La méthode QQOQCP telle qu’on la connaît aujourd’hui était à son origine exploitée par des savants scolastiques dans une optique de mémorisation des particularités d’une action. De nos jours, cette approche mnémotechnique trouve sa place dans de nombreuses entreprises désireuses de gagner en efficacité et en agilité. Qu’a-t-elle de si particulier ? Comment peut-elle vous aider à améliorer votre style managérial ? Comment en tirer le meilleur parti ?
En quoi consiste la méthode QQOQCP ?
« QQOQCP » est un sigle qui résume l’essence d’un concept empirique de questionnement :
- Quoi ? (opération, phase, action, objet…),
- Qui ? (responsables, acteurs, parties prenantes…),
- Où ? (lieu, étape… ),
- Quand ? (moment, fréquence, durée, planning…),
- Comment ? (matériel, moyens, procédures, modalités, équipements, manières…),
- Pourquoi ? (motifs, motivations…).
Sa version anglaise est baptisée les « 5 W’s », soit : Who, What, Where, When and Why? Quoi qu’il en soit, c’est une technique de questionnement permettant d’obtenir un maximum d’informations pertinentes concernant une situation, une problématique, un contexte, un intérêt ou un projet spécifique. L’idée est de mener une réflexion constructive et critique pour ainsi se doter de données factuelles. Une fois assemblées, elles permettent une meilleure connaissance de l’ensemble des dimensions d’une thématique donnée.
Il sera ensuite plus facile de proposer les bonnes tactiques à mettre en œuvre ou les meilleures corrections à apporter. La méthode QQOQCP peut être utilisée dans des situations variées : cadrage de projet, définition d’un plan d’action, prospection, amélioration continue, techniques de vente, relation client, UX Design… Nous pouvons y ajouter le management.
Comment la méthode QQOQCP peut-elle vous aider à mieux manager ?
Si vous désirez améliorer et perfectionner votre manière de manager, vous trouverez un exemple de QQOQCP dont vous pourrez vous inspirer sur certains sites internet spécialisés. Cet outil se veut polyvalent tout en étant simple à implémenter et à utiliser concrètement. Il est en plus structuré, systématique et exhaustif.
Celui-ci vous donne la possibilité d’analyser finement et de façon constructive n’importe quelle situation, de la décomposer dans tous ses aspects puis d’élargir le champ des possibles en termes de solutions. Tout cela vous aidera à mieux manager vos équipes.
Le concept de QQOQCP vous permet en tout premier lieu de mieux vous connaître en tant que manager. Loin d’être anodine, une meilleure connaissance de soi est l’une des clés pour améliorer un style managérial. En vous auto-évaluant, vous pouvez identifier clairement vos forces et vos travers. Vous n’aurez ensuite qu’à capitaliser sur vos points forts et faire preuve de vigilance en ce qui concerne vos faiblesses en matière de management d’équipes.
La même méthode est pour vous l’occasion de passer à un niveau supérieur votre manière d’animer les brainstormings. En vous posant les bonnes questions, vous pouvez cadrer correctement vos réunions pour éviter qu’elles ne partent dans tous les sens et ne s’éternisent. Vous pouvez alors vous assurer que chacune d’elle soit aussi efficace que productive. L’approche QQOQCP va vous permettre de déterminer l’objet précis de chaque séance de brainstorming (qui) et de définir les participants ainsi que leurs attentes (qui).
Vous allez aussi pouvoir choisir le lieu où se tiendra la rencontre (où), choisir la date du meeting (quand), et sélectionner les moyens à mettre en œuvre pour réussir le brainstorming (comment). Enfin, vous pourrez déterminer les résultats espérés au terme de la réunion (pourquoi).
Cette méthode vous sera également utile dans le cadre de la rédaction des comptes rendus de réunion. À tout cela s’ajoute la gestion des problèmes : description du souci constaté, les individus concernés et/ou responsables, la localisation du problème, ses caractéristiques temporelles (moment, fréquence…), ses impacts, ses raisons et ses causes.
Les réponses à toutes ces questions vous offrent la possibilité d’examiner n’importe quel problème pour ensuite trouver les moyens les plus efficaces pour y remédier ou, du moins, pour en minimiser les impacts.
Comment exploiter efficacement la méthode QQOQCP ?
Il faut dans un premier temps utiliser toutes les questions ouvertes de ce puissant outil de management pour découvrir, puis creuser les informations. Lors de la prochaine étape, misez sur des questions fermées choisies stratégiquement. Celles-ci vont vous permettre de vérifier certains points et de les clarifier. Vient ensuite la reformulation dont le but est de vous aider à approfondir le plus possible les sujets qui vous interpellent, à les relancer si c’est nécessaire. Vous serez certain d’avoir une vision d’ensemble de ceux-ci.
Toutes ces étapes peuvent être répétées jusqu’à ce que vous obteniez toutes les données recherchées et parveniez à éclaircir toutes les zones d’ombres. Avec la méthode QQOQCP, vous pourrez maîtriser toutes les situations, résoudre n’importe quel problème et faire évoluer facilement votre style managérial.
