Les fautes de grammaire, les fautes d’orthographe et les erreurs de ponctuation donnent à votre entreprise une image peu professionnelle et à vos employés une image peu instruite. Elles indiquent également aux clients que vous ne vous souciez pas assez de la qualité de la communication. Bien que les fautes de frappe occasionnelles soient inévitables à l’heure des courriels et des médias sociaux, il est toujours important de bien écrire. Voici quelques conseils pour vous aider à améliorer votre rédaction commerciale.
Les grandes entreprises de notre pays savent qu’une bonne rédaction contribue de manière significative au succès d’une entreprise. Elles dépensent des millions d’euros chaque année pour améliorer l’écriture des employés et certaines engagent même des rédacteurs professionnels. Les candidats à leurs postes professionnels n’osent pas afficher de mauvaises compétences en matière d’écriture sur les demandes d’emploi, ce seul fait peut être un motif de disqualification. Et aujourd’hui, avec l’explosion technologique des médias sociaux, des sites Web, des courriels et des ebooks, les gens écrivent plus que jamais au travail. Les propriétaires de petites entreprises sont moins susceptibles d’exiger la maîtrise de l’écriture comme condition préalable à l’emploi. Néanmoins, il est important pour toute entreprise, petite ou grande, de communiquer ses écrits de manière claire et précise.
Soyez sûr de connaître les bases d’orthographe, grammaire et ponctuation
Oubliez de vous fier uniquement aux contrôles orthographiques et grammaticaux de votre programme informatique. Il y a tellement de trous dans le système qu’on pourrait l’appeler « les contrôles du fromage suisse ». La maîtrise de la grammaire et de l’orthographe ne s’acquiert pas du jour au lendemain. Commencez par vous procurer un bon dictionnaire et un Bescherelle. On dit que la différence entre un bon et un mauvais en orthographe, c’est que le bon sait quand chercher un mot. Les dictionnaires ne sont pas seulement utiles pour l’orthographe, parfois, vous avez besoin de connaître le sens exact d’un mot. Un Bescherelle est un excellent outil pour trouver des synonymes : beaucoup de gens ont tendance à utiliser le même mot plusieurs fois dans un document sans s’en rendre compte. Commencez à trouver d’autres mots intéressants qui ont la même signification et utilisez-les. Vous ne souhaitez pas acheter de livres ? Vous pouvez toujours les utiliser en ligne.
Connaissez le message de votre entreprise et soyez clair, concis et humain à son sujet
Que voulez-vous au juste que vos employés, vos clients et le monde entier sachent de votre entreprise ? Vous considérez-vous comme le meilleur dans ce que vous faites ? Êtes-vous fier de l’honnêteté et de l’intégrité de votre entreprise ? Qu’est-ce qui est au cœur de ce qui rend votre entreprise spéciale et vendable ? Veillez à intégrer un sentiment de ce noyau dans tout ce que vous écrivez. Oubliez l’écriture de charabia pseudo-intellectuel (mieux connu sous le nom de jargon) avec des mots que la plupart des gens sur la planète ne comprendraient pas. Le mot d’ordre est la clarté et la simplicité bien articulée avec une bonne dose d’humanité. Personne, pas même le chef d’une grande entreprise, n’a envie d’avoir l’impression de lire la correspondance d’une machine froide. Votre écriture peut être à la fois professionnelle et empreinte d’humanité. Et n’oubliez pas qu’en matière d’écriture, moins c’est généralement plus, essayez de ne pas utiliser trop de mots ou beaucoup d’adjectifs inutiles. N’oubliez pas que, plus que jamais, les gens sont bombardés quotidiennement de communications écrites via leur courrier électronique personnel, leurs comptes de médias sociaux, sans parler des communications au travail. Vous ne disposez que de quelques secondes pour capter l’attention de quelqu’un et la conserver. Rejoignez-les avec une introduction claire et articulée qui maintiendra leur intérêt.
Écrivez de manière à valoriser, respecter et répondre aux besoins de votre public
Vous êtes peut-être le meilleur fabricant. Vous avez peut-être aussi les meilleurs prix. Vous pouvez même avoir d’excellents rédacteurs dans votre équipe qui connaissent vraiment leurs infinitifs et leurs participes. Rien de tout cela n’aura vraiment d’importance si vos écrits ne donnent pas à vos destinataires le sentiment que :
- vous les appréciez en tant qu’individus/clients ;
- vous les respectez et respectez leur intelligence ;
- ce que vous fournissez va leur servir et/ou leur apporter quelque chose qui sera bénéfique pour eux, leur entreprise ou leur vie.
