sans exigence de paiement, comme pour une présentation d’échantillons, une prestation gratuite au titre de garanties ou encore d’une exportation temporaire. Dans ce cas, le document permet alors à la douane d’évaluer la valeur des produits et facilite l’obtention d’une autorisation douanière. Il est aussi possible de présenter une facture proforma aux organismes de prêts lorsqu’un investisseur souhaite contracter un crédit pour un projet.
Faut-il rédiger une facture normale après acceptation d’une facture proforma ?
Oui, si les négociations aboutissent à la conclusion de la vente, il est primordial d’établir une véritable facture en bonne et due forme. Comme abordé précédemment, la facture proforma n’a pas de valeur fiscale ni légale et n’est pas non plus payable ni comptabilisée. Pour légitimer la transaction auprès de la justice, la fiscaliser et la prendre en compte dans la comptabilité de l’entreprise, une facture commerciale est nécessaire.
Afin de faciliter l’établissement de la facture définitive, vous pouvez reprendre le même modèle que vous avez utilisé pour la proforma sur la plateforme de facturation. Il suffit d’enlever la mention « pour la forme », de mettre à jour les prix et les conditions suivant les négociations effectuées, de mentionner l’échéance du paiement et de reprendre la numérotation de vos factures officielles.
