La gestion de la trésorerie d’une entreprise est fondamentale à son fonctionnement. Elle comporte plusieurs niveaux, le principal étant le recouvrement des factures clients. Sur ce plan, il est facile de s’embrouiller dans le suivi et l’effectivité des paiements, surtout s’ils sont nombreux. Il convient alors de mettre en place un système vous permettant d’entrer efficacement en possession de vos fonds. Voici quelques solutions pour vous aider.
Digitaliser le modèle de gestion des factures
Lorsque vous êtes une entreprise, la gestion des factures clients est un essentiel. En effet, c’est grâce aux factures que vous savez à peu près où vous en êtes dans vos recettes. Ce point vous permet de vous faire payer facilement et donc de faire des prévisions pour votre activité. Si vous êtes une TPE ou une PME, le retard dans le paiement de ces factures peut rapidement vous être dommageable. Toutefois, le suivi des factures client peut vite devenir un sujet épineux et difficile à gérer. C’est pour cette raison qu’il est recommandé de digitaliser votre mode de gestion des factures clients. Vous pouvez user des services de plateformes telles que www.clearnox.com pour y arriver. La particularité de ces solutions en ligne est qu’elles s’occupent de suivre les factures que vous générez. Cela passe par les processus de relance et de classement des factures. Il n’est donc plus question d’oublier un client ou de faire une double réclamation. Vous évitez alors les erreurs humaines et les litiges qui peuvent en découler. Sur le plan du paiement, ces plateformes mettent à votre disposition un plan de recouvrement digital. Les clients n’ont donc plus besoin de se déplacer et peuvent payer leurs factures à bonne date.
Prévoir un système de paiement électronique
En dehors du suivi des factures, il est important de se concentrer sur le mode de paiement. En effet, certaines contraintes peuvent entraîner un retard dans le paiement des factures à une entreprise. Il s’agit notamment de la nécessité de se déplacer et de la perte de temps qui peut survenir au moment d’encaisser les frais. À cela s’ajoutent la possibilité de faire des erreurs et les risques liés au transport des fonds. Face à ce nombre impressionnant de complications, il est conseillé de vous tourner vers les solutions de paiement en ligne. Le premier est bien sûr le système de facturation en ligne. Il s’agit d’un procédé entièrement digitalisé qui peut être généré par les plateformes de gestion. Elles vous permettent alors de dématérialiser tout le processus de paiement. Pour une TPE ou une PME, ce genre de solution est entièrement bénéfique puisque vous n’êtes plus vraiment impliqué dans le déroulement de la procédure. En outre, vous pouvez opter pour la création de liens de paiement électronique pour vos prestations. Cette solution vous donne la possibilité de recevoir vos fonds à la fois rapidement et de manière sécurisée. Le principe est assez simple. Il vous suffit de créer un lien unique qui servira au paiement de vos frais par les clients. Vous en aurez le contrôle total et grâce à la limitation dans le temps, vous pourrez assurer la sécurité de la transaction.
Mettre l’accent sur la communication avec les clients
La communication avec vos clients est importante sur tous les plans. Concernant le paiement des prestations, le fait d’encadrer votre relation client vous aidera. Il vous suffira de définir des règles relatives au mode de paiement. Par exemple, vous pourrez déterminer une date limite pour le paiement des factures. Pour vous aider, choisissez par exemple un délai de 30 jours pour entrer en possession de vos fonds. En cas de non-respect de ces règles, vous devrez mettre en place des systèmes de relance et de coercition. Cela comprend :
- les notifications de relance des clients ;
- les pénalités de retard ;
- ou des injonctions à caractère juridique.
Une autre méthode est de demander un acompte à vos clients. Il s’agit d’une somme que vous pouvez réclamer en attendant le paiement total. Cela vous donne la possibilité de poursuivre votre activité sereinement. Pour que le système soit efficace, vous devrez déterminer un acompte obligatoire avec un pourcentage précis.
