La plupart des entreprises ont en leur sein un service de comptabilité qui gère la vie financière de la société. Cependant, pour assurer le fonctionnement de ce service, il est indispensable de le doter de certains outils administratifs. Parmi ces derniers, se trouve en bonne place le tampon facture acquittée. Celui-ci est surtout utile lorsqu’un règlement est effectué. Vous voulez entrer dans l’univers de la comptabilité ? Découvrez dans cet article pourquoi équiper le service de comptabilité de votre entreprise d’un tampon facture acquittée !
Tampon facture acquittée : moyen de preuve comptable et juridique
Le tampon facture acquittée est un outil qu’utilise tous les jours un comptable. Il permet d’approuver un document entre un vendeur et un acquéreur. Il représente un moyen de preuve comptable et juridique. En effet, dans un litige sur le règlement d’une créance par exemple, la facture acquittée est valable devant un tribunal. Par conséquent, vous devez prendre soin de vos factures acquittées. Lorsque vous réclamez une exécution, vous devez être capable de prouver son existence à la charge de quelqu’un. De même que celui qui prétend avoir libéré un paiement doit justifier l’extinction de son obligation.
Bien que la facture acquittée ne soit pas obligatoire, elle peut être exigée aussi bien par le client que par le fournisseur lui-même. C’est pour cette raison que vous devez disposer d’un tampon facture acquittée en entreprise. La mention « acquittée » ne peut être apposée sur une facture que lorsque celle-ci a été intégralement réglée. En effet, si vous le faites avant le paiement intégral, en cas de litige, vous ne disposez d’aucun moyen de pression contre le client. Par exemple, lorsqu’un artisan réalise pour vous une œuvre qui s’étale dans le temps, à chaque étape, vous devez lui verser un acompte. À la fin du règlement, l’artisan doit envoyer une facture acquittée. Une facture acquittée permet aussi la lisibilité de la trésorerie. En lien avec ce rôle de preuve comptable et juridique, le tampon facture acquittée est avant tout un outil d’authentification de document comptable. En effet, l’authentification est le premier rôle d’un tampon encreur et le tampon facture acquittée ne fait pas exception à cette règle. Pour ce faire, il doit contenir des informations relatives à son utilité. Ainsi, vous y retrouverez :
- la mention « acquittée » ;
- la date et le mode de règlement ;
- les références du règlement ;
- la signature du prestataire ou du fournisseur.
Notez toutefois que toutes ces mentions ne sont pas obligatoires.
Un gain de temps précieux
Tout comme dans le cas d’un simple tampon encreur, le tampon facture acquittée permet de gagner du temps dans la gestion comptable. Avec juste un coup de cachet, vous aurez accompli un geste important. Celui-ci vous dispense de l’usage intensif du stylo et vous permet ainsi d’économiser votre énergie. Par ailleurs, il aide un comptable à automatiser son travail. De même, si ce dernier tient une archive de copies de factures acquittées, il pourra facilement les classer afin de les retrouver sans tracasserie en cas de besoin.
La crédibilité de l’entreprise
La possession d’un tampon facture acquittée ajoute à la crédibilité de votre entreprise. Lorsque vous en disposez dans votre arsenal bureautique, il améliore l’image de votre entreprise. Pour donner une marque de fabrique à votre tampon facture acquittée, vous pourrez le personnaliser. Il se distingue alors de la masse. Par conséquent, il sera facilement identifiable par vos clients et pourra aussi rehausser votre image auprès d’eux.
Les modes preuves en cas d’absence du tampon facture acquittée
Il peut arriver dans certains cas que vous ne retrouviez pas votre tampon facture acquittée ou qu’il soit défectueux. Dans ce cas, il faut quand même apporter la preuve d’un règlement pour vous mettre à l’abri d’éventuels conflits en tant que client.
Lorsque le règlement a été effectué par virement bancaire par exemple, vous pourrez alors utiliser les relevés bancaires. Cependant, il est important que ceux-ci portent les informations de la société au profit de laquelle les règlements ont été faits. Avec les outils modernes de règlement automatique, cette preuve est encore plus facile à apporter. En effet, lorsque le règlement a été effectué par carte bancaire par exemple, le nom de l’entreprise bénéficiaire est automatiquement mentionné sur le compte débiteur. De même, si le règlement a été effectué par chèque, vous devrez conserver vos talons de celui-ci. Cette précaution peut parfois être insuffisante. C’est pour cette raison que vous devez demander des détails supplémentaires à votre banque afin d’avoir l’identité du bénéficiaire du règlement. Dans le secteur public, il existe un autre moyen de preuve admis au même titre que la facture acquittée. Il s’agit de la certification d’un état récapitulatif des dépenses par un commissaire aux comptes ou un expert-comptable. Celle-ci est valable dans le cadre d’un versement d’aides et subventions.
